Lời Mở Đầu: Đội Ngũ Mạnh Mẽ – Làm Sao Biết Chắc?
Bạn đã đầu tư rất nhiều vào việc xây dựng, phát triển và tạo động lực cho đội ngũ dự án của mình. Nhưng làm thế nào để bạn biết rằng những nỗ lực đó thực sự mang lại hiệu quả? Liệu nhóm của bạn có đang hoạt động ở đỉnh cao phong độ, hay có những vấn đề tiềm ẩn đang cản trở họ?
Đây chính là lúc chúng ta cần đến bước cuối cùng trong Miền Hiệu Suất Đội Ngũ (Team Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7: Kiểm tra kết quả Team Performance (Checking Results for Team). Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh giá hiệu suất của đội ngũ dự án, từ các chỉ số định tính đến các chỉ số định lượng cụ thể như Velocity và Cycle Time, để bạn có thể liên tục cải thiện và tối ưu hóa sức mạnh tập thể.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kiểm tra kết quả Team Performance (Checking Results for Team)" tại đây:
1. Làm Thế Nào Để Biết Nhóm Đang Hoạt Động Hiệu Quả?
Mục tiêu chính của việc kiểm tra kết quả Miền hiệu suất Đội ngũ là đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, phát triển và lãnh đạo nhóm đang được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu suất cao. Một nhóm hiệu suất cao không chỉ làm việc chăm chỉ; họ làm việc thông minh và đạt được kết quả vượt trội.
Các dấu hiệu chung của một nhóm hiệu suất cao:
Giao tiếp cởi mở và hiệu quả: Các thành viên chia sẻ thông tin, ý tưởng và phản hồi một cách tự do, minh bạch.
Sự tin cậy và tôn trọng lẫn nhau: Mọi người tin tưởng vào năng lực và ý định của nhau, tôn trọng sự khác biệt.
Khả năng tự giải quyết vấn đề: Nhóm chủ động nhận diện và khắc phục các trở ngại mà không cần sự can thiệp liên tục từ bên ngoài.
Khả năng thích nghi và kiên cường: Nhóm có thể điều chỉnh nhanh chóng trước những thay đổi hoặc thách thức bất ngờ, và phục hồi tốt sau những thất bại.
Tinh thần đồng đội cao và sự gắn kết: Các thành viên hỗ trợ lẫn nhau, ăn mừng thành công chung và có tinh thần trách nhiệm tập thể.
Việc đánh giá hiệu suất của nhóm dự án không chỉ giúp Project Manager hiểu rõ tình hình mà còn cung cấp cơ sở để đưa ra các điều chỉnh cần thiết nhằm tối ưu hóa hiệu suất trong tương lai.
2. Kiểm Tra Sở Hữu Chung, Hiệu Suất Cao, Kỹ Năng Lãnh Đạo
Khi đánh giá kết quả hiệu suất đội ngũ, chúng ta sẽ xem xét ba kết quả mong muốn chính từ Miền hiệu suất Đội ngũ:
2.1. Shared Ownership (Sở hữu chung):
Mô tả: Tất cả các thành viên trong nhóm dự án đều hiểu rõ tầm nhìn và mục tiêu của dự án. Họ cùng nhau chịu trách nhiệm về các sản phẩm bàn giao và kết quả của dự án, vượt ra ngoài phạm vi công việc cá nhân.
Cách kiểm tra:
Quan sát: Quan sát liệu các thành viên có chủ động tìm giải pháp cho các vấn đề không thuộc lĩnh vực chuyên môn trực tiếp của họ không.
Thảo luận: Trong các buổi họp, liệu mọi người có nói về "chúng ta" thay vì "tôi" khi nói về tiến độ và thách thức không.
Phản ứng với vấn đề: Khi một vấn đề phát sinh, liệu cả đội có cùng nhau tìm cách giải quyết thay vì đổ lỗi cho một cá nhân không.
Ví dụ: Khi một User Story bị chậm tiến độ, thay vì chỉ lập trình viên đó lo lắng, cả đội (kiểm thử viên, BA, v.v.) sẽ đề xuất cách hỗ trợ để hoàn thành mục tiêu của Sprint.
2.2. A High-Performing Team (Đội ngũ hiệu suất cao):
Mô tả: Nhóm dự án tin tưởng lẫn nhau và hợp tác hiệu quả. Họ thích nghi với các tình huống thay đổi và kiên cường đối mặt với các thách thức, phục hồi nhanh chóng khi gặp vấn đề hoặc thất bại. Họ cảm thấy được trao quyền và cũng trao quyền, công nhận các thành viên trong nhóm.
Cách kiểm tra:
Chất lượng công việc: Sản phẩm bàn giao có ít lỗi, ít cần làm lại không.
Tính tự chủ: Nhóm có thể tự giải quyết các vấn đề nội bộ mà không cần Project Manager can thiệp liên tục không.
Năng lượng và tinh thần: Nhóm có năng lượng tích cực, nhiệt huyết và tinh thần đồng đội cao không.
Tốc độ (Velocity) và Thời gian chu kỳ (Cycle Time): Đây là các chỉ số định lượng quan trọng (sẽ nói chi tiết hơn ở mục 3).
Ví dụ: Một nhóm phát triển Agile liên tục hoàn thành các Sprint với tất cả User Stories đã cam kết, và khi có lỗi phát sinh, họ nhanh chóng tự tổ chức để khắc phục.
2.3. Applicable Leadership and Other Interpersonal Skills Demonstrated by All Team Members (Các kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp cá nhân được thể hiện bởi tất cả thành viên):
Mô tả: Lãnh đạo không dành riêng cho Project Manager. Mỗi thành viên trong nhóm đều áp dụng tư duy phản biện và các kỹ năng giao tiếp cá nhân (như trí tuệ cảm xúc, ra quyết định, quản lý xung đột). Phong cách lãnh đạo của họ phù hợp với bối cảnh và môi trường dự án.
Cách kiểm tra:
Chủ động đề xuất: Các thành viên có chủ động đề xuất ý tưởng mới, giải pháp cho vấn đề không.
Giải quyết mâu thuẫn: Họ có thể tự giải quyết các bất đồng nhỏ giữa các thành viên mà không cần Project Manager phải can thiệp không.
Hỗ trợ đồng đội: Họ có sẵn lòng cố vấn hoặc hỗ trợ các thành viên khác khi họ gặp khó khăn không.
Ví dụ: Một lập trình viên chủ động đứng ra điều phối một buổi thảo luận kỹ thuật để giải quyết một vấn đề phức tạp, hoặc một chuyên viên kiểm thử chủ động lắng nghe phản hồi của người dùng để cải thiện quy trình kiểm thử.
3. Sử Dụng Các Chỉ Số Như Tốc Độ (Velocity) Và Thời Gian Chu Kỳ (Cycle Time) Để Đánh Giá
Đặc biệt trong các dự án Agile, chúng ta có các chỉ số định lượng cụ thể để đánh giá hiệu suất nhóm, giúp chúng ta nhìn thấy "bức tranh thực tế" của tiến độ và khả năng bàn giao:
3.1. Velocity (Tốc độ):
Định nghĩa: Là thước đo tốc độ năng suất của một nhóm trong việc sản xuất, xác nhận và chấp nhận sản phẩm bàn giao trong một khoảng thời gian xác định (thường là một Sprint). Velocity đo lường khối lượng công việc (thường là Story Points) mà nhóm hoàn thành trong mỗi lần lặp.
Mục đích:
Dự đoán: Giúp Product Owner và nhóm dự án dự đoán được lượng công việc có thể hoàn thành trong các Sprint hoặc Releases tiếp theo, hỗ trợ lập kế hoạch thực tế hơn.
Đánh giá năng lực: Cung cấp cái nhìn về khả năng bàn giao giá trị của nhóm.
Cách kiểm tra: Theo dõi biểu đồ Velocity Trend (xu hướng Velocity) qua nhiều Sprint. Một Velocity ổn định hoặc tăng dần là dấu hiệu của một nhóm đang hoạt động hiệu quả.
Ví dụ: Nếu nhóm của bạn hoàn thành trung bình 25 Story Points mỗi Sprint trong 3 Sprint vừa qua, bạn có thể dự kiến họ sẽ hoàn thành khoảng 25 Story Points trong Sprint tiếp theo.
Lưu ý quan trọng: Không nên so sánh Velocity giữa các nhóm khác nhau, vì mỗi nhóm có hệ thống Story Point và bối cảnh riêng.
3.2. Cycle Time (Thời gian chu kỳ):
Định nghĩa: Là tổng thời gian trôi qua để một đơn vị công việc hoàn thành một quy trình nhất định, tính từ khi công việc bắt đầu cho đến khi nó hoàn thành.
Mục đích: Giúp phát hiện các nút thắt cổ chai và sự chậm trễ trong quy trình làm việc của nhóm.
Cách kiểm tra: Theo dõi Cycle Time của các hạng mục công việc trên bảng Kanban hoặc hệ thống theo dõi công việc.
Lợi ích: Thời gian chu kỳ ngắn hơn cho thấy nhóm dự án năng suất hơn và luồng công việc mượt mà hơn. Nó giúp nhận diện các lĩnh vực cần cải tiến quy trình.
Ví dụ: Nếu Cycle Time trung bình để một User Story đi từ trạng thái "Đang phát triển" đến "Hoàn thành và kiểm thử" là 5 ngày, nhưng đột nhiên tăng lên 8 ngày, đó là dấu hiệu có vấn đề trong quy trình cần được điều tra.
Lời Kết: Đo Lường Để Nâng Cao Sức Mạnh Tập Thể
Kiểm tra kết quả hiệu suất đội ngũ là một hoạt động liên tục và thiết yếu để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và tối ưu hóa sức mạnh của đội ngũ. Bằng cách kiểm tra sự sở hữu chung, hiệu suất cao, kỹ năng lãnh đạo được thể hiện, cùng với việc sử dụng các chỉ số định lượng như Velocity và Cycle Time, Project Manager có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết, thúc đẩy sự cải tiến liên tục và xây dựng một đội ngũ dự án thực sự xuất sắc.
Hãy nhớ rằng, sự cải tiến không ngừng là chìa khóa để duy trì một đội ngũ năng động và hiệu suất cao. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ bắt đầu khám phá một miền hiệu suất mới: Miền hiệu suất Phương pháp phát triển & Vòng đời (Development Approach & Life Cycle Performance Domain).
0 Comments