Lời Mở Đầu: EVM – Hơn Cả Đo Lường Quá Khứ, Đó Là Công Cụ Tiên Đoán Tương Lai
Bạn đã và đang sử dụng Earned Value Management (EVM) để đo lường hiệu suất dự án của mình về phạm vi, lịch trình và chi phí. Tuy nhiên, EVM không chỉ dừng lại ở việc đánh giá những gì đã xảy ra. Sức mạnh thực sự của nó nằm ở khả năng dự báo (Forecasting), giúp Project Manager nhìn về tương lai và ước tính khi nào dự án sẽ hoàn thành và với chi phí bao nhiêu.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Earned Value Management (EVM) - Dự báo – một khía cạnh quan trọng của Miền Hiệu Suất Đo Lường (Measurement Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá các chỉ số dự báo cốt lõi của EVM (EAC, ETC, VAC, TCPI), các công thức EAC khác nhau và khi nào sử dụng từng công thức, cùng với ý nghĩa của các chỉ số này. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn chủ động quản lý dự án và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Earned Value Management (EVM) - Dự báo" tại đây:
1. Các Chỉ Số Dự Báo Chính Của EVM: Nhìn Thấy Tương Lai Dự Án
EVM không chỉ giúp chúng ta biết dự án đã ở đâu, mà còn cho phép chúng ta dự đoán dự án sẽ kết thúc ở đâu. Có bốn chỉ số dự báo chính mà mọi Project Manager cần nắm vững:
1.1. Estimate at Completion (EAC - Ước tính khi hoàn thành):
Mô tả: Là ước tính tổng chi phí cho toàn bộ công việc của dự án khi hoàn thành. Đây là dự báo về tổng chi phí cuối cùng của dự án.
Ý nghĩa: EAC là một trong những chỉ số quan trọng nhất cho nhà tài trợ và ban lãnh đạo, vì nó trả lời câu hỏi: "Dự án này sẽ tốn tổng cộng bao nhiêu tiền?"
1.2. Estimate to Complete (ETC - Ước tính để hoàn thành):
Mô tả: Là ước tính chi phí cần thiết để hoàn thành tất cả công việc còn lại của dự án từ thời điểm đánh giá.
Ý nghĩa: ETC trả lời câu hỏi: "Để hoàn thành phần còn lại của dự án, chúng ta cần thêm bao nhiêu tiền nữa?"
1.3. Variance at Completion (VAC - Phương sai khi hoàn thành):
Mô tả: Là ước tính sự khác biệt giữa Ngân sách khi hoàn thành (Budget at Completion - BAC) và EAC.
Ý nghĩa: VAC trả lời câu hỏi: "Dự án dự kiến sẽ vượt hay dưới ngân sách tổng thể bao nhiêu khi hoàn thành?"
VAC > 0: Dự kiến sẽ tiết kiệm chi phí khi hoàn thành (Under Budget). (Tốt!)
VAC < 0: Dự kiến sẽ vượt ngân sách khi hoàn thành (Over Budget). (Xấu!)
VAC = 0: Dự kiến đúng ngân sách.
1.4. To-Complete Performance Index (TCPI - Chỉ số hiệu suất để hoàn thành):
Mô tả: Là thước đo hiệu suất chi phí cần thiết cho công việc còn lại để đạt được Ngân sách khi hoàn thành (BAC) hoặc Ước tính khi hoàn thành (EAC).
Ý nghĩa: TCPI trả lời câu hỏi: "Chúng ta cần làm việc hiệu quả đến mức nào cho phần còn lại của dự án để đạt được mục tiêu chi phí đã định?"
TCPI > 1: Hiệu suất cần phải tốt hơn hiện tại để đạt được mục tiêu. (Áp lực cao!)
TCPI < 1: Hiệu suất có thể kém hơn hiện tại mà vẫn đạt được mục tiêu. (Có dư địa!)
TCPI = 1: Hiệu suất cần giống như hiện tại.
2. Các Công Thức EAC Và Khi Nào Sử Dụng Từng Công Thức
EAC có thể được tính bằng nhiều công thức khác nhau, tùy thuộc vào giả định của Project Manager về hiệu suất trong tương lai. Việc lựa chọn công thức phù hợp là rất quan trọng để có dự báo chính xác:
2.1. Công thức 1: EAC = AC + BAC - EV
Giải thích: Công thức này giả định rằng các sai lệch hiệu suất hiện tại là điển hình và không lặp lại trong tương lai. Tức là, Project Manager tin rằng những vấn đề đã xảy ra sẽ được khắc phục và phần còn lại của dự án sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu.
Khi nào sử dụng: Khi các sai lệch hiện tại được coi là sự kiện độc nhất hoặc đã được giải quyết triệt để, và bạn tin rằng dự án có thể quay lại làm việc theo hiệu suất kế hoạch ban đầu.
2.2. Công thức 2: EAC = BAC / CPI
Giải thích: Công thức này giả định rằng hiệu suất chi phí hiện tại (CPI) sẽ tiếp tục cho phần còn lại của dự án. Nếu dự án đã kém hiệu quả về chi phí, nó sẽ tiếp tục như vậy.
Khi nào sử dụng: Đây là công thức phổ biến nhất khi các sai lệch hiện tại được coi là điển hình và bạn tin rằng Project Manager không thể làm gì để thay đổi hiệu suất chi phí hiện tại. Nó phản ánh một giả định thực tế về sự liên tục của hiệu suất.
2.3. Công thức 3: EAC = AC + ETC (new estimate)
Giải thích: Công thức này được sử dụng khi Project Manager ước tính lại toàn bộ chi phí để hoàn thành công việc còn lại (ETC new estimate) từ đầu, dựa trên tình hình hiện tại, không phụ thuộc vào hiệu suất trong quá khứ.
Khi nào sử dụng: Khi hiệu suất trong tương lai dự kiến sẽ khác biệt đáng kể so với hiệu suất trong quá khứ. Điều này có thể do một sự thay đổi lớn trong phương pháp làm việc, công nghệ mới, hoặc một vấn đề lớn đã được giải quyết triệt để và không còn ảnh hưởng đến phần còn lại của dự án.
2.4. Công thức 4: EAC = AC + ((BAC - EV) / (CPI * SPI))
Giải thích: Công thức này phức tạp hơn, giả định rằng hiệu suất chi phí (CPI) và hiệu suất lịch trình (SPI) đều sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất trong tương lai. Nó phản ánh rằng việc chậm trễ tiến độ cũng có thể làm tăng chi phí tổng thể.
Khi nào sử dụng: Khi cả hiệu suất lịch trình và chi phí đều được coi là ảnh hưởng đến phần còn lại của dự án. Hoặc khi bạn cho rằng tài nguyên có thể được sử dụng để bắt kịp tiến độ đã mất, nhưng điều đó sẽ có chi phí.
Việc lựa chọn công thức EAC phù hợp là một quyết định quan trọng, đòi hỏi Project Manager phải đánh giá kỹ lưỡng về tình hình dự án và giả định về tương lai.
3. Ý Nghĩa Của Các Chỉ Số EVM: Quy Tắc "Lớn Hơn 1 Tốt, Nhỏ Hơn 1 Xấu"
Để dễ nhớ ý nghĩa của các chỉ số EVM, hãy ghi nhớ quy tắc đơn giản này:
Đối với chỉ số (Index) như CPI và SPI, TCPI:
Lớn hơn 1 (> 1): Tốt (Dự án đang hiệu quả, vượt kế hoạch).
CPI > 1: Tiết kiệm chi phí.
SPI > 1: Vượt tiến độ.
TCPI > 1: Cần hiệu suất cao hơn để đạt mục tiêu.
Nhỏ hơn 1 (< 1): Xấu (Dự án kém hiệu quả, chậm/vượt kế hoạch).
CPI < 1: Vượt ngân sách.
SPI < 1: Chậm tiến độ.
TCPI < 1: Có dư địa, hiệu suất có thể kém hơn vẫn đạt mục tiêu.
Bằng 1 (= 1): Đúng kế hoạch.
Đối với biến động (Variance) như SV, CV, VAC:
Dương (> 0): Tốt (Vượt tiến độ, tiết kiệm chi phí).
Âm (< 0): Xấu (Chậm tiến độ, vượt ngân sách).
Bằng 0 (= 0): Đúng kế hoạch.
Lời Kết: EVM Dự Báo – Sức Mạnh Tiên Đoán Của Project Manager
Earned Value Management không chỉ là một công cụ đo lường hiệu suất quá khứ, mà còn là một hệ thống dự báo mạnh mẽ giúp Project Manager và các bên liên quan nhìn thấy tương lai tài chính và tiến độ của dự án. Bằng cách thành thạo các chỉ số EAC, ETC, VAC, TCPI và hiểu rõ khi nào sử dụng từng công thức, bạn sẽ có khả năng đưa ra các dự báo đáng tin cậy, hành động chủ động và dẫn dắt dự án đến thành công bền vững.
Hãy nhớ rằng, dự báo tốt là kiểm soát tương lai! Project Manager giỏi là người biết nhìn xa trông rộng. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Quản lý Procurements (Conduct & Control Procurements) – cách mua sắm từ bên ngoài một cách chuyên nghiệp.
0 Comments