Lời Mở Đầu: Đối Tác Ngoại Vi – Mở Rộng Nguồn Lực Cho Dự Án
Trong quá trình thực hiện dự án, đôi khi chúng ta cần những nguồn lực, dịch vụ hoặc chuyên môn mà tổ chức không thể tự cung cấp nội bộ. Đây là lúc các hoạt động mua sắm (Procurements) từ bên ngoài trở thành yếu tố then chốt. Việc quản lý mua sắm hiệu quả không chỉ đảm bảo dự án có đủ những gì cần thiết mà còn bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Quản lý Procurements (Conduct & Control Procurements) – một kiến thức nền tảng quan trọng trong quản lý dự án theo PMI. Chúng ta sẽ khám phá ba quy trình chính: Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements), Kiểm soát mua sắm (Control Procurements), và Đóng mua sắm (Procurement Closure). Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn quản lý các giao dịch với nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Quản lý Procurements (Conduct & Control Procurements)" tại đây:
1. Conduct Procurements (Thực Hiện Mua Sắm): Tìm Kiếm & Ký Kết Hợp Đồng
"Conduct Procurements" là quá trình thu thập phản hồi của người bán, lựa chọn người bán và trao hợp đồng. Project Manager thường đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội ngũ pháp lý để tạo ra các đề xuất rõ ràng cho nhà thầu để họ có thể hiểu đầy đủ về các kỳ vọng về chi phí, lịch trình và các sản phẩm bàn giao.
Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:
1.1. Gửi tài liệu đấu thầu (Sending Out Bid Documents):
Mô tả: Sau khi đã lập kế hoạch mua sắm và quyết định "mua" (Make-or-Buy Analysis), Project Manager cùng các chuyên gia sẽ gửi các tài liệu đấu thầu như RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) và RFQ (Request for Quote) đến các nhà cung cấp tiềm năng.
Mục đích: Để thu hút các đề xuất hoặc báo giá phù hợp, tùy thuộc vào độ phức tạp và tính rõ ràng của yêu cầu.
Ví dụ: Gửi RFP cho các công ty phần mềm để họ nộp đề xuất phát triển hệ thống ERP.
1.2. Hội nghị nhà thầu (Bidder Conference):
Mô tả: Là cuộc họp với tất cả các nhà cung cấp tiềm năng trước khi họ chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất.
Mục đích: Đảm bảo tất cả các nhà cung cấp có sự hiểu biết rõ ràng và chung về việc mua sắm, làm rõ mọi câu hỏi. Project Manager nên dẫn dắt cuộc họp này để làm rõ các yêu cầu và đảm bảo sự công bằng, minh bạch.
Lưu ý: Tất cả các câu hỏi và câu trả lời quan trọng phải được tài liệu hóa và gửi cho tất cả các nhà thầu tiềm năng.
1.3. Đánh giá đề xuất / hồ sơ dự thầu (Proposal/Bid Evaluation):
Mô tả: Người mua sẽ đánh giá các đề xuất nhận được từ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã định trước (như năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, giá cả, uy tín).
Mục đích: Chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, không chỉ dựa vào giá thấp nhất mà còn dựa trên giá trị tổng thể.
1.4. Đàm phán hợp đồng (Negotiation):
Mô tả: Project Manager (cùng đội ngũ mua sắm/pháp lý) tiến hành đàm phán các điều khoản và điều kiện của hợp đồng với nhà cung cấp được chọn.
Mục đích: Đạt được một thỏa thuận công bằng và hợp lý cho cả hai bên, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Hầu hết mọi điều khoản (chi phí, lịch trình, điều kiện thanh toán, bảo hành, quyền sở hữu trí tuệ) đều có thể đàm phán.
Lưu ý: Project Manager cần đảm bảo các yêu cầu của dự án được phản ánh chính xác trong hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.
1.5. Ký hợp đồng (Contract Signing):
Mô tả: Hợp đồng sẽ được ký kết chính thức bởi các bên có thẩm quyền, trở thành một tài liệu ràng buộc pháp lý.
Mục đích: Chính thức hóa mối quan hệ mua sắm. Sau khi ký, nhà cung cấp trở thành một bên liên quan của dự án và các kế hoạch dự án sẽ được cập nhật để tích hợp thông tin của họ.
2. Control Procurements (Kiểm Soát Mua Sắm): Giám Sát & Quản Lý Mối Quan Hệ
"Control Procurements" là quá trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát hiệu suất hợp đồng và thực hiện các thay đổi cần thiết. Đây là hoạt động diễn ra liên tục trong suốt quá trình hợp đồng có hiệu lực. Project Manager là một bên liên quan chính trong hoạt động này.
Các hoạt động chính bao gồm:
2.1. Quản lý mối quan hệ pháp lý (Managing Legal Relationship):
Mô tả: Đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
Ví dụ: Thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin theo yêu cầu của hợp đồng.
2.2. Đảm bảo hai bên thực hiện hợp đồng (Ensuring Performance):
Mô tả: Giám sát chặt chẽ tiến độ và chất lượng công việc của nhà cung cấp so với các điều khoản hợp đồng.
Ví dụ: Kiểm tra chất lượng vật liệu được giao, xác nhận tính năng phần mềm đã phát triển, theo dõi các cột mốc bàn giao.
2.3. Kiểm soát thay đổi (Controlling Changes):
Mô tả: Mọi thay đổi đối với hợp đồng (phạm vi, lịch trình, chi phí) đều phải tuân theo quy trình kiểm soát thay đổi chính thức của dự án.
Mục đích: Project Manager cần đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện nếu chưa được phê duyệt theo hợp đồng và quy trình kiểm soát thay đổi.
2.4. Kiểm tra hiệu suất nhà cung cấp (Vendor Performance Reviews):
Mô tả: Thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp so với các điều khoản hợp đồng và kỳ vọng của dự án.
Mục đích: Để nhận diện các vấn đề, cơ hội cải thiện và làm cơ sở cho các hợp đồng trong tương lai. Có thể là các buổi họp đánh giá định kỳ hoặc thu thập phản hồi.
2.5. Kiểm toán mua sắm (Procurement Audits):
Mô tả: Là việc xem xét độc lập các quy trình mua sắm từ đầu đến cuối để đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục của tổ chức đã được tuân thủ.
Mục đích: Nhận diện các bài học kinh nghiệm (lessons learned) để cải thiện các mua sắm trong tương lai, và đảm bảo tuân thủ các quy định.
Các tài liệu đầu ra của quá trình kiểm soát này bao gồm các tài liệu cập nhật hợp đồng, yêu cầu thay đổi, thông tin hiệu suất công việc và nhật ký vấn đề.
3. Đóng Procurements (Procurement Closure): Hoàn Tất Mọi Giao Dịch
"Đóng Procurements" là quy trình hoàn tất mọi mua sắm. Đây là bước cuối cùng trong vòng đời của một hợp đồng mua sắm.
Mô tả: Khi công việc theo hợp đồng đã hoàn thành, hoặc khi hợp đồng bị chấm dứt sớm, Project Manager cần đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ pháp lý đã được đáp ứng.
Các hoạt động chính:
Xác nhận bàn giao: Đảm bảo tất cả các sản phẩm bàn giao đã được chấp nhận chính thức bởi người mua.
Hoàn tất thanh toán: Thực hiện tất cả các khoản thanh toán cuối cùng và giải quyết bất kỳ tranh chấp hoặc khiếu nại nào còn tồn đọng.
Cập nhật hồ sơ: Cập nhật tất cả hồ sơ hợp đồng và lưu trữ chúng theo quy định của tổ chức.
Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned): Thu thập các bài học kinh nghiệm từ quá trình mua sắm để cải thiện các mua sắm trong tương lai và đóng góp vào kho tri thức của tổ chức.
Mục đích: Đảm bảo rằng các hợp đồng được đóng một cách chính thức, tránh các tranh chấp pháp lý tiềm ẩn sau này và cung cấp thông tin hữu ích cho các dự án mua sắm trong tương lai.
Lời Kết: Quản Lý Mua Sắm – Chìa Khóa Để Mở Rộng Nguồn Lực Dự Án
Quản lý Procurements là một lĩnh vực phức tạp nhưng không thể thiếu để đảm bảo dự án có được các tài nguyên và dịch vụ cần thiết từ bên ngoài. Bằng cách thành thạo quy trình thực hiện, kiểm soát và đóng hợp đồng, bạn sẽ trở thành một Project Manager có khả năng quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp, đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ và mang lại giá trị tối đa cho dự án.
Hãy nhớ rằng, mua sắm hiệu quả là chìa khóa để hoàn thành dự án, đồng thời bảo vệ lợi ích của tổ chức bạn. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Quản lý truyền thông (Manage & Monitor Communications) – cách giao tiếp và tương tác hiệu quả trong dự án.
0 Comments