Lời Mở Đầu: EVM – Công Cụ "Chẩn Đoán Sức Khỏe" Toàn Diện Của Dự Án
Bạn đã và đang theo dõi hiệu suất dự án của mình qua các chỉ số riêng lẻ về lịch trình và chi phí. Tuy nhiên, để có cái nhìn thực sự toàn diện về sức khỏe của dự án, bạn cần một công cụ tích hợp, cho phép bạn đánh giá xem dự án đang thực hiện bao nhiêu công việc, với chi phí bao nhiêu và trong thời gian bao lâu so với kế hoạch ban đầu. Đây chính là lúc Earned Value Management (EVM) phát huy sức mạnh.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Earned Value Management (EVM) - Cơ bản – một phương pháp mạnh mẽ được nhấn mạnh trong Miền Hiệu Suất Đo Lường (Measurement Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá các thuật ngữ cơ bản (Planned Value, Earned Value, Actual Cost), các chỉ số biến động (Cost Variance, Schedule Variance), và các chỉ số hiệu suất (Cost Performance Index, Schedule Performance Index), cùng với mục đích cốt lõi của EVM. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn kiểm soát dự án chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Earned Value Management (EVM) - Cơ bản" tại đây:
1. Các Thuật Ngữ Cơ Bản Của EVM: Nền Tảng Của Mọi Phân Tích
Để hiểu EVM, chúng ta cần nắm vững ba thuật ngữ cốt lõi này, chúng đại diện cho ba câu hỏi quan trọng về tiến độ dự án:
1.1. Planned Value (PV - Giá trị kế hoạch):
Mô tả: Là ngân sách được ủy quyền cho công việc đã lên lịch trình được thực hiện cho đến một ngày nhất định. PV còn được gọi là ngân sách cho công việc đã lên lịch trình (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS).
Ý nghĩa: PV cho biết tại một thời điểm đánh giá, chúng ta đã kế hoạch chi bao nhiêu cho lượng công việc đáng lẽ phải hoàn thành theo lịch trình.
Ví dụ: Nếu bạn có một dự án trị giá 100.000 USD dự kiến hoàn thành trong 10 tháng, với chi phí đều đặn 10.000 USD mỗi tháng. Sau 5 tháng, theo kế hoạch, bạn đã phải hoàn thành 50% công việc. Vậy PV = 50% của 100.000 USD = 50.000 USD.
1.2. Earned Value (EV - Giá trị thu được):
Mô tả: Là ngân sách được ủy quyền cho công việc thực tế đã hoàn thành (phạm vi đã hoàn thành) cho đến một ngày nhất định. EV còn được gọi là ngân sách chi phí cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed - BCWP).
Ý nghĩa: EV cho biết tại một thời điểm đánh giá, chúng ta đã kiếm được bao nhiêu giá trị từ công việc thực tế đã hoàn thành, tính theo ngân sách kế hoạch. EV là thước đo quan trọng nhất trong EVM vì nó liên kết phạm vi đã hoàn thành với chi phí.
Ví dụ: Tiếp tục ví dụ trên, sau 5 tháng, bạn đã thực sự hoàn thành 40% công việc của dự án. Vậy EV = 40% của 100.000 USD = 40.000 USD.
1.3. Actual Cost (AC - Chi phí thực tế):
Mô tả: Là tổng chi phí thực tế phát sinh cho công việc đã hoàn thành cho đến một ngày nhất định. AC còn được gọi là chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed - ACWP).
Ý nghĩa: AC cho biết tại một thời điểm đánh giá, chúng ta đã thực sự chi bao nhiêu tiền cho công việc đã làm.
Ví dụ: Sau 5 tháng, để hoàn thành 40% công việc, bạn đã chi 60.000 USD.
Ba con số này (PV, EV, AC) là nền tảng để tính toán tất cả các chỉ số hiệu suất khác trong EVM và cung cấp cái nhìn ban đầu về tình hình dự án.
2. Chỉ Số Biến Động (Variance): Dự Án Đang Lệch Bao Xa So Với Kế Hoạch?
Các chỉ số biến động (Variance) cho chúng ta biết dự án đang chệch khỏi kế hoạch bao xa, dưới dạng giá trị tiền tệ:
2.1. Cost Variance (CV - Phương sai chi phí):
Mô tả: Là thước đo hiệu suất chi phí trên dự án. Nó cho biết liệu bạn đang chi tiêu nhiều hơn hay ít hơn so với giá trị công việc đã hoàn thành.
Công thức: CV = EV - AC
Ý nghĩa:
CV > 0: Dự án đang tiết kiệm chi phí (Cost Under Budget). (Tốt!)
CV < 0: Dự án đang vượt ngân sách (Cost Over Budget). (Xấu!)
CV = 0: Dự án đúng ngân sách.
Ví dụ: Dựa vào ví dụ trên, CV = 40.000 USD (EV) - 60.000 USD (AC) = -20.000 USD. Dự án đang vượt ngân sách 20.000 USD.
2.2. Schedule Variance (SV - Phương sai lịch trình):
Mô tả: Là thước đo hiệu suất lịch trình trên dự án. Nó cho biết liệu bạn đang vượt tiến độ hay chậm tiến độ so với công việc đáng lẽ phải hoàn thành theo kế hoạch.
Công thức: SV = EV - PV
Ý nghĩa:
SV > 0: Dự án đang vượt tiến độ (Ahead of Schedule). (Tốt!)
SV < 0: Dự án đang chậm tiến độ (Behind Schedule). (Xấu!)
SV = 0: Dự án đúng tiến độ.
Ví dụ: SV = 40.000 USD (EV) - 50.000 USD (PV) = -10.000 USD. Dự án đang chậm tiến độ 10.000 USD giá trị công việc.
Các chỉ số biến động này giúp Project Manager nhanh chóng nhận diện các vấn đề và mức độ nghiêm trọng của chúng dưới dạng giá trị tiền tệ.
3. Chỉ Số Hiệu Suất (Performance Index): Mức Độ Hiệu Quả Của Dự Án
Các chỉ số hiệu suất (Performance Index) cho chúng ta biết mức độ hiệu quả mà dự án đang sử dụng nguồn lực (tiền và thời gian) để tạo ra giá trị. Chúng thường được biểu thị dưới dạng tỷ lệ:
3.1. Cost Performance Index (CPI - Chỉ số hiệu suất chi phí):
Mô tả: Là thước đo hiệu quả chi phí của các tài nguyên ngân sách. Nó cho biết hiệu quả sử dụng ngân sách của bạn đối với công việc đã hoàn thành.
Công thức: CPI = EV / AC
Ý nghĩa:
CPI > 1: Dự án đang tiết kiệm chi phí (Cost Efficient). (Tốt!)
CPI < 1: Dự án đang vượt ngân sách (Cost Inefficient). (Xấu!)
CPI = 1: Dự án đúng ngân sách.
Ví dụ: CPI = 40.000 USD (EV) / 60.000 USD (AC) = 0.67. Dự án chỉ thu được 0.67 USD giá trị cho mỗi 1 USD đã chi. Rất kém hiệu quả về chi phí!
3.2. Schedule Performance Index (SPI - Chỉ số hiệu suất lịch trình):
Mô tả: Là thước đo hiệu quả lịch trình của dự án. Nó cho biết hiệu quả sử dụng thời gian của bạn để hoàn thành công việc.
Công thức: SPI = EV / PV
Ý nghĩa:
SPI > 1: Dự án đang vượt tiến độ (Schedule Efficient). (Tốt!)
SPI < 1: Dự án đang chậm tiến độ (Schedule Inefficient). (Xấu!)
SPI = 1: Dự án đúng tiến độ.
Ví dụ: SPI = 40.000 USD (EV) / 50.000 USD (PV) = 0.8. Dự án chỉ đang hoàn thành 80% công việc so với kế hoạch. Kém hiệu quả về lịch trình!
Quy tắc chung để dễ nhớ ý nghĩa của các chỉ số:
Đối với chỉ số (Index) như CPI và SPI:
Lớn hơn 1: Tốt (Hiệu quả, vượt kế hoạch).
Nhỏ hơn 1: Xấu (Kém hiệu quả, chậm/vượt kế hoạch).
Bằng 1: Đúng kế hoạch.
Đối với biến động (Variance) như SV và CV:
Dương (> 0): Tốt (Vượt tiến độ, tiết kiệm chi phí).
Âm (< 0): Xấu (Chậm tiến độ, vượt ngân sách).
Bằng 0: Đúng kế hoạch.
4. Mục Đích Của EVM: Đo Lường Hiệu Suất Phạm Vi, Lịch Trình, Chi Phí Tích Hợp
Mục đích cốt lõi của Earned Value Management là cung cấp một cái nhìn tổng thể, tích hợp về hiệu suất của dự án, bao gồm ba khía cạnh quan trọng nhất: phạm vi, lịch trình và chi phí. Nó trả lời các câu hỏi quan trọng mà các báo cáo đơn lẻ không thể làm được:
Chúng ta đã hoàn thành bao nhiêu công việc thực tế? (Được đo bằng EV)
Chúng ta có đang đi đúng tiến độ không, dựa trên lượng công việc đã làm? (SV, SPI)
Chúng ta có đang chi tiêu đúng ngân sách không, dựa trên lượng công việc đã làm? (CV, CPI)
EVM là một công cụ chẩn đoán mạnh mẽ. Nó giúp Project Manager nhận diện các vấn đề sớm, phân tích nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: nếu CPI thấp, có phải do lãng phí hay ước tính sai?), và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. Bằng cách tích hợp dữ liệu từ phạm vi, lịch trình và chi phí, EVM cung cấp một bức tranh toàn diện về sức khỏe của dự án, giúp ban lãnh đạo và các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng và đáng tin cậy.
Lời Kết: EVM – Công Cụ Quyền Năng Của Project Manager
Earned Value Management là một trong những công cụ quản lý hiệu suất mạnh mẽ nhất mà Project Manager có thể sử dụng. Bằng cách thành thạo các thuật ngữ cơ bản (PV, EV, AC), và các chỉ số biến động, hiệu suất như CV, SV, CPI, SPI, bạn sẽ có khả năng đo lường và kiểm soát dự án một cách chuyên nghiệp, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và dẫn dắt dự án đến thành công.
Hãy nhớ rằng, EVM không chỉ là số liệu, mà là sự minh bạch và kiểm soát tài chính lẫn tiến độ! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Earned Value Management (EVM) - Dự báo – cách EVM giúp chúng ta nhìn về tương lai của dự án.
0 Comments