Lời Mở Đầu: Lịch Trình – Xương Sống Dẫn Lối Dự Án Đến Đích
Bạn đã ước tính thời gian cần thiết cho từng hoạt động. Giờ đây, để biến những ước tính rời rạc đó thành một lộ trình thời gian mạch lạc và kiểm soát được, chúng ta cần đến việc Phát triển lịch trình (Develop Schedule). Đây là một khía cạnh cốt lõi của Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào nghệ thuật xây dựng lịch trình dự án, đặc biệt tập trung vào Critical Path Method (CPM) – phương pháp mạnh mẽ giúp xác định con đường nhanh nhất để hoàn thành dự án. Chúng ta sẽ khám phá các Inputs cần thiết, cách CPM hoạt động, các loại Float (độ chùng) và kỹ thuật tính toán Forward/Backward Pass để nắm vững việc kiểm soát thời gian dự án.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Phát triển lịch trình (Develop Schedule) và Critical Path Method (CPM)" tại đây:
1. Inputs Cần Thiết Để Phát Triển Lịch Trình Dự Án
Để phát triển một lịch trình dự án chi tiết và chính xác, chúng ta cần các đầu vào quan trọng từ các quy trình lập kế hoạch trước đó:
1.1. Activity List (Danh sách Hoạt động):
Mô tả: Đây là danh sách đầy đủ các hoạt động cụ thể cần thực hiện trong dự án, được phân rã từ WBS (Work Breakdown Structure). Mỗi hoạt động là một đơn vị công việc nhỏ nhất có thể lập lịch trình.
Ví dụ: "Đào móng", "Đổ bê tông móng", "Lắp đặt cốt thép", "Kiểm thử chất lượng bê tông".
1.2. Network Diagram (Sơ đồ Mạng lưới Hoạt động):
Mô tả: Là một sơ đồ trực quan thể hiện trình tự logic và các mối quan hệ phụ thuộc (dependencies) giữa các hoạt động.
Mục đích: Giúp Project Manager hình dung được luồng công việc và các mối quan hệ "trước-sau" giữa các nhiệm vụ.
Các loại phụ thuộc chính: (đã học trong Video 41, nhưng có thể nhắc lại nhanh)
Finish-to-Start (FS - Kết thúc-Bắt đầu): Hoạt động kế nhiệm chỉ có thể bắt đầu sau khi hoạt động tiền nhiệm kết thúc (phổ biến nhất).
Start-to-Start (SS - Bắt đầu-Bắt đầu): Hoạt động kế nhiệm có thể bắt đầu khi hoạt động tiền nhiệm bắt đầu.
Finish-to-Finish (FF - Kết thúc-Kết thúc): Hoạt động kế nhiệm chỉ có thể kết thúc khi hoạt động tiền nhiệm kết thúc.
Start-to-Finish (SF - Bắt đầu-Kết thúc): Hoạt động kế nhiệm chỉ có thể kết thúc khi hoạt động tiền nhiệm bắt đầu (ít phổ biến).
1.3. Activity Durations (Thời lượng Hoạt động):
Mô tả: Thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động (ví dụ: 5 ngày, 3 tuần), như chúng ta đã học trong Video 91.
1.4. Leads & Lags (Độ trễ tiến & Độ trễ lùi):
Leads (Độ trễ tiến): Thời gian mà một hoạt động kế nhiệm có thể bắt đầu trước khi hoạt động tiền nhiệm kết thúc (ví dụ: bắt đầu sơn nhà khi thợ xây còn đang hoàn thiện tầng trên). Mục đích là để đẩy nhanh lịch trình.
Lags (Độ trễ lùi): Thời gian trì hoãn bắt buộc giữa các hoạt động tuần tự.
Ví dụ: Sau khi "Đổ bê tông móng", bạn cần chờ 7 ngày để bê tông khô hoàn toàn (lag 7 ngày) trước khi có thể bắt đầu "Xây tường".
Những đầu vào này là nền tảng để xây dựng một mô hình lịch trình dự án chính xác, thường được thực hiện bằng phần mềm quản lý dự án.
2. Critical Path Method (CPM): Xác Định Chuỗi Hoạt Động Dài Nhất (Đường Găng)
Critical Path Method (CPM - Phương pháp đường găng) là một kỹ thuật phân tích lịch trình được sử dụng để xác định chuỗi các hoạt động quan trọng nhất, mà bất kỳ sự chậm trễ nào của chúng cũng sẽ trực tiếp làm chậm trễ ngày kết thúc của toàn bộ dự án.
2.1. Đường găng (Critical Path):
Mô tả: Là chuỗi các hoạt động có tổng thời lượng dài nhất trong sơ đồ mạng lưới lịch trình. Nó là con đường dài nhất để hoàn thành dự án, và không có "độ chùng" (float/slack) nào.
Mục đích: Project Manager cần tập trung nguồn lực và sự chú ý tối đa vào các hoạt động trên đường găng, đảm bảo chúng được hoàn thành đúng thời hạn.
Ví dụ: Nếu dự án có nhiều con đường để hoàn thành, đường găng là con đường dài nhất. Nếu một hoạt động trên đường găng bị chậm 1 ngày, dự án sẽ chậm 1 ngày.
2.2. Nhiều đường găng: Một dự án có thể có nhiều đường găng. Nếu có nhiều đường găng, rủi ro dự án có thể tăng lên vì có nhiều con đường cần được quản lý chặt chẽ. Project Manager cần biết và theo dõi tất cả các đường găng.
3. Float (Slack): Hiểu Về Độ Linh Hoạt Của Lịch Trình
Float (Độ chùng) hay Slack (Độ linh hoạt) là khoảng thời gian mà một hoạt động có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án hoặc ngày bắt đầu của hoạt động kế nhiệm. Hoạt động trên đường găng có Float bằng 0.
3.1. Total Float (Tổng độ chùng):
Mô tả: Là khoảng thời gian tối đa mà một hoạt động có thể bị trì hoãn từ ngày bắt đầu sớm nhất mà không làm chậm ngày kết thúc của toàn bộ dự án.
Công thức: Total Float = Late Finish (LF) - Early Finish (EF) HOẶC Total Float = Late Start (LS) - Early Start (ES).
3.2. Free Float (Độ chùng tự do):
Mô tả: Là khoảng thời gian mà một hoạt động có thể bị trì hoãn từ ngày bắt đầu sớm nhất mà không làm chậm ngày bắt đầu sớm nhất của bất kỳ hoạt động kế nhiệm nào.
Lưu ý: Độ chùng tự do chỉ liên quan đến hoạt động kế nhiệm trực tiếp, không phải toàn bộ dự án.
3.3. Project Float (Độ chùng dự án):
Mô tả: Là khoảng thời gian mà một hoạt động có thể bị trì hoãn mà không làm chậm ngày kết thúc dự án đã được phê duyệt.
Lưu ý: Project Float có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn Total Float, tùy thuộc vào mục tiêu ngày kết thúc dự án (ví dụ: ngày kết thúc hợp đồng).
Hiểu các loại Float giúp Project Manager biết được những hoạt động nào có thể linh hoạt (có Float dương) và hoạt động nào cần được giám sát chặt chẽ (có Float bằng 0 hoặc âm nếu chậm trễ).
4. Thực Hiện Forward Pass Và Backward Pass: Kỹ Thuật Tính Toán Nền Tảng
Để xác định đường găng và các loại Float, chúng ta sử dụng hai kỹ thuật tính toán chính trên sơ đồ mạng lưới hoạt động:
4.1. Forward Pass (Tính toán tiến):
Mô tả: Phương pháp tính toán từ đầu dự án đến cuối, xác định ngày bắt đầu sớm nhất (Early Start - ES) và ngày kết thúc sớm nhất (Early Finish - EF) cho tất cả các hoạt động.
Quy tắc: Bắt đầu từ hoạt động đầu tiên (ES = 0 hoặc ngày bắt đầu dự án).
EF = ES + Duration - 1 (nếu tính theo số ngày dương, bao gồm cả ngày bắt đầu)
ES (hoạt động kế nhiệm) = EF (hoạt động tiền nhiệm) + 1. Nếu một hoạt động có nhiều hoạt động tiền nhiệm, ES của nó là ngày lớn nhất trong số các EF của các hoạt động tiền nhiệm.
Ví dụ: Hoạt động A (5 ngày) -> EF (ngày 5). Hoạt động B (phụ thuộc A) -> ES (ngày 6).
4.2. Backward Pass (Tính toán lùi):
Mô tả: Phương pháp tính toán từ cuối dự án ngược lại về đầu, xác định ngày bắt đầu muộn nhất (Late Start - LS) và ngày kết thúc muộn nhất (Late Finish - LF) cho tất cả các hoạt động.
Quy tắc: Bắt đầu từ hoạt động cuối cùng (LF = ngày kết thúc dự án).
LS = LF - Duration + 1 (nếu tính theo số ngày dương, bao gồm cả ngày kết thúc)
LF (hoạt động tiền nhiệm) = LS (hoạt động kế nhiệm) - 1. Nếu một hoạt động có nhiều hoạt động kế nhiệm, LF của nó là ngày nhỏ nhất trong số các LS của các hoạt động kế nhiệm.
Ví dụ: Dự án kết thúc ngày 30. Hoạt động C (5 ngày, tiền nhiệm B) -> LF (ngày 29), LS (ngày 25). Hoạt động B (phụ thuộc C) -> LF (ngày 24).
Kết quả: Sau khi hoàn thành cả Forward Pass và Backward Pass, chúng ta có thể tính toán Total Float cho mỗi hoạt động bằng cách lấy LF - EF hoặc LS - ES. Hoạt động có Total Float bằng 0 (hoặc nhỏ nhất) nằm trên Đường găng (Critical Path).
Lời Kết: Lịch Trình Dự Án – Làm Chủ Con Đường Đến Thành Công
Phát triển lịch trình và Critical Path Method là những kỹ năng cốt lõi giúp Project Manager lập kế hoạch và kiểm soát thời gian dự án một cách chặt chẽ. Bằng cách hiểu rõ các inputs, xác định đường găng, quản lý các loại Float và thành thạo Forward/Backward Pass, bạn sẽ có thể xây dựng một lịch trình thực tế, quản lý hiệu quả và đưa dự án đến thành công bền vững.
Hãy nhớ rằng, thời gian là tài nguyên quý giá nhất của dự án, và lịch trình là bản đồ của bạn! Nắm vững CPM sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Earned Value Management (EVM) - Cơ bản – cách đo lường hiệu suất tài chính và tiến độ tích hợp.
0 Comments