Lời Mở Đầu: Lãnh Đạo – Hơn Cả Việc Quản Lý Nhiệm Vụ
Bạn đã biết cách xác định, phân tích, ưu tiên và giao tiếp với các bên liên quan. Bạn cũng đã trang bị các phương pháp giải quyết mâu thuẫn. Nhưng để thực sự làm chủ Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain), bạn cần một phẩm chất cốt lõi: Kỹ năng lãnh đạo.
Trong quản lý dự án hiện đại, Project Manager không chỉ là người điều phối công việc mà còn là một nhà lãnh đạo thực thụ, người có khả năng truyền cảm hứng, định hướng và thu hút mọi người tham gia vào mục tiêu chung. Bài viết này sẽ đi sâu vào kỹ năng lãnh đạo và quản lý các bên liên quan (Leadership for Stakeholders), một khía cạnh được PMI đặc biệt nhấn mạnh trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá vai trò của Project Manager trong việc lãnh đạo các stakeholder, cách khuyến khích sự đóng góp tích cực và khả năng thích ứng phong cách lãnh đạo với từng tình huống cụ thể.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kỹ năng lãnh đạo và quản lý các bên liên quan (Leadership for Stakeholders)" tại đây:
1. Vai Trò Của Project Manager Trong Việc Lãnh Đạo và Tương Tác Với Các Bên Liên Quan
Vai trò lãnh đạo của Project Manager trong việc tương tác với các bên liên quan là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án. Điều này vượt xa việc chỉ đơn thuần quản lý công việc và đảm bảo tuân thủ các quy trình. Nó đòi hỏi sự chủ động và khả năng thích ứng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ.
Project Manager thể hiện vai trò lãnh đạo thông qua:
Thiết lập và truyền đạt tầm nhìn rõ ràng: Project Manager cần truyền đạt tầm nhìn và mục tiêu của dự án một cách rõ ràng, hấp dẫn, giúp mọi bên liên quan hiểu được "lý do tại sao" (the 'why') của dự án và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu đó. Một tầm nhìn chung sẽ tạo ra sự liên kết và động lực mạnh mẽ.
Ví dụ: Trong buổi họp khởi động dự án, Project Manager không chỉ giới thiệu về phạm vi mà còn kể một câu chuyện về tác động tích cực mà sản phẩm sẽ mang lại cho người dùng cuối, từ đó tạo cảm hứng cho toàn bộ stakeholder.
Xây dựng và duy trì lòng tin: Lòng tin là nền tảng của mọi mối quan hệ hiệu quả. Project Manager cần thể hiện sự chính trực, minh bạch, nhất quán trong lời nói và hành động. Khi các bên liên quan tin tưởng bạn, họ sẽ sẵn lòng hợp tác, cởi mở chia sẻ thông tin và cam kết hơn với dự án.
Tạo môi trường hợp tác và đối thoại tích cực: Lãnh đạo là tạo điều kiện cho sự hợp tác diễn ra một cách tự nhiên. Project Manager cần khuyến khích các bên liên quan làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề chung. Điều này có thể thông qua việc tổ chức các buổi làm việc chung, các cuộc họp tương tác, hoặc đơn giản là tạo không gian cho đối thoại cởi mở và không phán xét.
Dẫn dắt trong giải quyết vấn đề và ra quyết định: Lãnh đạo các bên liên quan cũng có nghĩa là dẫn dắt họ vượt qua các thách thức và đưa ra các quyết định khó khăn. Project Manager cần có khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, phân tích các lựa chọn và hướng dẫn các bên liên quan đến một giải pháp được chấp nhận, đặc biệt khi có xung đột lợi ích.
2. Khuyến Khích Sự Đóng Góp Tích Cực Từ Mọi Người
Mục tiêu của việc lãnh đạo các bên liên quan không chỉ là để họ tuân thủ các chỉ thị, mà là để khuyến khích sự đóng góp tích cực và chủ động từ mọi người. Để đạt được điều này, Project Manager cần áp dụng các chiến lược sau:
Lắng nghe và thấu hiểu: Lắng nghe chủ động và đồng cảm là chìa khóa. Khi các bên liên quan cảm thấy ý kiến của họ được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ sẵn lòng đóng góp hơn. Điều này giúp bạn thu thập thông tin giá trị và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Ví dụ: Trong buổi họp phản hồi sản phẩm, thay vì chỉ ghi nhận yêu cầu, bạn hỏi "Tại sao tính năng này lại quan trọng với anh/chị?" hoặc "Tính năng này sẽ giúp công việc của anh/chị tốt hơn như thế nào?".
Tạo cơ hội tham gia phù hợp: Không phải tất cả các bên liên quan đều muốn tham gia ở cùng một mức độ. Project Manager cần tạo ra các cơ hội đa dạng cho sự tham gia, từ việc tham gia vào các cuộc họp quyết định, đến việc cung cấp phản hồi qua khảo sát, hoặc chỉ đơn giản là được thông báo kịp thời.
Công nhận và khen thưởng: Công nhận những đóng góp của các bên liên quan, dù lớn hay nhỏ, là rất quan trọng. Điều này có thể là lời cảm ơn trực tiếp, công nhận trong các báo cáo, hoặc thậm chí là các hình thức khen thưởng chính thức. Sự công nhận giúp duy trì động lực và sự cam kết của họ.
Quản lý kỳ vọng thực tế: Giao tiếp rõ ràng về những gì dự án có thể và không thể đạt được, cũng như các rủi ro và thách thức tiềm ẩn. Điều này giúp tránh được sự thất vọng và xây dựng mối quan hệ dựa trên sự thật, minh bạch.
Ví dụ: Khi có một yêu cầu mới, thay vì ngay lập tức hứa hẹn, Project Manager giải thích tác động của nó lên lịch trình và chi phí, cùng nhau thảo luận để tìm ra giải pháp tối ưu hoặc chấp nhận sự đánh đổi.
Thúc đẩy giải quyết mâu thuẫn một cách xây dựng: Khi mâu thuẫn phát sinh, Project Manager cần đóng vai trò là người điều phối, giúp các bên liên quan tập trung vào giải pháp thay vì đổ lỗi, biến mâu thuẫn thành cơ hội để cải thiện và tăng cường sự hiểu biết.
3. Thích Ứng Phong Cách Lãnh Đạo Với Từng Tình Huống: Lãnh Đạo Tình Huống
Không có một phong cách lãnh đạo "một kích cỡ phù hợp cho tất cả" khi tương tác với các bên liên quan. Project Manager cần có khả năng thích ứng phong cách lãnh đạo của mình với từng tình huống cụ thể, dựa trên mức độ trưởng thành của bên liên quan, mức độ phức tạp của vấn đề, và bối cảnh dự án. Đây chính là Lãnh đạo Tình huống (Situational Leadership).
Lãnh đạo chỉ đạo (Directing/Telling): Phù hợp khi bên liên quan hoặc nhóm thiếu kinh nghiệm, hoặc trong tình huống khẩn cấp cần quyết định nhanh. Bạn đưa ra hướng dẫn rõ ràng và cụ thể.
Ví dụ: Khi một thành viên mới gia nhập dự án, bạn cần cung cấp hướng dẫn chi tiết về nhiệm vụ và quy trình.
Lãnh đạo huấn luyện (Coaching/Selling): Khi bên liên quan có một chút kinh nghiệm nhưng vẫn cần sự hướng dẫn và động lực. Bạn giải thích quyết định và khuyến khích họ đóng góp ý kiến.
Ví dụ: Một thành viên nhóm đang cố gắng giải quyết một vấn đề kỹ thuật nhưng gặp khó khăn, bạn không làm thay mà đặt câu hỏi gợi mở để họ tự tìm ra giải pháp.
Lãnh đạo hỗ trợ (Supporting/Participating): Khi bên liên quan có năng lực và cam kết cao nhưng cần sự hỗ trợ về tinh thần hoặc giải quyết các rào cản. Bạn lắng nghe và tạo điều kiện.
Ví dụ: Một chuyên gia trong nhóm đã rất giỏi nhưng đang bị quá tải bởi các yêu cầu từ nhiều phía, bạn đóng vai trò là Servant Leader, loại bỏ các trở ngại và bảo vệ họ khỏi sự phân tâm.
Lãnh đạo ủy quyền (Delegating/Empowering): Khi bên liên quan hoặc nhóm có năng lực và cam kết cao, có thể tự chủ hoàn toàn trong công việc của mình. Bạn giao phó trách nhiệm và chỉ giám sát ở mức độ cao.
Ví dụ: Một nhóm Agile tự tổ chức có thể được ủy quyền hoàn toàn trong việc quyết định cách thực hiện các sprint, Project Manager chỉ can thiệp khi có vấn đề lớn vượt quá khả năng tự giải quyết của nhóm.
Khả năng linh hoạt trong lãnh đạo giúp Project Manager xây dựng được mối quan hệ hiệu quả với đa dạng các bên liên quan và điều hướng dự án một cách thành công trong mọi tình huống, từ đó phát huy tối đa tiềm năng của mỗi người.
Lời Kết: Lãnh Đạo Con Người – Thành Công Dự Án
Kỹ năng lãnh đạo là trái tim của việc quản lý các bên liên quan. Bằng cách thiết lập tầm nhìn, xây dựng lòng tin, khuyến khích sự đóng góp tích cực và linh hoạt trong phong cách lãnh đạo (đặc biệt là Servant Leader), Project Manager có thể biến các bên liên quan từ những người đơn thuần theo dõi thành những người ủng hộ và đóng góp nhiệt tình cho thành công của dự án.
Hãy nhớ rằng, lãnh đạo là một hành trình học hỏi và phát triển không ngừng, và khả năng kết nối con người là yếu tố quyết định sự khác biệt của một Project Manager xuất sắc. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan (Optimizing Stakeholder Satisfaction) – thước đo cuối cùng của thành công.
0 Comments