Lời Mở Đầu: Tùy Chỉnh – Chìa Khóa Để Khung Phù Hợp Với Mọi Dự Án
Trong các bài viết trước, chúng ta đã hiểu về khái niệm tùy chỉnh (tailoring) trong vòng đời dự án. Điều này có nghĩa là chúng ta không áp dụng một cách cứng nhắc các khuôn khổ quản lý dự án, mà điều chỉnh chúng cho phù hợp với bối cảnh độc đáo của từng dự án. Giờ đây, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào việc tùy chỉnh các lĩnh vực cốt lõi của dự án: các Miền Hiệu Suất (Performance Domains).
Miền Hiệu Suất Phương Pháp Phát Triển & Vòng Đời (Development Approach & Life Cycle Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều chỉnh này. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách các Nguyên tắc quản lý dự án hướng dẫn việc tùy chỉnh và những cân nhắc cụ thể khi áp dụng tùy chỉnh cho từng miền hiệu suất.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Tùy chỉnh các Performance Domains (Tailoring Performance Domains)" tại đây:
1. Cách Các Nguyên Tắc Hướng Dẫn Hành Vi Để Tùy Chỉnh Các Miền Hiệu Suất
PMBOK® Guide – Phiên bản 7 giới thiệu 12 Nguyên tắc quản lý dự án (Project Management Principles) đóng vai trò là kim chỉ nam cho hành vi và hành động của các chuyên gia dự án. Những nguyên tắc này không quy định cụ thể cách thức hành động, mà thay vào đó, cung cấp các thông số rộng để nhóm dự án có thể vận hành và duy trì sự phù hợp với mục đích của các nguyên tắc. Chính điều này tạo điều kiện cho sự linh hoạt cần thiết để tùy chỉnh các quy trình và hoạt động trong từng miền hiệu suất.
Ví dụ:
Nguyên tắc "Tập trung vào Giá trị": Sẽ hướng dẫn bạn tùy chỉnh các hoạt động trong Miền Bàn giao (Delivery Domain) để đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao thực sự mang lại lợi ích và giá trị cao nhất cho khách hàng. Nếu một quy trình gây lãng phí mà không tăng giá trị, nguyên tắc này khuyến khích bạn loại bỏ hoặc sửa đổi nó.
Nguyên tắc "Tạo môi trường nhóm dự án hợp tác": Sẽ ảnh hưởng đến cách bạn tùy chỉnh các hoạt động trong Miền Đội ngũ (Team Domain), khuyến khích các cuộc họp mở, các hoạt động team building và loại bỏ các rào cản giao tiếp.
Các nguyên tắc này giúp chúng ta đưa ra các quyết định tùy chỉnh có trách nhiệm, cân bằng giữa mục tiêu dự án, mong đợi của các bên liên quan và môi trường vận hành.
2. Cân Nhắc Tùy Chỉnh Cho Từng Miền Hiệu Suất Cụ Thể
Mỗi miền hiệu suất đều có những đặc điểm riêng và do đó, có những cân nhắc tùy chỉnh khác nhau để phù hợp với tính chất độc đáo của dự án. Dưới đây là một số ví dụ điển hình về những gì bạn cần xem xét khi tùy chỉnh từng miền:
2.1. Stakeholders (Các bên liên quan):
Cân nhắc:
Có bao nhiêu bên liên quan? Họ có phải là nội bộ hay bên ngoài tổ chức, hay cả hai?
Văn hóa trong cộng đồng các bên liên quan đa dạng như thế nào? (Ví dụ: một bên liên quan thích giao tiếp qua email, một bên khác thích họp trực tiếp).
Mối quan hệ giữa các bên liên quan ra sao? (Ví dụ: có lịch sử xung đột hoặc hợp tác tốt?).
Tùy chỉnh:
Tùy chỉnh phương pháp giao tiếp (Push, Pull, Interactive) và hình thức (văn bản, lời nói, chính thức, không chính thức) cho từng nhóm stakeholder.
Quy trình quản lý kỳ vọng và giải quyết mâu thuẫn cần được điều chỉnh tùy theo mức độ quyền lực và lợi ích của các bên liên quan.
2.2. Project Team (Đội ngũ dự án):
Cân nhắc:
Vị trí địa lý của các thành viên nhóm dự án ở đâu? (Cùng địa điểm hay phân tán?).
Quy mô nhóm dự án là bao nhiêu?
Nhóm dự án có văn hóa đã được thiết lập không? Có cần đào tạo đặc biệt về kỹ năng mềm không?
Tùy chỉnh:
Nếu nhóm phân tán, tùy chỉnh quy trình giao tiếp để sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến hiệu quả (ví dụ: video conference, bảng Kanban điện tử).
Nếu nhóm nhỏ và đã quen thuộc, có thể trao quyền tự tổ chức cao hơn (ví dụ: ít báo cáo chính thức hơn, nhiều Daily Standups hơn).
2.3. Development Approach and Life Cycle (Phương pháp phát triển & Vòng đời dự án):
Cân nhắc:
Phương pháp phát triển nào phù hợp với sản phẩm bàn giao? (Predictive, Adaptive, Hybrid?).
Nếu là thích ứng, dự án nên được phát triển tăng dần hay lặp đi lặp lại?
Tổ chức có các chính sách hoặc hướng dẫn quản trị chính thức về vòng đời dự án không?
Tùy chỉnh:
Lựa chọn và kết hợp các giai đoạn vòng đời (ví dụ: pha thiết kế theo Predictive, pha phát triển theo Agile).
Xác định các cổng giai đoạn (Phase Gate) và tiêu chí thoát (Exit Criteria) phù hợp với rủi ro và bản chất từng giai đoạn.
2.4. Planning (Lập kế hoạch):
Cân nhắc:
Phương pháp phát triển (Predictive, Agile) ảnh hưởng thế nào đến mức độ chi tiết của kế hoạch?
Môi trường dự án ổn định hay biến động?
Tổ chức có các chính sách về ước tính chi phí và lập ngân sách không?
Tùy chỉnh:
Trong Predictive, tập trung vào lập kế hoạch chi tiết từ đầu (WBS, lịch trình Gantt).
Trong Agile, sử dụng lập kế hoạch theo sóng cuộn (Rolling Wave Planning), Product Backlog và lập kế hoạch Sprint.
Mức độ chi tiết của các tài liệu kế hoạch cần vừa đủ, tránh lãng phí.
2.5. Project Work (Công việc dự án):
Cân nhắc:
Các quy trình quản lý nào hiệu quả nhất dựa trên văn hóa tổ chức, sự phức tạp và các yếu tố dự án khác?
Tri thức sẽ được quản lý trong dự án như thế nào để thúc đẩy học hỏi liên tục?
Cách thức thu thập và quản lý thông tin dự án.
Tùy chỉnh:
Thiết lập các quy trình làm việc nội bộ phù hợp với nhóm (ví dụ: quy trình peer review mã nguồn, quy trình giải quyết bug).
Tùy chỉnh cách quản lý tri thức (Lessons Learned Register, Discussion Forums, Job Shadowing) để phù hợp với văn hóa chia sẻ của nhóm.
2.6. Delivery (Bàn giao):
Cân nhắc:
Tổ chức có các hệ thống quản lý yêu cầu và quy trình kiểm soát chất lượng không?
Có bất kỳ tiêu chuẩn chất lượng cụ thể nào trong ngành cần được áp dụng không?
Tính bền vững ảnh hưởng thế nào đến sản phẩm bàn giao?
Tùy chỉnh:
Xác định tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria) và định nghĩa hoàn thành (Definition of Done - DoD) rõ ràng cho sản phẩm bàn giao.
Lựa chọn nhịp độ bàn giao (Cadence) phù hợp (Single, Multiple, Periodic, Continuous Delivery).
2.7. Uncertainty (Sự không chắc chắn):
Cân nhắc:
Mức độ chấp nhận rủi ro (Risk Appetite) và ngưỡng rủi ro (Risk Threshold) của tổ chức là gì?
Độ phức tạp, biến động, mơ hồ của dự án có cao không?
Tùy chỉnh:
Điều chỉnh mức độ chi tiết của quy trình quản lý rủi ro (từ đơn giản đến mạnh mẽ).
Lựa chọn chiến lược phản ứng rủi ro (Avoid, Mitigate, Accept, Transfer cho mối đe dọa; Exploit, Enhance, Share, Accept cho cơ hội) phù hợp với từng rủi ro cụ thể.
2.8. Measurement (Đo lường):
Cân nhắc:
Các yêu cầu báo cáo trạng thái dự án là gì?
Giá trị được đo lường như thế nào? (Tài chính và phi tài chính).
Công cụ nào phù hợp để trình bày thông tin đo lường (Dashboard, Information Radiators)?
Tùy chỉnh:
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) phù hợp với mục tiêu dự án (ví dụ: Velocity, Cycle Time cho Agile; SPI, CPI cho Predictive).
Lựa chọn cách trình bày thông tin đo lường phù hợp với từng đối tượng bên liên quan (ví dụ: Dashboard cho lãnh đạo, Burn Charts cho nhóm).
Lời Kết: Tùy Chỉnh – Nâng Cao Hiệu Suất & Giá Trị Dự Án
Tùy chỉnh các Miền hiệu suất dự án là một nghệ thuật mà Project Manager cần thành thạo để tối ưu hóa khả năng thành công trong bối cảnh dự án ngày càng đa dạng. Bằng cách để các Nguyên tắc quản lý dự án hướng dẫn hành vi và xem xét kỹ lưỡng các yếu tố của từng miền, bạn sẽ xây dựng được một lộ trình dự án hiệu quả, thích nghi và tạo ra giá trị bền vững.
Hãy nhớ rằng, sự phù hợp tạo nên sự hoàn hảo. Khả năng tùy chỉnh chính là điểm khác biệt của một Project Manager xuất sắc. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Kiểm tra kết quả Development Approach & Life Cycle (Checking Results for Dev. Approach & Life Cycle) – cách đánh giá liệu bạn đã chọn đúng con đường cho dự án của mình chưa.
0 Comments