Lời Mở Đầu: Hơn Cả Nhiệm Vụ Đơn Lẻ – Dòng Chảy Của Quy Trình
Bạn đã có một kế hoạch chi tiết và một đội ngũ sẵn sàng hành động. Nhưng để đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện một cách có tổ chức, hiệu quả và năng suất, bạn cần phải có các quy trình dự án rõ ràng. Quy trình giống như những con đường được định sẵn, giúp luồng công việc di chuyển trơn tru, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa chất lượng.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Quy trình dự án (Project Processes) – một khía cạnh trọng tâm của Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án (Project Work Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá cách thiết lập và xem xét định kỳ các quy trình, nghệ thuật tùy chỉnh chúng để tối ưu hóa hiệu suất, và cách áp dụng các phương pháp như Lean Production (với Value Stream Mapping) cùng Retrospectives để liên tục cải tiến.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Quy trình dự án (Project Processes)" tại đây:
1. Thiết Lập Và Xem Xét Định Kỳ Các Quy Trình Mà Nhóm Sử Dụng
Project Manager và nhóm dự án có trách nhiệm thiết lập và định kỳ xem xét các quy trình mà nhóm đang sử dụng để thực hiện công việc.
Mục đích của quy trình dự án: Các quy trình dự án được thiết lập nhằm mục đích hiệu quả và hiệu suất cao.
Hiệu quả (Efficiency): Quy trình giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và tối ưu việc sử dụng tài nguyên (thời gian, tiền bạc, nhân lực).
Hiệu suất cao (High Performance): Quy trình đó cần tuân thủ các yêu cầu về chất lượng, các quy định, tiêu chuẩn và chính sách của tổ chức, ngoài việc tạo ra kết quả mong muốn.
Hoạt động xem xét: Project Manager cần thường xuyên kiểm tra xem liệu các quy trình có đang hoạt động như mong đợi không, liệu có các nút thắt cổ chai nào cản trở luồng công việc không, và liệu có bất kỳ trở ngại nào đang làm giảm tiến độ không. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc xem xét các bảng công việc (Kanban boards), các buổi họp định kỳ và phản hồi từ nhóm.
Ví dụ: Nhóm phát triển phần mềm có quy trình "Đọc yêu cầu -> Thiết kế -> Lập trình -> Kiểm thử". Nếu giai đoạn "Kiểm thử" thường xuyên bị tắc nghẽn, đó là dấu hiệu quy trình cần được xem xét và cải thiện.
Cân bằng giữa tuân thủ và giá trị: Thời gian dành cho việc theo dõi sự tuân thủ quy trình là thời gian mà nhóm dự án không thể dành cho việc bàn giao các kết quả. Do đó, các nhóm dự án chỉ nên dành "vừa đủ" thời gian xem xét sự tuân thủ quy trình để tối đa hóa các lợi ích thu được từ việc xem xét, đồng thời vẫn đáp ứng các nhu cầu quản trị của quy trình. Điều này giúp tránh việc bị quan liêu quá mức.
2. Tùy Chỉnh Quy Trình (Process Tailoring) Để Tối Ưu Hóa Hiệu Suất
Mỗi dự án đều là duy nhất, do đó, việc áp dụng một bộ quy trình cứng nhắc cho mọi dự án thường không hiệu quả. Tùy chỉnh quy trình (Process Tailoring) là một kỹ thuật được sử dụng để điều chỉnh các quy trình để phù hợp hơn với nhu cầu và bối cảnh cụ thể của dự án.
Tại sao cần tùy chỉnh?
Các dự án lớn và quan trọng thường cần quy trình nhiều hơn so với các dự án nhỏ và ít rủi ro.
Môi trường dự án (ổn định hay biến động) sẽ quyết định mức độ cứng nhắc hay linh hoạt của quy trình.
Việc tùy chỉnh giúp loại bỏ lãng phí (waste) trong quy trình, tức là các hoạt động không tạo ra giá trị mà chỉ tốn thời gian và nguồn lực.
Các cách để tối ưu hóa quy trình thông qua tùy chỉnh:
Loại bỏ lãng phí (Eliminating Waste): Xem xét liệu các quy trình có hiệu quả không, hay có sự lãng phí nào có thể được loại bỏ.
Ví dụ: Nếu quy trình phê duyệt tài liệu quá phức tạp và mất nhiều thời gian, bạn có thể tùy chỉnh bằng cách đơn giản hóa các bước hoặc giảm số lượng người cần phê duyệt cho các tài liệu ít quan trọng hơn.
Tập trung vào giá trị (Focus on Value): Đặt câu hỏi "Khoản tài trợ tốt nhất tiếp theo nên được chi vào đâu?" có thể giúp nhóm dự án xác định xem họ nên tiếp tục với nhiệm vụ hiện tại hay chuyển sang hoạt động tiếp theo để tối ưu hóa việc bàn giao giá trị.
Ví dụ thực tế: Một Project Management Office (PMO) yêu cầu nhóm dự án ghi lại thời gian làm việc của mình vào các danh mục rất cụ thể trên bảng chấm công. Thời gian để phân loại và ghi lại thời gian này có thể được xem là công việc không tạo ra giá trị, và nhóm có thể đề xuất tùy chỉnh quy trình chấm công để đơn giản hơn.
3. Phương Pháp Lean Production (Value Stream Mapping) Và Retrospectives/Lessons Learned
Để tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy cải tiến liên tục, Project Manager có thể áp dụng các phương pháp từ Lean Production và các buổi học hỏi từ dự án:
3.1. Phương pháp Lean Production (Sản xuất tinh gọn) & Value Stream Mapping (Lập bản đồ dòng giá trị):
Lean Production: Tập trung vào việc tối đa hóa giá trị cho khách hàng bằng cách giảm thiểu lãng phí.
Value Stream Mapping (VSM - Lập bản đồ dòng giá trị): Là một kỹ thuật của doanh nghiệp tinh gọn được sử dụng để ghi lại, phân tích và cải thiện luồng thông tin hoặc vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. VSM giúp trực quan hóa toàn bộ quy trình, từ khi yêu cầu xuất hiện cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng, nhận diện các bước không tạo ra giá trị và các nút thắt cổ chai.
Mục đích: Các chỉ số được tính toán trong VSM hình thành một hệ thống cơ sở và đo lường để xác định và loại bỏ lãng phí khỏi hệ thống sản xuất, từ đó tăng hiệu quả quy trình.
Ví dụ: Lập bản đồ dòng giá trị cho quy trình xử lý đơn hàng, bạn có thể phát hiện ra rằng sản phẩm phải chờ 2 ngày ở một kho tạm trước khi được đóng gói, đây là một lãng phí cần loại bỏ.
3.2. Retrospectives / Lessons Learned (Họp nhìn lại / Bài học kinh nghiệm):
Retrospectives (Họp nhìn lại): Đây là các cuộc họp định kỳ, đặc biệt phổ biến trong Agile, nơi nhóm dự án suy ngẫm về một Sprint hoặc một giai đoạn đã qua. Mục tiêu là xác định những gì đã làm tốt, những gì đã không tốt, và những gì nhóm sẽ làm khác đi để cải thiện quy trình và hiệu quả trong tương lai.
Lessons Learned (Bài học kinh nghiệm): Các bài học thu được từ Retrospectives hoặc các phân tích khác được ghi lại trong Nhật ký bài học kinh nghiệm (Lessons Learned Register). Chúng trở thành một phần của tài sản quy trình tổ chức (Organizational Process Assets - OPAs), có thể được sử dụng để cải thiện hiệu suất trong các dự án tương lai của tổ chức.
Mục đích: Đây là một phần quan trọng của nỗ lực cải tiến liên tục (Continuous Improvement), giúp nhóm học hỏi từ kinh nghiệm và áp dụng vào các lần lặp hoặc dự án tiếp theo.
Lời Kết: Quy Trình Tối Ưu – Dự Án Hiệu Suất Vượt Trội
Quy trình dự án là bộ xương sống cho việc thực thi. Bằng cách thiết lập, xem xét và tùy chỉnh các quy trình một cách thông minh, áp dụng các nguyên tắc Lean Production (với Value Stream Mapping) và tận dụng sức mạnh của Retrospectives/Lessons Learned, bạn sẽ tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả, năng suất và liên tục cải thiện cho đội ngũ dự án của mình.
Hãy nhớ rằng, quy trình tốt dẫn đến kết quả tốt! Project Manager không chỉ là người tuân thủ quy trình, mà còn là người kiến tạo và tối ưu hóa chúng. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Cân bằng các ràng buộc đối lập (Balancing Competing Constraints) – cách điều hướng các áp lực trong dự án.
0 Comments