Nội dung bài Blog:
Lời Mở Đầu: Từ Dự Án Đến Giá Trị – Một Hệ Thống Hoàn Chỉnh
Trong quản lý dự án hiện đại, chúng ta không chỉ nói về việc hoàn thành một dự án đúng thời hạn và ngân sách. Mục tiêu cao hơn là đảm bảo rằng dự án đó thực sự tạo ra giá trị cho tổ chức và các bên liên quan. Để làm được điều này, PMI trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7 đã giới thiệu một khái niệm cốt lõi: Hệ Thống Phân Phối Giá Trị (System for Value Delivery).
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào hệ thống này, giúp bạn hiểu cách các thành phần khác nhau trong một tổ chức liên kết với nhau để tạo ra giá trị bền vững, và vai trò của dự án trong bức tranh tổng thể đó.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Hệ thống phân phối giá trị (System for Value Delivery)" tại đây:
1. Sơ Đồ Tổng Quan: Cách Dự Án Tạo Ra Giá Trị
Hệ Thống Phân Phối Giá Trị là một cấu trúc toàn diện, tích hợp các hoạt động kinh doanh chiến lược nhằm xây dựng, duy trì hoặc thúc đẩy một tổ chức. Nó giúp chúng ta nhìn nhận rằng dự án không tồn tại cô lập, mà là một phần không thể thiếu trong một dòng chảy tạo giá trị liên tục.
Mục đích chính của hệ thống này: Tạo ra giá trị. Giá trị không chỉ là lợi ích tài chính (như tăng doanh thu hay giảm chi phí) mà còn có thể bao gồm:
Tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Đóng góp xã hội hoặc môi trường tích cực (ví dụ: dự án phát triển bền vững).
Cải thiện hiệu quả hoạt động nội bộ.
Hỗ trợ tổ chức chuyển đổi sang trạng thái tương lai mong muốn (ví dụ: chuyển đổi số).
Điều quan trọng cần nhớ là dự án không chỉ đơn thuần tạo ra các đầu ra (outputs) – tức là sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể. Quan trọng hơn, chúng cho phép các đầu ra đó thúc đẩy các kết quả (outcomes) – tức là lợi ích hoặc hậu quả cuối cùng – để cuối cùng mang lại giá trị cho tổ chức và các bên liên quan.
Ví dụ:
Deliverable (Output): Xây dựng xong một hệ thống phần mềm quản lý khách hàng (CRM).
Outcome (Kết quả): Tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm thời gian xử lý khiếu nại, hoặc tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng nhờ hệ thống CRM đó.
Value (Giá trị): Lợi nhuận tăng lên, uy tín công ty được cải thiện, hoặc chi phí hoạt động giảm đi do những outcomes trên.
2. Mối Quan Hệ Giữa Portfolio, Program, Project, Product và Operations
Hệ thống phân phối giá trị bao gồm nhiều thành phần khác nhau, có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp để tạo ra giá trị. Việc hiểu rõ mối quan hệ phân cấp và tương tác giữa chúng là chìa khóa để quản lý dự án một cách chiến lược.
Portfolio (Danh mục đầu tư): Đây là cấp độ cao nhất. Một portfolio là một nhóm các dự án, chương trình, portfolio con và hoạt động vận hành được quản lý như một nhóm để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Ví dụ: Một công ty công nghệ có thể có một "Portfolio Chuyển đổi Số" bao gồm nhiều chương trình và dự án khác nhau (ví dụ: chương trình phát triển AI, chương trình tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng). Các thành phần trong một portfolio có thể không liên quan trực tiếp đến nhau, ngoài việc chúng cùng phục vụ một mục tiêu chiến lược lớn.
Program (Chương trình): Là một nhóm các dự án liên quan, các chương trình con và các hoạt động của chương trình được quản lý một cách phối hợp để đạt được các lợi ích mà không thể có được nếu quản lý chúng riêng lẻ. Chương trình tập trung vào việc bàn giao các lợi ích tổng hợp thông qua nhiều thành phần.
Ví dụ: Trong "Portfolio Chuyển đổi Số", có thể có một "Chương trình Phát triển Ứng dụng Di động" bao gồm nhiều dự án (dự án phát triển ứng dụng iOS, dự án phát triển ứng dụng Android, dự án tích hợp backend).
Project (Dự án): Là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc đáo. Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng.
Ví dụ: Trong "Chương trình Phát triển Ứng dụng Di động", "Dự án Phát triển Ứng dụng iOS" là một Project cụ thể.
Product (Sản phẩm): Là một vật phẩm được tạo ra, có thể định lượng được, và có thể là một vật phẩm cuối cùng hoặc một vật phẩm thành phần. Quản lý sản phẩm (Product Management) liên quan đến việc tích hợp con người, dữ liệu, quy trình và hệ thống kinh doanh để tạo, duy trì và phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ trong suốt vòng đời của nó.
Ví dụ: Ứng dụng di động trên iOS là một Product.
Operations (Hoạt động vận hành): Là công việc đang diễn ra để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và hệ thống của tổ chức. Đây là những hoạt động liên tục, không mang tính tạm thời như dự án.
Ví dụ: Việc vận hành và bảo trì hệ thống CRM, quản lý dịch vụ khách hàng hàng ngày, sản xuất hàng hóa định kỳ.
Mối quan hệ: Các thành phần này làm việc cùng nhau, tạo thành một hệ thống phân phối giá trị phù hợp với chiến lược của tổ chức. Một Project có thể là một phần của Program, và một Program có thể là một phần của Portfolio. Các hoạt động Operations sẽ tiếp nhận và duy trì sản phẩm/kết quả từ dự án sau khi dự án kết thúc, tiếp tục tạo ra giá trị.
3. Luồng Thông Tin Trong Hệ Thống Phân Phối Giá Trị: Đảm Bảo Sự Liên Kết
Để một Hệ thống phân phối giá trị hoạt động hiệu quả nhất, thông tin và phản hồi cần được chia sẻ một cách nhất quán giữa tất cả các thành phần. Điều này giữ cho hệ thống phù hợp với chiến lược và nhạy bén với những thay đổi trong môi trường.
Luồng thông tin "xuôi" (Downstream Flow):
Lãnh đạo cấp cao chia sẻ thông tin về chiến lược và mục tiêu với các Portfolio.
Các Portfolio sau đó chia sẻ các kết quả, lợi ích và giá trị mong muốn với các Chương trình và Dự án.
Các sản phẩm bàn giao (Deliverables) từ các Chương trình và Dự án được chuyển giao cho các hoạt động Vận hành (Operations) cùng với thông tin hỗ trợ và bảo trì cần thiết.
Luồng thông tin "ngược" (Upstream Flow):
Thông tin từ các hoạt động Vận hành về các điều chỉnh, sửa chữa và cập nhật sản phẩm bàn giao được chuyển đến các Chương trình và Dự án để cải tiến.
Các Chương trình và Dự án cung cấp thông tin hiệu suất và tiến độ đạt được kết quả, lợi ích và giá trị mong muốn cho các Portfolio.
Cuối cùng, các Portfolio cung cấp đánh giá hiệu suất của portfolio cho lãnh đạo cấp cao, và các hoạt động Vận hành cũng cung cấp thông tin về mức độ tiến triển của chiến lược tổ chức.
Ví dụ: Nếu một dự án phát triển ứng dụng di động mới (Project) gặp phải phản hồi tiêu cực từ người dùng trong giai đoạn thử nghiệm (Operations), thông tin này sẽ được truyền ngược lại cho Project Manager và Product Owner để điều chỉnh các tính năng (trong Project). Kết quả của việc điều chỉnh đó, cùng với tiến độ của dự án, sẽ được báo cáo lên cấp Chương trình và Portfolio để đánh giá liệu mục tiêu chiến lược tổng thể có đang được đáp ứng hay không.
Hệ thống này cũng làm việc song song với hệ thống quản trị (Governance System) của tổ chức để tạo điều kiện cho các luồng công việc suôn sẻ, quản lý các vấn đề và hỗ trợ ra quyết định.
Lời Kết: Project Manager – Kiến Trúc Sư Của Giá Trị
Hệ Thống Phân Phối Giá Trị trong PMBOK 7th Edition cung cấp một cái nhìn tổng thể, mạnh mẽ về cách các dự án không chỉ tồn tại độc lập mà còn là những mắt xích quan trọng trong một chuỗi tạo ra giá trị liên tục. Với tư cách là một Project Manager, việc hiểu rõ mối quan hệ giữa Portfolio, Program, Project, Product và Operations, cùng với việc quản lý luồng thông tin hiệu quả, sẽ giúp bạn:
Đưa ra các quyết định chiến lược hơn, đảm bảo dự án của bạn thực sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Tối ưu hóa việc bàn giao giá trị, không chỉ là sản phẩm mà còn là lợi ích và kết quả thực sự.
Nâng cao vai trò của mình từ người quản lý dự án đơn thuần thành một kiến trúc sư của giá trị chiến lược cho tổ chức.
Chúc bạn áp dụng thành công những kiến thức này! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ bắt đầu khám phá một miền hiệu suất mới: Miền hiệu suất Stakeholders (Các bên liên quan), và tầm quan trọng của họ trong mọi dự án.
0 Comments