Lời Mở Đầu: Tìm Kiếm Đối Tác – Chìa Khóa Cho Nguồn Lực Ngoại Vi
Trong quản lý dự án, không phải mọi nguồn lực hay dịch vụ đều có sẵn nội bộ. Đôi khi, để đạt được mục tiêu dự án, chúng ta cần tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp hoặc nhà thầu từ bên ngoài. Đây chính là lúc các hoạt động mua sắm (Procurements) trở nên vô cùng quan trọng.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Làm việc với Procurements (Working with Procurements) – một khía cạnh trọng tâm của Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án (Project Work Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá toàn bộ quy trình từ việc đấu thầu, tổ chức hội nghị nhà thầu, cách lựa chọn nhà cung cấp và tiêu chí đánh giá, cho đến quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn đảm bảo dự án có được những gì cần thiết từ các nguồn bên ngoài một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Làm việc với Procurements (Working with Procurements)" tại đây:
1. Quy Trình Đấu Thầu (Bid Process): Tìm Kiếm Đối Tác Phù Hợp
Quy trình đấu thầu (Bid Process) là bước đầu tiên để tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng. Project Manager, cùng với các chuyên gia kỹ thuật và chuyên gia hợp đồng, sẽ phát triển các tài liệu đấu thầu để yêu cầu đề xuất từ các nhà cung cấp tiềm năng.
Tùy thuộc vào loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết, các tài liệu đấu thầu có thể bao gồm các loại sau:
1.1. Request for Information (RFI - Yêu cầu thông tin):
Mô tả: Được sử dụng để thu thập thêm thông tin từ thị trường trước khi gửi các tài liệu đấu thầu chính thức. RFI không phải là một yêu cầu ràng buộc để nhận đề xuất hay báo giá.
Mục đích: Giúp người mua hiểu rõ hơn về các giải pháp, công nghệ, khả năng sẵn có trên thị trường, hoặc các nhà cung cấp tiềm năng mà họ chưa biết.
Ví dụ: Nếu bạn cần một giải pháp phần mềm mới cho quản lý khách hàng nhưng chưa chắc chắn về các tùy chọn hiện có trên thị trường, bạn có thể gửi RFI cho các nhà cung cấp phần mềm để thu thập thông tin tổng quan.
1.2. Request for Proposal (RFP - Yêu cầu đề xuất):
Mô tả: Được sử dụng cho phạm vi công việc phức tạp hoặc không rõ ràng hoàn toàn, nơi người mua đang tìm kiếm nhà cung cấp để đề xuất một giải pháp. Người bán sẽ trình bày giải pháp đề xuất của họ, cách thức họ thực hiện, và chi phí ước tính.
Mục đích: Tìm kiếm giải pháp sáng tạo cho một vấn đề phức tạp.
Ví dụ: Bạn cần một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mới tích hợp nhiều chức năng phức tạp, bạn sẽ gửi RFP để các nhà cung cấp đưa ra đề xuất giải pháp chi tiết và cách tiếp cận của họ.
1.3. Request for Quote (RFQ - Yêu cầu báo giá):
Mô tả: Được sử dụng khi giá cả là yếu tố quyết định chính, và giải pháp được đề xuất đã có sẵn hoặc rất rõ ràng.
Mục đích: Lấy báo giá chi tiết cho hàng hóa hoặc dịch vụ tiêu chuẩn hóa, dễ dàng so sánh về giá.
Ví dụ: Bạn cần mua 500 chiếc laptop với cấu hình đã xác định rõ, bạn sẽ gửi RFQ để nhận báo giá cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
2. Hội Nghị Nhà Thầu (Bidder Conference): Đảm Bảo Sự Rõ Ràng & Công Bằng
Sau khi các tài liệu đấu thầu được phân phối, người mua thường tổ chức một Hội nghị nhà thầu (Bidder Conference), còn gọi là Hội nghị người bán (Vendor Conference) hoặc Tiền đàm phán thầu (Pre-bid Conference).
Mô tả: Đây là cuộc họp với tất cả các nhà cung cấp tiềm năng trước khi họ chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất.
Mục đích:
Đảm bảo tất cả các nhà cung cấp tiềm năng có sự hiểu biết rõ ràng và chung về việc mua sắm.
Làm rõ bất kỳ câu hỏi nào từ các nhà cung cấp và cung cấp thông tin bổ sung.
Đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho tất cả các nhà thầu bằng cách trả lời câu hỏi của tất cả các nhà thầu cùng một lúc.
Vai trò của Project Manager: Project Manager nên dẫn dắt hoặc tham gia tích cực vào cuộc họp này để làm rõ các yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, và trả lời câu hỏi từ phía nhà thầu.
Lưu ý: Sau hội nghị, tất cả các câu hỏi và câu trả lời quan trọng phải được tài liệu hóa và gửi cho tất cả các nhà thầu tiềm năng (kể cả những người không tham gia hội nghị) dưới dạng một phụ lục để đảm bảo tính công bằng.
3. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp (Source Selection) Và Tiêu Chí: Tìm Đối Tác Tối Ưu
Sau khi nhận được đề xuất từ các nhà cung cấp, bước tiếp theo là Lựa chọn nhà cung cấp (Source Selection) – quy trình xem xét các đề xuất và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Mô tả: Việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất thường dựa trên một số tiêu chí khác nhau, không chỉ riêng về giá.
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp (Source Selection Criteria): Các tiêu chí này thường được xác định và công bố trong tài liệu đấu thầu. Chúng có thể bao gồm:
Kinh nghiệm và uy tín: Số năm hoạt động, danh tiếng, và hồ sơ thành công trong các dự án tương tự.
Năng lực kỹ thuật: Chuyên môn về kỹ thuật hoặc công nghệ cụ thể, khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
Khả năng tài chính: Sự ổn định tài chính của nhà cung cấp để đảm bảo họ có thể hoàn thành hợp đồng.
Hiểu biết về nhu cầu: Mức độ nhà cung cấp hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu dự án của người mua.
Giá cả hoặc tổng chi phí vòng đời: Đây là một tiêu chí quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng là duy nhất (đặc biệt với RFP). Đối với RFQ, giá cả thường là tiêu chí chính.
Hiệu suất trong quá khứ: Chất lượng công việc trong các dự án trước đó.
Quá trình đánh giá: Một nhóm đánh giá (có thể bao gồm Project Manager, chuyên gia kỹ thuật, chuyên gia tài chính) sẽ phân tích các đề xuất dựa trên các tiêu chí này và chấm điểm để chọn nhà cung cấp ưu tiên.
4. Đàm Phán Hợp Đồng (Contracting): Chốt Thỏa Thuận Có Lợi
Sau khi chọn được nhà cung cấp ưu tiên, bước cuối cùng trong việc thực hiện mua sắm là Đàm phán và ký kết hợp đồng (Contracting).
Mô tả: Project Manager thường tham gia vào quá trình đàm phán này cùng với người quản lý mua sắm hoặc chuyên viên hợp đồng.
Mục đích của đàm phán:
Đạt được một mức giá công bằng và hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí là cạnh tranh và phản ánh đúng giá trị của công việc.
Làm rõ các điều khoản và điều kiện: Đảm bảo cả hai bên hiểu rõ và đồng ý với tất cả các điều khoản về phạm vi, lịch trình, chất lượng, thanh toán, quyền sở hữu trí tuệ, trách nhiệm, cơ chế giải quyết tranh chấp, v.v.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp: Một mối quan hệ hợp tác sẽ có lợi cho cả hai bên trong suốt dự án.
Vai trò của Project Manager trong đàm phán: Mặc dù chuyên gia hợp đồng thường dẫn dắt, Project Manager cần tham gia để đảm bảo rằng các điều khoản của hợp đồng là thực tế và có thể thực hiện được từ góc độ dự án. Nếu không có sự tham gia của Project Manager, có thể xảy ra trường hợp hợp đồng được ký kết mà sau này Project Manager phát hiện ra không thể hoàn thành được hoặc không có lợi cho dự án.
Ký hợp đồng: Sau khi đàm phán thành công, hợp đồng sẽ được ký kết chính thức bởi các bên có thẩm quyền. Hợp đồng là một tài liệu ràng buộc pháp lý.
Cập nhật tài liệu dự án: Sau khi hợp đồng được ký, kế hoạch và tài liệu dự án sẽ được cập nhật để tích hợp các ngày tháng, tài nguyên, chi phí, yêu cầu chất lượng và rủi ro của nhà cung cấp. Từ thời điểm đó, nhà cung cấp trở thành một bên liên quan của dự án. Project Manager cần đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của dự án và quản lý dự án (ví dụ: yêu cầu báo cáo tiến độ, tham gia các cuộc họp) được nêu rõ trong hợp đồng để giảm thiểu vấn đề và hiểu lầm.
Lời Kết: Quản Lý Mua Sắm – Sức Mạnh Từ Bên Ngoài
Làm việc với Procurements là một quá trình phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án có được các tài nguyên và dịch vụ cần thiết từ bên ngoài. Bằng cách thành thạo quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp một cách chiến lược và đàm phán hợp đồng hiệu quả, bạn sẽ trở thành một Project Manager có khả năng quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp, đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ và mang lại giá trị tối đa cho dự án.
Hãy nhớ rằng, mua sắm hiệu quả là chìa khóa để hoàn thành dự án, đồng thời bảo vệ lợi ích của tổ chức bạn. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Giám sát công việc mới và thay đổi (Monitoring New Work and Changes) – cách theo dõi và kiểm soát những thay đổi trong dự án.
0 Comments