Lời Mở Đầu: Thực Thi Dự Án – Sức Mạnh Từ Hành Động, Nhưng Cần Kiểm Chứng!
Bạn đã và đang nỗ lực thực hiện các hoạt động dự án, biến kế hoạch thành hiện thực. Nhưng làm thế nào để bạn biết chắc rằng công việc dự án (Project Work) đang được thực thi một cách hiệu quả, đúng hướng và tạo ra giá trị mong muốn? Việc chỉ đơn thuần "làm" là chưa đủ; Project Manager cần có khả năng "kiểm tra" và đánh giá hiệu suất của chính công việc đó.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Kiểm tra kết quả Project Work Performance Domain (Checking Results for Project Work) – một khía cạnh cốt lõi của Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá cách đánh giá hiệu quả của công việc dự án thông qua các báo cáo, kiểm toán, chỉ số hiệu suất và các tài liệu khác, từ đó liên tục cải thiện quy trình thực thi.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kiểm tra kết quả Project Work Performance Domain (Checking Results for Project Work)" tại đây:
1. Làm Thế Nào Để Biết Công Việc Dự Án Đang Hiệu Quả?
Mục tiêu chính của việc kiểm tra kết quả Miền hiệu suất Công việc dự án là đảm bảo rằng các hoạt động và chức năng liên quan đến việc thiết lập quy trình dự án, quản lý tài nguyên vật chất và thúc đẩy môi trường học hỏi đang được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu suất cao.
Project Manager cần đánh giá liên tục để trả lời các câu hỏi sau:
Liệu nhóm có đang tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất không?
Các quy trình có thực sự hỗ trợ việc bàn giao giá trị một cách hiệu quả không?
Chúng ta có đang sử dụng tài nguyên một cách tối ưu và giảm thiểu lãng phí không?
Liệu Project Manager có đang bảo vệ được khả năng sản xuất của nhóm và duy trì sự hài lòng của họ không?
Một Project Manager xuất sắc không chỉ "làm" mà còn "kiểm tra" và "tối ưu hóa" liên tục.
2. Các Dấu Hiệu và Chỉ Số Để Kiểm Tra Kết Quả Hiệu Quả
PMBOK® Guide phiên bản 7 đưa ra các cách cụ thể để kiểm tra kết quả của Miền hiệu suất Công việc dự án. Bạn có thể sử dụng sự kết hợp của các tài liệu và chỉ số sau:
2.1. Báo cáo trạng thái dự án (Status Reports):
Mô tả: Các báo cáo định kỳ (thường là hàng tuần hoặc hàng tháng) cung cấp thông tin tổng quan về tiến độ, các nhiệm vụ đã hoàn thành, những gì đang thực hiện, và các vấn đề hoặc rủi ro phát sinh.
Cách kiểm tra: "Các báo cáo trạng thái cho thấy công việc dự án hiệu quả và hiệu suất cao." Điều này thể hiện qua việc các báo cáo luôn được cập nhật, chính xác và phản ánh đúng tình hình dự án so với kế hoạch (baselines).
2.2. Kiểm toán quy trình (Process Audits) và hoạt động đảm bảo chất lượng (Quality Assurance activities):
Mô tả: Kiểm toán quy trình là việc xem xét độc lập các quy trình làm việc của dự án để đảm bảo chúng được tuân thủ và hoạt động hiệu quả. Hoạt động đảm bảo chất lượng (QA) tập trung vào việc đảm bảo quy trình sản xuất sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Cách kiểm tra: "Bằng chứng cho thấy các quy trình dự án đã được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của dự án và môi trường. Các cuộc kiểm toán quy trình và các hoạt động đảm bảo chất lượng cho thấy các quy trình phù hợp và được sử dụng hiệu quả." Điều này có thể được thể hiện qua các báo cáo kiểm toán cho thấy ít sai lệch quy trình, hoặc kết quả QA cho thấy chất lượng sản phẩm được tích hợp từ đầu.
2.3. Kế hoạch truyền thông (Communications Management Plan) và vật phẩm truyền thông:
Mô tả: Đánh giá việc thực thi kế hoạch truyền thông và các tài liệu giao tiếp (báo cáo, email, biên bản họp).
Cách kiểm tra: "Kế hoạch quản lý truyền thông của dự án và các vật phẩm truyền thông cho thấy các hoạt động truyền thông đã được lên kế hoạch đang được bàn giao cho các bên liên quan." "Có ít yêu cầu thông tin đột xuất (ad hoc requests) hoặc hiểu lầm có thể cho thấy các hoạt động tương tác và truyền thông không hiệu quả." Nếu các bên liên quan hài lòng với thông tin họ nhận được, đó là dấu hiệu tốt.
2.4. Lượng vật liệu sử dụng, phế liệu loại bỏ và số lần làm lại (Rework):
Mô tả: Các chỉ số liên quan đến việc quản lý tài nguyên vật lý và chất lượng của công việc.
Cách kiểm tra: "Lượng vật liệu được sử dụng, phế liệu bị loại bỏ, và số lần làm lại cho thấy tài nguyên đang được sử dụng hiệu quả." Các chỉ số thấp cho thấy việc quản lý vật liệu tốt, quy trình sản xuất ít lỗi và giảm lãng phí.
2.5. Kiểm toán mua sắm (Procurement Audit):
Mô tả: Việc xem xét độc lập các quy trình mua sắm từ đầu đến cuối để đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục của tổ chức đã được tuân thủ, và các hợp đồng được thực hiện hiệu quả.
Cách kiểm tra: "Một cuộc kiểm toán mua sắm cho thấy các quy trình phù hợp đã được sử dụng đầy đủ cho việc mua sắm và nhà thầu đang thực hiện theo kế hoạch." Điều này khẳng định việc quản lý nhà cung cấp là hiệu quả.
2.6. Nhật ký thay đổi (Change Log) và dữ liệu thay đổi:
Mô tả: Ghi nhận và theo dõi các yêu cầu thay đổi (Change Requests) và quyết định liên quan.
Cách kiểm tra: "Các dự án sử dụng cách tiếp cận dự đoán (Predictive) có nhật ký thay đổi cho thấy các thay đổi đang được đánh giá một cách toàn diện, có xem xét các tác động đến phạm vi, lịch trình, ngân sách, tài nguyên, các bên liên quan và rủi ro."
Ví dụ: Tỷ lệ thay đổi được phê duyệt so với tổng số yêu cầu thay đổi; thời gian trung bình để xử lý một yêu cầu thay đổi.
Trong các dự án sử dụng cách tiếp cận thích ứng (Agile), "backlog (Product Backlog) cho thấy tốc độ hoàn thành phạm vi (velocity) và tốc độ thêm phạm vi mới." Điều này giúp Project Manager kiểm soát Scope Creep một cách linh hoạt.
2.7. Tỷ lệ hoàn thành phạm vi (Scope Completion Rate) và tốc độ nhóm (Team Velocity):
Mô tả: Các chỉ số định lượng về khả năng bàn giao giá trị của nhóm.
Cách kiểm tra: "Báo cáo trạng thái của nhóm cho thấy ít lỗi hơn và ít phải làm lại hơn, với tốc độ tăng lên."
Tỷ lệ hoàn thành phạm vi: Số lượng tính năng/user stories đã hoàn thành so với tổng số đã cam kết.
Team Velocity (Tốc độ nhóm): Đo lường khối lượng công việc (ví dụ: Story Points) mà nhóm hoàn thành trong mỗi Sprint. Velocity ổn định hoặc tăng dần là dấu hiệu của một nhóm Agile hiệu quả và năng suất cao.
Lời Kết: Kiểm Tra – Nâng Tầm Hiệu Suất Thực Thi
Kiểm tra kết quả Miền hiệu suất Công việc dự án là một hoạt động liên tục và thiết yếu để đảm bảo dự án của bạn được thực thi một cách hiệu quả, từ đó bàn giao giá trị thực sự. Bằng cách tập trung vào các báo cáo trạng thái, kiểm toán quy trình, hiệu quả truyền thông, sử dụng tài nguyên, quản lý mua sắm, theo dõi thay đổi và tốc độ nhóm, Project Manager có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết, thúc đẩy sự cải tiến liên tục và xây dựng một đội ngũ dự án thực sự xuất sắc.
Hãy nhớ rằng, công việc dự án không chỉ được thực hiện mà còn được thực hiện một cách thông minh và có thể đo lường được! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ bắt đầu khám phá một miền hiệu suất mới: Miền hiệu suất Bàn giao (Delivery Performance Domain) – nơi sản phẩm và giá trị được hiện thực hóa.
0 Comments