Lời Mở Đầu: Hơn Cả "Sản Phẩm" – Đó Là Minh Chứng Cho Nỗ Lực Dự Án
Bạn đã đi qua quá trình lập kế hoạch, thực thi công việc và quản lý tài nguyên. Giờ đây, đã đến lúc những nỗ lực đó kết tinh thành những thứ hữu hình hoặc vô hình có thể nhận thấy được. Đây chính là Deliverables (Sản phẩm bàn giao) – kết quả trực tiếp của công việc dự án. Việc hiểu rõ bản chất của deliverables là điều cốt yếu trong Miền Hiệu Suất Bàn Giao (Delivery Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Deliverables: từ việc định nghĩa chúng là sản phẩm trung gian hay cuối cùng, cách chúng tạo ra các kết quả mong muốn (outcomes), cho đến tầm quan trọng của việc chúng phải phản ánh chính xác yêu cầu, phạm vi và chất lượng đã định. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn đảm bảo dự án không chỉ hoàn thành mà còn bàn giao giá trị thực sự cho khách hàng.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Deliverables (Sản phẩm bàn giao)" tại đây:
1. Deliverables Là Sản Phẩm Trung Gian Hoặc Cuối Cùng Của Dự Án
1.1. Định nghĩa Deliverable: Trong quản lý dự án, Deliverable (Sản phẩm bàn giao) là bất kỳ sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả trung gian hoặc cuối cùng, duy nhất và có thể xác minh được, cần thiết để hoàn thành một quy trình, giai đoạn hoặc dự án.
Duy nhất và có thể xác minh được: Điều này có nghĩa là bạn có thể kiểm tra xem deliverable đó có tồn tại và đáp ứng các tiêu chí đã đặt ra hay không. Ví dụ: bạn có thể nhìn thấy một bản thiết kế, kiểm thử một module phần mềm, hoặc đọc một báo cáo.
Trung gian hoặc cuối cùng: Deliverables không chỉ là sản phẩm cuối cùng bạn trao cho khách hàng. Chúng còn bao gồm các sản phẩm "trung gian" được tạo ra trong suốt vòng đời dự án, đóng vai trò là đầu vào cho các giai đoạn tiếp theo hoặc là bằng chứng cho tiến độ.
1.2. Ví dụ về Deliverables:
Sản phẩm trung gian:
Trong xây dựng: Bản vẽ kiến trúc, kết cấu; mô hình 3D; bản báo cáo khảo sát địa chất; móng nhà đã hoàn thành; khung sườn tòa nhà.
Trong phát triển phần mềm: Bản thiết kế giao diện người dùng (UI/UX); tài liệu đặc tả yêu cầu; module lập trình hoàn chỉnh; kết quả kiểm thử đơn vị; bản thử nghiệm (beta version).
Trong marketing: Bản nháp chiến dịch quảng cáo; nội dung kịch bản video; báo cáo nghiên cứu thị trường.
Sản phẩm cuối cùng:
Trong xây dựng: Ngôi nhà, cây cầu, nhà máy đã hoàn thành và sẵn sàng sử dụng.
Trong phát triển phần mềm: Ứng dụng di động đã được phát hành trên App Store; hệ thống CRM đã triển khai và hoạt động.
Trong marketing: Chiến dịch quảng cáo đã được thực hiện và đo lường.
Việc nhận diện cả deliverables trung gian và cuối cùng là quan trọng để theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và đảm bảo rằng các bước cần thiết đang được hoàn thành để đạt được mục tiêu cuối cùng.
2. Tạo Ra Outcomes Mà Dự Án Được Thực Hiện Để Tạo Ra
Một điểm quan trọng mà PMBOK® Guide phiên bản 7 nhấn mạnh là sự phân biệt giữa Outputs (Đầu ra / Deliverables) và Outcomes (Kết quả mong muốn).
Outputs (Đầu ra / Deliverables): Là sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể do dự án tạo ra. Đây là những thứ bạn có thể nhìn thấy, chạm vào hoặc đo lường trực tiếp.
Outcomes (Kết quả mong muốn): Là kết quả hoặc hậu quả cuối cùng của một quy trình hoặc dự án, tập trung vào các lợi ích và giá trị mà dự án được thực hiện để bàn giao. Outcomes là lý do thực sự đằng sau việc thực hiện dự án.
Mối quan hệ: Các deliverables của dự án là đầu ra trực tiếp của công việc được thực hiện. Tuy nhiên, chúng không phải là mục tiêu cuối cùng. Các deliverables cho phép đạt được các kết quả mà dự án được thực hiện để tạo ra.
Ví dụ:
Deliverable (Output): Bạn bàn giao một website thương mại điện tử mới.
Outcome (Kết quả mong muốn): Tăng 20% doanh số bán hàng trực tuyến trong 6 tháng.
Giải thích: Website là sản phẩm bạn xây dựng. Nhưng mục đích của dự án không chỉ là có website đó; mục đích là để website đó giúp tăng doanh số. Nếu website được bàn giao nhưng không làm tăng doanh số, thì dù bạn có hoàn thành nó đúng thời hạn và ngân sách, dự án vẫn có thể bị coi là thất bại về mặt kinh doanh.
Project Manager cần hiểu rõ cả deliverables và outcomes mong muốn. Nếu chỉ tập trung vào việc bàn giao sản phẩm mà bỏ qua outcomes, dự án có thể được coi là "thành công" về mặt kỹ thuật nhưng lại thất bại trong việc tạo ra giá trị kinh doanh thực sự. Các bên liên quan có thể cảm thấy dự án đã thất bại nếu đầu ra của dự án không làm tăng năng suất, giảm chi phí hoặc đạt được lợi ích như mong đợi.
3. Phản Ánh Yêu Cầu, Phạm Vi Và Chất Lượng
Deliverables không tồn tại độc lập hay được tạo ra một cách ngẫu nhiên. Chúng phải phản ánh một cách chính xác các yếu tố đã được định nghĩa và thống nhất cho dự án:
3.1. Phản ánh Yêu cầu (Requirements):
Mô tả: Deliverables phải đáp ứng các yêu cầu đã được xác định và tài liệu hóa từ các bên liên quan. Một yêu cầu là một điều kiện hoặc khả năng cần thiết phải có trong một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả để đáp ứng một nhu cầu kinh doanh.
Ví dụ: Nếu yêu cầu là "hệ thống phải hỗ trợ thanh toán qua thẻ tín dụng và ví điện tử", thì deliverable (hệ thống) phải có chức năng này và hoạt động đúng.
3.2. Phản ánh Phạm vi (Scope):
Mô tả: Deliverables phải nằm trong tổng phạm vi công việc đã được cam kết và định nghĩa bởi dự án. Phạm vi là tổng các sản phẩm, dịch vụ và kết quả sẽ được cung cấp.
Ví dụ: Nếu phạm vi dự án là "phát triển một ứng dụng quản lý tác vụ với tính năng tạo, chỉnh sửa, xóa và xem tác vụ", thì deliverable (ứng dụng) phải bao gồm tất cả các tính năng đó mà không thêm tính năng không được yêu cầu ("scope creep").
3.3. Phản ánh Chất lượng (Quality):
Mô tả: Deliverables phải đáp ứng các tiêu chuẩn và kỳ vọng về chất lượng đã được thiết lập. Chất lượng là mức độ mà một tập hợp các đặc điểm vốn có của một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đáp ứng các yêu cầu.
Ví dụ: Nếu yêu cầu chất lượng là "ứng dụng phải có thời gian phản hồi dưới 1 giây" hoặc "tỷ lệ lỗi không quá 0.01%", thì deliverable phải được kiểm thử và xác nhận đạt được tiêu chuẩn đó.
Việc đảm bảo deliverables đáp ứng các tiêu chí về yêu cầu, phạm vi và chất lượng là chìa khóa để đạt được sự chấp nhận của khách hàng và thành công của dự án. Điều này giúp tránh làm lại (rework), chi phí phát sinh và sự không hài lòng của các bên liên quan.
Lời Kết: Deliverables – Kiến Tạo Giá Trị Bằng Thực Tế
Deliverables là những cột mốc hữu hình trên hành trình dự án, là minh chứng cho những nỗ lực đã bỏ ra. Chúng không chỉ là sản phẩm cuối cùng mà còn là những bước đệm quan trọng giúp chúng ta đạt được các kết quả mong muốn và giá trị thực sự. Bằng cách hiểu rõ bản chất của deliverables, vai trò của chúng trong việc tạo ra outcomes, và cách chúng phản ánh yêu cầu, phạm vi và chất lượng, bạn sẽ trở thành một Project Manager hiệu quả hơn.
Hãy nhớ rằng, deliverables không chỉ là làm ra, mà là làm đúng và tạo ra lợi ích! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Yêu cầu (Requirements) – việc xác định những gì khách hàng thực sự cần.
0 Comments