Lời Mở Đầu: Đối Mặt Với Biến Động – Đánh Giá Để Vững Bước
Bạn đã đi sâu vào việc hiểu và quản lý các dạng khác nhau của sự không chắc chắn trong dự án: từ rủi ro, mơ hồ, phức tạp đến biến động. Bạn cũng đã trang bị cho mình các chiến lược để phản ứng với mối đe dọa và nắm bắt cơ hội, cùng với việc quản lý các khoản dự trữ. Nhưng làm thế nào để bạn biết rằng những nỗ lực quản lý sự không chắc chắn đó có thực sự hiệu quả và đang bảo vệ dự án của bạn?
Đây chính là lúc chúng ta cần đến bước cuối cùng trong Miền Hiệu Suất Sự Không Chắc Chắn (Uncertainty Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7: Kiểm tra kết quả Uncertainty Performance Domain (Checking Results for Uncertainty). Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh giá khả năng quản lý sự không chắc chắn của dự án, từ đó liên tục cải thiện và tăng cường sự kiên cường của dự án.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kiểm tra kết quả Uncertainty Performance Domain (Checking Results for Uncertainty)" tại đây:
1. Làm Thế Nào Để Biết Bạn Đã Quản Lý Sự Không Chắc Chắn Hiệu Quả?
Mục tiêu chính của việc kiểm tra kết quả Miền hiệu suất Sự không chắc chắn là để xác định xem việc đánh giá hiệu suất dự án và các hành động được thực hiện để quản lý rủi ro và sự không chắc chắn có hiệu quả hay không. Việc này đảm bảo rằng dự án không bị các yếu tố bất ngờ làm trật bánh và có thể tận dụng các cơ hội.
Project Manager cần liên tục đánh giá để trả lời các câu hỏi sau:
Liệu nhóm có nhận thức đầy đủ về môi trường dự án và những thay đổi tiềm ẩn không?
Chúng ta có đang chủ động đối phó với rủi ro và cơ hội, hay chỉ phản ứng khi vấn đề đã xảy ra?
Các quyết định của chúng ta có đang giúp giảm bớt sự không chắc chắn theo thời gian không?
Các khoản dự trữ có được sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả không?
2. Các Tiêu Chí Kiểm Tra Kết Quả Của Việc Quản Lý Sự Không Chắc Chắn Hiệu Quả
PMBOK® Guide phiên bản 7 đưa ra các cách cụ thể để kiểm tra kết quả của Miền hiệu suất Sự không chắc chắn. Chúng ta sẽ xem xét các yếu tố sau:
2.1. Nhận thức về môi trường (Awareness of the Environment):
Mô tả: Có được hiểu biết đáng tin cậy về tình trạng hiện tại của môi trường mà dự án đang được thực hiện. Điều này bao gồm cả yếu tố nội bộ và bên ngoài, và khả năng nhận diện các thay đổi.
Cách kiểm tra: "Các bài học kinh nghiệm (Lessons Learned), các buổi retrospectives, các bài kiểm tra chức năng sản phẩm và việc sử dụng các mô hình, phương pháp và vật phẩm về sự không chắc chắn được nhóm dự án sử dụng cho thấy sự hiểu biết về môi trường đang phát triển."
Ví dụ: Nhóm dự án thường xuyên thảo luận về các xu hướng công nghệ mới hoặc thay đổi trong sở thích khách hàng, và điều chỉnh Product Backlog dựa trên những nhận thức đó.
2.2. Chủ động khám phá và phản ứng với sự không chắc chắn (Proactively Exploring and Responding to Uncertainty):
Mô tả: Nhóm dự án và Project Manager không thụ động chờ đợi vấn đề xảy ra. Thay vào đó, họ chủ động xác định và lập kế hoạch phản ứng với các mối đe dọa và cơ hội.
Cách kiểm tra: "Các chỉ số dẫn đầu về rủi ro cho thấy nhóm dự án đang chủ động xác định và phản ứng với các mối đe dọa và cơ hội." "Có các mục mới trong nhật ký rủi ro (Risk Register) về các rủi ro mới được xác định và các hành động được thực hiện cho các rủi ro được xác định trước đó."
Ví dụ: Trong cuộc họp Daily Standup, thành viên nhóm báo cáo về một trở ngại tiềm ẩn, và Project Manager ngay lập tức ghi vào Issue Log hoặc Risk Register để theo dõi và lên kế hoạch xử lý.
2.3. Nhận thức về sự phụ thuộc lẫn nhau (Awareness of Interdependencies):
Mô tả: Nhóm dự án nhận thức được các tương tác, phụ thuộc và mối quan hệ giữa các thành phần khác nhau của dự án và với các hệ thống bên ngoài.
Cách kiểm tra: "Các vật phẩm dự án (ví dụ: sơ đồ mạng lưới hoạt động, sơ đồ luồng dữ liệu) và các cuộc trò chuyện hàng ngày cho thấy nhóm dự án nhận thức được các tương tác, phụ thuộc và mối quan hệ giữa các thành phần."
Ví dụ: Nhóm phát triển backend hiểu rằng việc chậm trễ của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhóm frontend và bộ phận triển khai, và họ chủ động giao tiếp về tiến độ của mình.
2.4. Khả năng dự đoán các mối đe dọa và cơ hội (Predictability of Threats and Opportunities):
Mô tả: Dữ liệu dự báo hiệu suất dự án theo lịch trình và chi phí cho thấy mức độ không chắc chắn giảm dần theo thời gian.
Cách kiểm tra: "Dự báo hiệu suất dự án theo lịch trình và chi phí cho thấy mức độ không chắc chắn giảm dần theo thời gian." Các dự báo EVM (Earned Value Management) như EAC (Estimate at Completion) của bạn ngày càng chính xác hơn khi dự án tiến triển, và có ít "bất ngờ lớn" xảy ra làm chệch hướng dự án. Điều này cho thấy khả năng dự đoán được cải thiện.
2.5. Dự án được bàn giao không bị tác động tiêu cực (Project Deliveries Not Negatively Impacted):
Mô tả: Các sản phẩm bàn giao, lịch trình và ngân sách của dự án ít bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các rủi ro và sự không chắc chắn.
Cách kiểm tra: "Các sản phẩm bàn giao, lịch trình và ngân sách của dự án ít bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các rủi ro và sự không chắc chắn." Đây là kết quả trực tiếp của quản lý rủi ro hiệu quả. Nếu rủi ro được quản lý tốt, chúng sẽ không làm chệch hướng dự án khỏi mục tiêu ban đầu.
2.6. Cơ hội được hiện thực hóa (Opportunities Realized):
Mô tả: Các cơ hội rủi ro tích cực được nhận diện và khai thác để mang lại lợi ích cho dự án.
Cách kiểm tra: "Các cơ hội rủi ro tích cực (như đã học trong Video 83) được nhận diện và các hành động được thực hiện để khai thác, nâng cao, hoặc chia sẻ chúng để mang lại lợi ích cho dự án."
2.7. Dự trữ được sử dụng hiệu quả (Reserves Used Effectively):
Mô tả: Các khoản dự trữ dự phòng (Contingency Reserve) và dự trữ quản lý (Management Reserve) được sử dụng một cách có chiến lược và hiệu quả, chỉ khi cần thiết và có lý do chính đáng.
Cách kiểm tra: "Các khoản dự trữ được sử dụng một cách có chiến lược và hiệu quả." Việc sử dụng dự trữ quá mức hoặc không có kế hoạch có thể là dấu hiệu của quản lý rủi ro kém hiệu quả.
Lời Kết: Quản Lý Không Chắc Chắn – Sức Mạnh Của Sự Kiên Cường
Kiểm tra kết quả Miền hiệu suất Sự không chắc chắn là chìa khóa để đảm bảo rằng bạn không chỉ phản ứng với rủi ro mà còn chủ động điều hướng và biến thách thức thành cơ hội. Bằng cách tập trung vào nhận thức môi trường, sự chủ động, hiểu biết về các phụ thuộc, khả năng dự đoán và các kết quả thực tế, bạn sẽ có một hệ thống quản lý rủi ro mạnh mẽ, giúp dự án của bạn vượt qua mọi sóng gió và đạt được thành công bền vững.
Hãy nhớ rằng, Project Manager giỏi là người biến sự không chắc chắn thành khả năng thích nghi và kiên cường! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ bắt đầu khám phá một phần mới: Các kiến thức nền tảng và Miền khác, bắt đầu với Project Charter: Bản tuyên bố dự án.
0 Comments