Lời Mở Đầu: Lãnh Đạo – Hơn Cả Chức Danh, Đó Là Một Phong Cách Phục Vụ
Bạn đã học cách xây dựng văn hóa và phát triển đội ngũ dự án. Giờ đây, để tối đa hóa tiềm năng của nhóm, chúng ta cần nói về vai trò trung tâm của lãnh đạo. Trong quản lý dự án hiện đại, đặc biệt là trong môi trường linh hoạt (Agile), hình mẫu của một Project Manager đã chuyển dịch đáng kể từ người chỉ đạo sang một người lãnh đạo phục vụ (Servant Leader).
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Lãnh đạo đội ngũ dự án (Leading the Team) – một khía cạnh cốt lõi của Miền Hiệu Suất Đội Ngũ (Team Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá ý nghĩa của việc trở thành một Servant Leader, những trách nhiệm cụ thể của họ, và các kỹ năng lãnh đạo thiết yếu mà mọi Project Manager cần trau dồi để truyền cảm hứng và thúc đẩy đội ngũ của mình.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Lãnh đạo đội ngũ dự án (Leading the Team)" tại đây:
1. Project Manager Như Một Servant Leader (Người Lãnh Đạo Phục Vụ)
Khái niệm Servant Leader (Người lãnh đạo phục vụ) là một triết lý lãnh đạo tập trung vào việc ưu tiên sự phát triển và nhu cầu của những người được lãnh đạo. Thay vì quyền lực từ trên xuống, Servant Leader chia sẻ quyền lực, tập trung vào việc hỗ trợ, cố vấn và trao quyền cho đội ngũ của mình.
Tư duy cốt lõi: Servant Leader tin rằng bằng cách phục vụ và hỗ trợ nhóm, họ sẽ giúp nhóm đạt được hiệu suất cao nhất có thể. Vai trò của Project Manager chuyển từ việc là trung tâm của mọi sự phối hợp sang phục vụ và hỗ trợ đội ngũ.
Thúc đẩy tự quản lý và sở hữu chung: Servant Leader khuyến khích việc phân bổ trách nhiệm cho đội ngũ – tức là trao quyền cho những người có kiến thức trực tiếp về công việc. Điều này giúp nhóm tự quản lý, tự ra quyết định và có cảm giác sở hữu chung đối với kết quả dự án.
Môi trường ưu tiên con người: Một môi trường dự án ưu tiên tầm nhìn, sự sáng tạo, động lực, nhiệt huyết, sự khuyến khích và sự đồng cảm sẽ hỗ trợ tốt hơn cho kết quả dự án. Servant Leader tạo ra môi trường này.
Ví dụ thực tế: Thay vì ra lệnh "Bạn phải hoàn thành nhiệm vụ này vào thứ Sáu", một Servant Leader sẽ hỏi "Bạn cần sự hỗ trợ nào để hoàn thành nhiệm vụ này vào thứ Sáu?", hoặc "Có trở ngại nào tôi có thể giúp bạn loại bỏ không?". Họ tập trung vào việc tạo điều kiện cho thành viên nhóm thành công.
2. Trách Nhiệm Của Servant Leader: Hỗ Trợ Đội Ngũ Từ Mọi Góc Độ
Servant Leader không chỉ mang một tư duy; họ có những trách nhiệm cụ thể để hỗ trợ đội ngũ và dự án thành công. Các trách nhiệm chính bao gồm:
2.1. Loại bỏ trở ngại (Obstacle Removal / Impediment Removal):
Mô tả: Vì đội ngũ dự án là người tạo ra phần lớn giá trị, một vai trò quan trọng của người lãnh đạo phục vụ là tối đa hóa việc bàn giao bằng cách loại bỏ các trở ngại (impediments) cản trở tiến độ của họ.
Ví dụ: Một thành viên nhóm đang gặp khó khăn vì không có quyền truy cập vào một hệ thống cần thiết. Servant Leader sẽ không đổ lỗi mà chủ động liên hệ với bộ phận IT để giải quyết vấn đề, giúp thành viên tiếp tục công việc.
2.2. Bảo vệ nhóm khỏi sự phân tâm (Diversion Shield):
Mô tả: Người lãnh đạo phục vụ bảo vệ đội ngũ dự án khỏi những phân tâm nội bộ và bên ngoài có thể làm chệch hướng đội ngũ khỏi các mục tiêu hiện tại.
Ví dụ: Khi có một bên liên quan liên tục yêu cầu nhóm làm thêm những công việc không thuộc phạm vi Sprint hiện tại, Project Manager sẽ là người đứng ra "che chắn" cho nhóm, lịch sự từ chối hoặc đưa yêu cầu đó vào Product Backlog để xem xét ưu tiên sau.
2.3. Khuyến khích và phát triển cá nhân (Encouragement and Development Opportunities):
Mô tả: Người lãnh đạo phục vụ cung cấp các công cụ, sự khuyến khích và cơ hội phát triển để giữ cho đội ngũ hài lòng và năng suất.
Ví dụ: Tìm hiểu điều gì thúc đẩy từng thành viên trong nhóm (qua các mô hình động lực như McClelland's Theory of Needs), tìm cách khen thưởng họ vì những công việc tốt, và vận động cho việc đào tạo hoặc phát triển nghề nghiệp của họ.
2.4. Tạo điều kiện cho sự đóng góp của người khác (Pave the Way for Others' Contribution):
Mô tả: Trong Agile, đội ngũ quản lý quy trình và sản phẩm công việc của mình. Project Manager làm việc để đáp ứng nhu cầu của đội, dự án và tổ chức, tạo điều kiện cho mọi người đóng góp tốt nhất.
Ví dụ: Đảm bảo không gian làm việc nhóm phù hợp, làm việc với quản lý chức năng để cho phép nhóm tập trung vào một dự án tại một thời điểm, hoặc hỗ trợ Product Owner phát triển các user story rõ ràng với nhóm.
2.5. Giao tiếp và xây dựng cầu nối (Communication and Bridge Building):
Mô tả: Servant Leader quản lý các mối quan hệ để xây dựng giao tiếp và sự phối hợp trong và giữa các nhóm. Họ trở thành những người xây dựng cầu nối và huấn luyện viên khách quan.
Ví dụ: Khi có mâu thuẫn giữa hai phòng ban, Project Manager đóng vai trò trung gian, tạo điều kiện để các bên hiểu nhau và tìm giải pháp, thay vì trực tiếp đưa ra quyết định mà không có sự tham gia.
3. Kỹ Năng Lãnh Đạo Thiết Yếu: Sức Mạnh Từ Bên Trong
Để thực hiện vai trò Servant Leader một cách hiệu quả, Project Manager cần phát triển một loạt các kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Đây là những kỹ năng mềm mà PMI nhấn mạnh cho sự nghiệp quản lý dự án:
3.1. Critical Thinking (Tư duy phản biện):
Mô tả: Khả năng phân tích thông tin một cách khách quan, nhận diện các vấn đề, đánh giá các lập luận, và đưa ra quyết định dựa trên lý trí chứ không phải cảm xúc. Project Manager cần nhìn dự án từ mọi góc độ để giải quyết vấn đề hiệu quả.
3.2. Establishing and Maintaining Vision (Xây dựng và duy trì tầm nhìn):
Mô tả: Mỗi dự án đều có một mục đích. Project Manager cần truyền đạt tầm nhìn dự án một cách rõ ràng và hấp dẫn, mô tả một cái nhìn thực tế về kết quả dự án trong tương lai. Tầm nhìn này giúp mọi người cam kết và định hướng nỗ lực của mình.
3.3. Motivation (Động lực):
Mô tả: Khả năng thúc đẩy các thành viên trong nhóm dự án. Điều này bao gồm việc hiểu điều gì thúc đẩy từng cá nhân (động lực nội tại/ngoại tại, nhu cầu McClelland) và làm việc với họ theo cách mà họ vẫn cam kết với dự án.
3.4. Interpersonal Skills (Kỹ năng giao tiếp cá nhân):
Mô tả: Các kỹ năng như trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence), ra quyết định (Decision Making) và giải quyết xung đột (Conflict Resolution). Các kỹ năng này giúp mọi người thích nghi với công việc và với nhau, tăng khả năng thành công của dự án. Project Manager cần là người lắng nghe chủ động và đồng cảm.
Lời Kết: Lãnh Đạo Phục Vụ – Con Đường Đến Thành Công Bền Vững
Lãnh đạo đội ngũ dự án, đặc biệt với tư cách là một Servant Leader, là một trong những khía cạnh bổ ích nhất của quản lý dự án. Nó đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy từ "người điều khiển" sang "người hỗ trợ". Bằng cách tập trung vào việc loại bỏ trở ngại, bảo vệ và phát triển đội ngũ, đồng thời liên tục trau dồi các kỹ năng lãnh đạo thiết yếu, bạn sẽ không chỉ đạt được các mục tiêu dự án mà còn xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ, gắn kết và hiệu suất cao.
Hãy nhớ rằng, sức mạnh của đội ngũ chính là sức mạnh của dự án. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Kỹ năng giao tiếp cá nhân cho đội ngũ (Interpersonal Skills for the Team) – khám phá chi tiết hơn các kỹ năng mềm cốt lõi.
0 Comments