Lời Mở Đầu: Sức Mạnh Vô Hình Từ Các Kỹ Năng Mềm
Chúng ta đã khám phá cách xây dựng và lãnh đạo đội ngũ dự án. Giờ đây, để các thành viên trong nhóm thực sự làm việc ăn ý, giải quyết vấn đề hiệu quả và duy trì tinh thần tích cực, chúng ta cần đi sâu vào các kỹ năng giao tiếp cá nhân (Interpersonal Skills). Đây là những kỹ năng mềm cốt lõi giúp kết nối con người và thúc đẩy sự hợp tác, một phần không thể thiếu của Miền Hiệu Suất Đội Ngũ (Team Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7.
Bài viết này sẽ đưa bạn khám phá ba kỹ năng giao tiếp cá nhân thiết yếu: Trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence) với các khía cạnh của nó, các phương pháp Ra quyết định (Decision Making) (đơn phương và nhóm), và nghệ thuật Quản lý xung đột (Conflict Management) bằng cách tập trung vào vấn đề. Nắm vững những kỹ năng này không chỉ giúp bạn trong kỳ thi PMP mà còn là chìa khóa cho sự nghiệp Project Manager thành công.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kỹ năng giao tiếp cá nhân cho đội ngũ (Interpersonal Skills for the Team)" tại đây:
1. Trí Tuệ Cảm Xúc (Emotional Intelligence - EQ): Nắm Bắt Cảm Xúc Để Lãnh Đạo
Trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence - EQ) là khả năng nhận biết cảm xúc của chính chúng ta và của người khác, và sử dụng thông tin này để hướng dẫn suy nghĩ và hành vi. EQ cao là nền tảng cho giao tiếp, hợp tác và lãnh đạo hiệu quả trong mọi môi trường, đặc biệt là trong quản lý dự án.
Trí tuệ cảm xúc thường được chia thành bốn khía cạnh chính:
1.1. Self-awareness (Tự nhận thức):
Mô tả: Là khả năng hiểu rõ cảm xúc, mục tiêu, động lực, điểm mạnh và điểm yếu của bản thân một cách thực tế. Nó giúp bạn nhận diện cảm xúc của mình và cách chúng ảnh hưởng đến hành vi.
Ví dụ: Một Project Manager tự nhận thức sẽ biết mình có xu hướng lo lắng khi deadline đến gần, và chủ động tìm cách quản lý cảm xúc đó để không gây áp lực lên đội nhóm.
1.2. Self-management / Self-regulation (Tự quản lý):
Mô tả: Là khả năng kiểm soát và điều chỉnh những cảm xúc và thôi thúc gây rối. Nó là khả năng suy nghĩ trước khi hành động, tạm dừng các phán đoán vội vàng và quyết định bốc đồng.
Ví dụ: Khi nhận được một email gay gắt từ bên liên quan, thay vì trả lời ngay lập tức trong cơn giận, Project Manager có khả năng tự quản lý sẽ hít thở sâu, suy nghĩ kỹ và đưa ra phản hồi chuyên nghiệp, khách quan.
1.3. Social awareness (Nhận thức xã hội):
Mô tả: Là khả năng đồng cảm và xem xét cảm xúc, nhu cầu của người khác. Điều này bao gồm khả năng đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ, ngôn ngữ cơ thể và hiểu được bầu không khí chung của một nhóm.
Ví dụ: Project Manager nhận thấy một thành viên nhóm đang im lặng và có vẻ buồn bã trong cuộc họp, dù người đó thường rất năng động. Với nhận thức xã hội, Project Manager sẽ chủ động hỏi thăm hoặc gặp riêng để tìm hiểu vấn đề.
1.4. Social skill (Kỹ năng xã hội):
Mô tả: Là đỉnh cao của các khía cạnh EQ khác, liên quan đến khả năng quản lý các nhóm người, xây dựng mạng lưới xã hội, tìm kiếm điểm chung với các bên liên quan khác nhau và xây dựng mối quan hệ.
Ví dụ: Project Manager có kỹ năng xã hội tốt sẽ dễ dàng xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng, hòa giải các mâu thuẫn giữa các phòng ban, và tạo động lực cho đội ngũ.
Khả năng tự nhận thức và tự quản lý giúp chúng ta giữ bình tĩnh và hiệu quả trong các tình huống khó khăn. Khía cạnh nhận thức xã hội và kỹ năng xã hội giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
2. Ra Quyết Định (Decision Making): Đơn Phương Hay Tập Thể?
Project Manager và đội ngũ dự án đưa ra rất nhiều quyết định hàng ngày, từ những quyết định nhỏ về kỹ thuật đến những quyết định chiến lược lớn. Việc lựa chọn phương pháp ra quyết định phù hợp là rất quan trọng:
2.1. Unilateral Decision Making (Quyết định đơn phương):
Đặc điểm: Một cá nhân (thường là Project Manager hoặc người có thẩm quyền) đưa ra quyết định mà không cần tham khảo ý kiến hoặc đồng thuận từ người khác.
Ưu điểm: Nhanh chóng, hiệu quả trong tình huống khẩn cấp hoặc khi vấn đề đơn giản, không cần nhiều ý kiến đóng góp.
Nhược điểm: Dễ mắc lỗi nếu người ra quyết định thiếu thông tin hoặc góc nhìn đa dạng. Có thể làm giảm động lực và sự cam kết của những người bị ảnh hưởng bởi quyết định, vì họ có thể cảm thấy quan điểm của mình không được xem xét.
Ví dụ: Trong tình huống khẩn cấp khi hệ thống bị sập, Project Manager (hoặc người chịu trách nhiệm) có thể đưa ra quyết định đơn phương về cách khắc phục tạm thời để khôi phục dịch vụ nhanh nhất.
2.2. Group-based Decision Making (Ra quyết định dựa trên nhóm):
Đặc điểm: Nhiều thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan cùng tham gia vào quá trình thảo luận và đưa ra quyết định.
Ưu điểm: Khai thác được kiến thức, kinh nghiệm đa dạng của một nhóm, dẫn đến các quyết định chất lượng cao hơn và được chấp nhận rộng rãi hơn. Tăng sự cam kết với kết quả, ngay cả khi lựa chọn được chọn không phải là lựa chọn đầu tiên của mọi người.
Nhược điểm: Tốn thời gian hơn, có thể dẫn đến "Groupthink" (tư duy tập thể) nếu không được điều phối tốt.
Ví dụ: Nhóm dự án cùng nhau thảo luận để lựa chọn giải pháp kiến trúc cho một module phần mềm mới, cân nhắc các ưu nhược điểm từ góc độ phát triển, kiểm thử và vận hành.
Mô hình phân kỳ/hội tụ: Ra quyết định của nhóm thường tuân theo mô hình phân kỳ/hội tụ. Các bên liên quan trước tiên được khuyến khích để tạo ra một tập hợp rộng các giải pháp thay thế (phân kỳ). Sau đó, sau khi một phổ rộng các lựa chọn đã được tạo ra, nhóm dự án sẽ hội tụ vào một giải pháp ưu tiên.
Mục tiêu là đưa ra quyết định nhanh chóng nhưng vẫn toàn diện, tận dụng kiến thức đa dạng của nhóm một cách tôn trọng. Đối với những quyết định vượt quá thẩm quyền của nhóm dự án, họ có thể xem xét các lựa chọn thay thế, đánh giá tác động và chuyển quyết định lên cấp có thẩm quyền phù hợp.
3. Quản Lý Xung Đột (Conflict Management): Tập Trung Vào Vấn Đề, Không Đổ Lỗi
Xung đột (conflict) là một phần không thể tránh khỏi trong mọi dự án, đặc biệt là khi có nhiều cá nhân và bên liên quan với các quan điểm và lợi ích khác nhau. PMI coi xung đột là một yếu tố tự nhiên của sự tương tác trong tổ chức và dự án, thậm chí có thể mang lại cơ hội để cải thiện.
Tầm quan trọng của giải quyết kịp thời: Xử lý xung đột trước khi nó leo thang vượt quá mức tranh luận hữu ích sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn. Nếu không được giải quyết, các mâu thuẫn nhỏ có thể leo thang, gây mất lòng tin, ảnh hưởng đến tinh thần nhóm, chậm trễ dự án và tăng chi phí.
Nguyên tắc cốt lõi: "Tập trung vào các vấn đề, không phải con người."
Xung đột thường dựa trên việc mọi người nhìn nhận tình huống khác nhau; nó không nên mang tính cá nhân. Trọng tâm là giải quyết tình huống, tìm ra nguyên nhân gốc rễ, không phải đổ lỗi cho ai đó.
Ví dụ: Thay vì nói "Bạn luôn nộp báo cáo trễ!", hãy nói "Tôi nhận thấy các báo cáo gần đây bị chậm. Chúng ta có thể làm gì để đảm bảo các báo cáo được nộp đúng hạn không?".
Vai trò của Project Manager: Project Manager nên khuyến khích các bên liên quan trực tiếp tham gia giải quyết mâu thuẫn, có thể hỗ trợ họ thông qua vai trò điều phối viên hoặc huấn luyện viên. Bằng cách giữ giao tiếp cởi mở và tôn trọng, ngay cả khi có bất đồng, chúng ta có thể biến mâu thuẫn thành cơ hội để cải thiện và tăng cường sự hiểu biết.
Các phương pháp quản lý xung đột: (Đã được thảo luận chi tiết trong Video 13, nhưng có thể nhắc lại ngắn gọn ở đây nếu cần) Collaborate, Compromise, Smooth/Accommodate, Force, Withdraw/Avoid.
Lời Kết: Kỹ Năng Mềm – Sức Mạnh Hóa Giải Mọi Vấn Đề
Các kỹ năng giao tiếp cá nhân, bao gồm Trí tuệ cảm xúc, Ra quyết định và Quản lý xung đột, là yếu tố không thể thiếu để xây dựng và duy trì một đội ngũ dự án mạnh mẽ và hiệu suất cao. Khi được phát triển và áp dụng hiệu quả, chúng không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết và kiên cường.
Hãy nhớ rằng, trong quản lý dự án, con người là tài sản quý giá nhất. Khả năng tương tác, thấu hiểu và dẫn dắt con người chính là sức mạnh thật sự của Project Manager. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Động lực đội ngũ (Team Motivation) – khám phá những yếu tố thúc đẩy team của bạn.
0 Comments