Lời Mở Đầu: Hơn Cả Lương Bổng – Điều Gì Thực Sự Thúc Đẩy Đội Ngũ Của Bạn?
Bạn có thể có một kế hoạch dự án hoàn hảo, nhưng nếu đội ngũ của bạn thiếu đi sự nhiệt huyết và động lực, mọi nỗ lực đều có thể trở nên vô nghĩa. Động lực đội ngũ (Team Motivation) là một yếu tố sống còn cho mọi dự án thành công, và là một khía cạnh cốt lõi của Miền Hiệu Suất Đội Ngũ (Team Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào việc thấu hiểu động lực của con người trong môi trường dự án. Chúng ta sẽ khám phá sự khác biệt giữa động lực nội tại và ngoại tại, các yếu tố thúc đẩy sâu sắc từ bên trong, cũng như các mô hình lý thuyết nổi tiếng như McClelland's Theory of Needs và McGregor's Theory X, Y, Z. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn trở thành một Project Manager có khả năng truyền cảm hứng và xây dựng một đội ngũ bùng nổ năng lượng.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Động lực đội ngũ (Team Motivation)" tại đây:
1. Động Lực Nội Tại (Intrinsic) và Ngoại Tại (Extrinsic): Hiểu Rõ Nguồn Gốc Thúc Đẩy
Để tạo động lực hiệu quả, Project Manager cần phân biệt rõ hai loại động lực chính:
1.1. Động lực ngoại tại (Extrinsic motivation):
Định nghĩa: Là việc thực hiện công việc vì một phần thưởng bên ngoài, không liên quan trực tiếp đến bản thân công việc.
Ví dụ: Tiền thưởng, tăng lương, thăng chức, các phần thưởng vật chất, lời khen công khai, hoặc tránh bị phạt.
Đặc điểm: Mặc dù tiền lương là một động lực cơ bản và cần thiết, nhưng một khi cá nhân được trả công xứng đáng, sức mạnh động lực của phần thưởng ngoại tại sẽ giảm đi. Nó có tác dụng ngắn hạn và có thể không duy trì được sự nhiệt huyết lâu dài.
1.2. Động lực nội tại (Intrinsic motivation):
Định nghĩa: Đến từ bên trong cá nhân hoặc gắn liền với bản thân công việc. Nó liên quan đến việc tìm thấy niềm vui, sự thỏa mãn và ý nghĩa trong công việc chứ không chỉ tập trung vào phần thưởng bên ngoài.
Đặc điểm: Đối với những công việc phức tạp và đầy thách thức (như hầu hết các dự án), động lực nội tại có tác dụng lâu dài và hiệu quả hơn nhiều. Nó thúc đẩy sự sáng tạo, cam kết và hiệu suất bền vững.
Ví dụ thực tế: Một lập trình viên có thể làm việc thêm giờ (động lực ngoại tại) để nhận được tiền thưởng cuối năm. Nhưng anh ta sẽ say mê nghiên cứu và giải quyết một vấn đề kỹ thuật phức tạp (động lực nội tại) vì anh ta tìm thấy niềm vui trong việc giải mã thách thức và mong muốn hoàn thiện kỹ năng của mình.
2. Các Yếu Tố Thúc Đẩy Nội Tại: Kích Hoạt Sức Mạnh Bên Trong
Daniel Pink, một tác giả nổi tiếng về động lực, đã xác định ba loại động lực nội tại chính mà Project Manager có thể khai thác để thúc đẩy đội ngũ, đặc biệt trong các dự án tri thức:
2.1. Autonomy (Tự chủ):
Mô tả: Là mong muốn tự định hướng cuộc sống và công việc của mình. Tự chủ liên quan đến việc nhóm có khả năng tự quyết định cách thức, địa điểm và thời gian hoàn thành công việc trong khuôn khổ mục tiêu.
Ví dụ: Thay vì giao nhiệm vụ chi tiết và kiểm soát chặt chẽ, Project Manager có thể giao cho nhóm một mục tiêu (ví dụ: "Phát triển tính năng X") và để họ tự tìm ra cách tốt nhất để đạt được nó. Điều này bao gồm thời gian làm việc linh hoạt, làm việc từ xa, và cho phép các nhóm tự chọn, tự quản lý.
2.2. Mastery (Tinh thông):
Mô tả: Là mong muốn liên tục cải thiện và xuất sắc trong một lĩnh vực nào đó. Nhu cầu học hỏi, phát triển kỹ năng và trở thành chuyên gia.
Ví dụ: Project Manager có thể tạo cơ hội cho các thành viên tham gia các khóa đào tạo, hội thảo chuyên ngành, hoặc giao cho họ các nhiệm vụ đầy thách thức để họ có thể phát triển kỹ năng và đạt được sự tinh thông.
2.3. Purpose (Mục đích):
Mô tả: Nói lên nhu cầu tạo ra sự khác biệt, đóng góp vào một điều gì đó lớn lao hơn bản thân. Việc biết rõ tầm nhìn của dự án và công việc đóng góp như thế nào vào việc đạt được tầm nhìn đó cho phép mọi người cảm thấy mình đang tạo ra một ý nghĩa.
Ví dụ: Project Manager liên tục nhắc nhở nhóm về tác động tích cực của sản phẩm đối với khách hàng (ví dụ: "Hệ thống chúng ta đang xây dựng sẽ giúp hàng ngàn bệnh nhân tiếp cận dịch vụ y tế tốt hơn"), giúp họ kết nối công việc hàng ngày với một mục đích cao cả hơn.
Ngoài ra, các yếu tố như Thành tựu (Achievement), Thử thách (Challenge), Phát triển cá nhân (Personal growth) và Gắn kết (Relatedness) với đồng nghiệp cũng là những động lực nội tại mạnh mẽ.
3. Mô Hình Theory of Needs (McClelland): Ba Nhu Cầu Cơ Bản Của Con Người
Mô hình Theory of Needs của David McClelland cho rằng mọi người đều được thúc đẩy bởi một trong ba nhu cầu chính, mức độ mạnh yếu của mỗi nhu cầu phụ thuộc vào kinh nghiệm và văn hóa của mỗi cá nhân:
3.1. Need for Achievement (Nhu cầu Thành tựu):
Đặc điểm: Những người có nhu cầu này được thúc đẩy bởi các dự án đầy thách thức nhưng có thể đạt được. Họ thích được công nhận vì những thành quả cá nhân và muốn có phản hồi rõ ràng về hiệu suất.
Cách thúc đẩy: Giao cho họ những nhiệm vụ rõ ràng, có mục tiêu cụ thể; thường xuyên cung cấp phản hồi về tiến độ và công nhận thành tích của họ.
Ví dụ: Giao cho một thành viên một tính năng phức tạp để anh ta tự mình giải quyết và sau đó công khai khen ngợi nỗ lực đó.
3.2. Need for Power (Nhu cầu Quyền lực):
Đặc điểm: Những người có nhu cầu quyền lực thích tổ chức, thúc đẩy và lãnh đạo người khác. Họ được thúc đẩy bởi việc được tăng trách nhiệm và có khả năng ảnh hưởng.
Cách thúc đẩy: Trao cho họ vai trò lãnh đạo nhỏ (ví dụ: dẫn dắt một phân đoạn dự án), cơ hội ra quyết định, hoặc cơ hội cố vấn cho người khác.
Ví dụ: Đề cử một thành viên nhóm làm người điều phối các buổi họp Daily Standup hoặc làm mentor cho thành viên mới.
3.3. Need for Affiliation (Nhu cầu Liên kết):
Đặc điểm: Những người có nhu cầu này tìm kiếm sự chấp nhận và thuộc về một nhóm. Họ làm việc tốt nhất khi hợp tác với người khác và tìm kiếm sự chấp thuận hơn là sự công nhận cá nhân.
Cách thúc đẩy: Tạo cơ hội cho họ làm việc nhóm, xây dựng mối quan hệ và tạo ra một môi trường hòa nhập, thân thiện.
Ví dụ: Tổ chức các buổi team building, khuyến khích làm việc cặp (pairing) hoặc làm việc nhóm lớn (mobbing) để tăng cường sự tương tác.
Để thúc đẩy hiệu quả các thành viên trong nhóm, việc hiểu nhu cầu chủ đạo của từng cá nhân là rất hữu ích. Project Manager có thể điều chỉnh cách tiếp cận động viên dựa trên sở thích cá nhân để đạt được hiệu suất tốt nhất.
4. Mô Hình Theory X, Y, Z (McGregor, Ouchi): Tư Duy Về Bản Chất Con Người
Các học thuyết này mô tả các giả định khác nhau về bản chất của nhân viên và từ đó ảnh hưởng đến phong cách quản lý:
4.1. Theory X (McGregor):
Giả định: Các cá nhân vốn dĩ lười biếng, không thích làm việc, thiếu tham vọng và cần được kiểm soát chặt chẽ, thậm chí đe dọa để làm việc. Họ chỉ làm việc vì tiền.
Phong cách quản lý tương ứng: Tập trung vào kiểm soát từ trên xuống, giám sát chặt chẽ, hệ thống thưởng/phạt rõ ràng.
Lưu ý: PMP thường không khuyến khích cách tiếp cận này.
4.2. Theory Y (McGregor):
Giả định: Các cá nhân có động lực nội tại để làm việc tốt. Họ sáng tạo, có trách nhiệm, thích thử thách và có khả năng tự định hướng.
Phong cách quản lý tương ứng: Cố vấn, trao quyền, khuyến khích sự sáng tạo, tin tưởng vào khả năng tự quản lý của nhóm.
Lưu ý: Đối với kỳ thi PMP, hãy giả định rằng các thành viên trong nhóm có hành vi theo Theory Y, trừ khi câu hỏi chỉ ra điều ngược lại. Đây là tư duy mà PMI khuyến khích.
4.3. Theory Z (Ouchi):
Giả định: Kết hợp các yếu tố của Mỹ (cá nhân tự chủ) và Nhật Bản (lòng trung thành tập thể). Tập trung vào việc tạo ra sự gắn bó lâu dài với tổ chức, nơi tập trung vào phúc lợi toàn diện của nhân viên và gia đình họ.
Phong cách quản lý tương ứng: Quyết định tập thể, trách nhiệm cá nhân, thăng tiến chậm, đánh giá định kỳ nhưng dựa trên thành tích dài hạn, quan tâm đến cuộc sống ngoài công việc của nhân viên. Mục tiêu là thúc đẩy năng suất cao, tinh thần làm việc và sự hài lòng thông qua sự gắn bó và phúc lợi.
Việc hiểu những lý thuyết này giúp Project Manager chọn phong cách lãnh đạo và chiến lược động viên phù hợp với từng cá nhân và bối cảnh của dự án.
Lời Kết: Động Lực – Chìa Khóa Năng Lượng Đội Ngũ
Động lực đội ngũ là một yếu tố sống còn cho mọi dự án. Bằng cách thấu hiểu sự khác biệt giữa động lực nội tại và ngoại tại, áp dụng các lý thuyết như McClelland và McGregor để hiểu nhu cầu và bản chất của con người, Project Manager có thể tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy sự cam kết, sáng tạo và hiệu suất cao nhất. Một đội ngũ có động lực mạnh mẽ là một đội ngũ không thể bị đánh bại, sẵn sàng vượt qua mọi thách thức để đạt được mục tiêu dự án.
Hãy nhớ rằng, con người không chỉ được thúc đẩy bởi tiền bạc, mà còn bởi những giá trị sâu sắc hơn. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Vai trò và trách nhiệm trong nhóm Agile (Agile Roles and Responsibilities) – khám phá các vai trò đặc trưng trong môi trường linh hoạt.
0 Comments