Lời Mở Đầu: Lập Kế Hoạch – Bước Không Thể Thiếu Của Mọi Dự Án
Bạn đã hiểu về cách lựa chọn phương pháp phát triển và vòng đời dự án phù hợp. Giờ đây, để biến những lựa chọn chiến lược đó thành hiện thực, chúng ta cần đi sâu vào lập kế hoạch. PMI trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7 nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain).
Lập kế hoạch không chỉ là một danh sách các công việc; đó là một quá trình tư duy chiến lược, tổ chức và điều phối mọi khía cạnh của dự án. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về lập kế hoạch dự án: từ mục đích cốt lõi của nó, các kỹ thuật quan trọng giúp kế hoạch linh hoạt như Chi tiết hóa dần dần (Progressive Elaboration) và Rolling Wave Planning, cho đến sự khác biệt giữa lập kế hoạch ban đầu và lập kế hoạch liên tục. Nắm vững những khái niệm này là chìa khóa để bạn xây dựng một kế hoạch dự án vững chắc nhưng vẫn đủ linh hoạt để thích nghi.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Tổng quan về lập kế hoạch (Planning Overview)" tại đây:
1. Mục Đích Của Lập Kế Hoạch: Phát Triển Cách Tiếp Cận Để Tạo Ra Sản Phẩm Bàn Giao
Mục đích cốt lõi của việc lập kế hoạch là chủ động phát triển một cách tiếp cận để tạo ra các sản phẩm bàn giao (deliverables) của dự án. Các sản phẩm bàn giao này sẽ thúc đẩy các kết quả mà dự án được thực hiện để đạt được (outcomes và giá trị).
Biến ý tưởng thành hành động: Lập kế hoạch giúp chuyển đổi một ý tưởng, một tầm nhìn hoặc một mục tiêu cấp cao thành một lộ trình hành động cụ thể, có thể theo dõi và quản lý được. Nó trả lời các câu hỏi cơ bản như: Cái gì cần làm? Ai sẽ làm? Khi nào làm? Và bao nhiêu chi phí?
Xác nhận kỳ vọng và liên kết: Project Manager và nhóm dự án sử dụng các vật phẩm lập kế hoạch (như tài liệu yêu cầu, WBS, lịch trình) để xác nhận kỳ vọng của các bên liên quan và cung cấp cho họ thông tin cần thiết. Điều này giúp các bên liên quan đưa ra quyết định, hành động và duy trì sự liên kết giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Ví dụ: Một kế hoạch phạm vi chi tiết (Scope Statement) giúp nhà tài trợ và nhóm hiểu rõ ràng những gì sẽ được bàn giao, tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến lệch phạm vi (scope creep) hoặc sự không hài lòng sau này.
Cân nhắc toàn diện: Ngày nay, lập kế hoạch không chỉ tập trung vào các ràng buộc truyền thống (phạm vi, lịch trình, chi phí, chất lượng) mà còn mở rộng để xem xét các tác động xã hội và môi trường (ví dụ: mô hình Triple Bottom Line – Lợi nhuận, Con người, Hành tinh).
2. Chi Tiết Hóa Dần Dần (Progressive Elaboration) và Rolling Wave Planning
Trong thực tế, không phải mọi thứ đều có thể được xác định chi tiết ngay từ đầu dự án, đặc biệt là các dự án phức tạp, có tính đổi mới cao hoặc hoạt động trong môi trường biến động. Đây là lúc hai kỹ thuật quan trọng của lập kế hoạch linh hoạt phát huy tác dụng:
2.1. Chi tiết hóa dần dần (Progressive Elaboration):
Định nghĩa: Là quy trình lặp đi lặp lại nhằm tăng mức độ chi tiết trong kế hoạch quản lý dự án khi có thêm thông tin và ước tính chính xác hơn. Nó phản ánh rằng dự án phát triển và học hỏi theo thời gian.
Đặc điểm: Bắt đầu với thông tin tổng quát ở giai đoạn đầu dự án, sau đó dần dần bổ sung chi tiết khi thông tin trở nên rõ ràng hơn hoặc khi đến gần thời điểm thực thi.
Ví dụ: Khi bắt đầu một dự án xây dựng, bạn có thể có yêu cầu cấp cao về "một tòa nhà văn phòng hiện đại". Sau đó, bạn sẽ chi tiết hóa dần dần thành "yêu cầu về hệ thống điều hòa không khí tiết kiệm năng lượng", rồi "tiêu chuẩn kỹ thuật cho hệ thống HVAC", và cuối cùng là bản vẽ chi tiết của từng đường ống, ống dẫn.
2.2. Rolling Wave Planning (Lập kế hoạch theo sóng cuộn):
Định nghĩa: Là một phương pháp lập kế hoạch lặp đi lặp lại, trong đó công việc cần hoàn thành trong ngắn hạn được lên kế hoạch chi tiết, trong khi công việc trong tương lai được lên kế hoạch ở mức độ cao hơn (tổng quát hơn).
Đặc điểm: Cách tiếp cận này hoãn lại các quyết định chi tiết để cho phép nhóm dự án xem xét nhiều lựa chọn cho đến khi chi phí của việc trì hoãn thêm vượt quá lợi ích của việc có thêm thông tin. Nó hữu ích trong các môi trường không chắc chắn cao hoặc khi yêu cầu thay đổi liên tục.
Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm Agile, bạn sẽ có kế hoạch chi tiết cho Sprint hiện tại (ví dụ: trong 2 tuần tới) và Sprint tiếp theo (sóng gần). Tuy nhiên, kế hoạch cho các Sprint sau 3 tháng hoặc 6 tháng chỉ ở mức Epic hoặc Theme (sóng xa), vì yêu cầu có thể thay đổi rất nhiều. Khi đến gần các Sprint đó, bạn mới chi tiết hóa chúng.
Lợi ích: Tăng sự linh hoạt, giảm lãng phí thời gian lập kế hoạch cho những công việc có thể thay đổi, và cho phép dự án thích nghi với thông tin mới.
3. Lập Kế Hoạch Ban Đầu và Lập Kế Hoạch Liên Tục
Quy trình lập kế hoạch không phải là một sự kiện duy nhất diễn ra vào đầu dự án và sau đó kết thúc. Thay vào đó, nó bao gồm cả "lập kế hoạch ban đầu" và "lập kế hoạch liên tục":
3.1. Lập kế hoạch ban đầu (Initial Planning):
Mô tả: Là việc xác định các mục tiêu, phạm vi và cách tiếp cận cấp cao ngay từ khi bắt đầu dự án. Giai đoạn này thường liên quan đến việc tạo ra Project Charter và một Project Management Plan cấp cao.
Khi nào: Lập kế hoạch cấp cao có thể bắt đầu trước khi dự án được ủy quyền chính thức.
Mục đích: Cung cấp định hướng rõ ràng và sự liên kết ban đầu cho dự án.
3.2. Lập kế hoạch liên tục (Continuous Planning):
Mô tả: Là quá trình điều chỉnh và tinh chỉnh các kế hoạch khi dự án tiến triển và có thêm thông tin mới, hoặc khi các điều kiện thay đổi. Điều này bao gồm việc thường xuyên xem xét, cập nhật và điều chỉnh các kế hoạch chi tiết.
Trong Agile/Hybrid: Các dự án thích ứng và kết hợp đặc biệt nhấn mạnh việc lập kế hoạch liên tục thông qua các lần lặp (iterations) và phản hồi thường xuyên (ví dụ: Sprint Planning, Product Backlog Refinement).
Mục đích: Đảm bảo kế hoạch luôn phản ánh thực tế dự án, duy trì sự linh hoạt và khả năng thích nghi.
Việc kết hợp cả lập kế hoạch ban đầu và lập kế hoạch liên tục giúp đảm bảo dự án có một định hướng rõ ràng từ đầu nhưng vẫn đủ linh hoạt để thích nghi với các thay đổi và thông tin mới phát sinh trong suốt vòng đời của nó.
Lời Kết: Kế Hoạch Linh Hoạt – Chìa Khóa Cho Dự Án Năng Động
Tổng quan về lập kế hoạch cho thấy đây là một quá trình năng động và liên tục. Bằng cách hiểu rõ mục đích của lập kế hoạch, áp dụng các kỹ thuật như Chi tiết hóa dần dần và Rolling Wave Planning, cùng với việc duy trì cả lập kế hoạch ban đầu và liên tục, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch dự án không chỉ vững chắc mà còn linh hoạt, giúp dự án của bạn thích nghi và thành công trong mọi bối cảnh.
Hãy nhớ rằng, kế hoạch không phải là một bức tranh cố định, mà là một bản đồ sống, liên tục được cập nhật để dẫn bạn đến đích. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Biến số lập kế hoạch (Planning Variables) – những yếu tố ảnh hưởng đến cách chúng ta lập kế hoạch.
0 Comments