Lời Mở Đầu: Lập Kế Hoạch – Không Chỉ Là Một Công Thức
Bạn đã hiểu rằng lập kế hoạch là một quá trình liên tục và năng động trong quản lý dự án. Nhưng liệu bạn có thể áp dụng cùng một cách lập kế hoạch cho mọi dự án, từ việc xây dựng một cây cầu đến phát triển một ứng dụng di động? Chắc chắn là không! Các dự án khác nhau sẽ đòi hỏi những cách lập kế hoạch khác nhau.
Đây chính là lúc chúng ta cần đến khái niệm Biến số lập kế hoạch (Planning Variables) – những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cách Project Manager và nhóm dự án thực hiện công việc lập kế hoạch. Bài viết này sẽ đi sâu vào các biến số cốt lõi này, nằm trong Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7, giúp bạn tùy chỉnh kế hoạch một cách hiệu quả hơn.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Biến số lập kế hoạch (Planning Variables)" tại đây:
1. Phương Pháp Phát Triển (Development Approach) Ảnh Hưởng Đến Lập Kế Hoạch
Phương pháp phát triển mà bạn lựa chọn cho dự án (Predictive, Agile, Hybrid) có ảnh hưởng đáng kể đến cách thức, mức độ và thời điểm lập kế hoạch được thực hiện.
1.1. Với Phương pháp Predictive (Dự đoán / Waterfall):
Cách thức lập kế hoạch: Thường có một giai đoạn lập kế hoạch cụ thể ngay từ đầu vòng đời dự án. Phần lớn việc lập kế hoạch được thực hiện ban đầu và chi tiết hóa đầy đủ (ví dụ: tạo WBS chi tiết, lịch trình Gantt, ngân sách cố định).
Tính linh hoạt: Kế hoạch ít linh hoạt, mọi thay đổi lớn đều phải qua quy trình kiểm soát thay đổi chặt chẽ.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng tòa nhà, hầu hết các bản vẽ kiến trúc, kết cấu và kế hoạch thi công chi tiết đều được hoàn thiện và phê duyệt trước khi khởi công. Việc lập kế hoạch rất chi tiết ngay từ đầu là bắt buộc để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định.
1.2. Với các cách tiếp cận Iterative / Incremental / Adaptive (Agile):
Cách thức lập kế hoạch: Lập kế hoạch diễn ra liên tục và theo từng phần. Có một giai đoạn lập kế hoạch cấp cao ban đầu để định hướng, sau đó việc lập kế hoạch chi tiết hơn diễn ra vào đầu mỗi lần lặp (Sprint) hoặc khi thông tin rõ ràng hơn (Progressive Elaboration, Rolling Wave Planning).
Tính linh hoạt: Kế hoạch rất linh hoạt, dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của yêu cầu hoặc điều kiện thị trường.
Ví dụ: Trong phát triển một ứng dụng di động Agile, nhóm có thể chỉ có một lộ trình sản phẩm (Product Roadmap) cấp cao ban đầu. Kế hoạch chi tiết cho từng Sprint (ví dụ: 2 tuần) sẽ được lập vào đầu Sprint đó, dựa trên ưu tiên của Product Backlog và những gì đã học được từ các Sprint trước.
1.3. Với Phương pháp Hybrid (Kết hợp):
Cách thức lập kế hoạch: Là sự pha trộn giữa hai cách trên. Một số phần của dự án có thể được lập kế hoạch chi tiết từ đầu (ví dụ: phần hạ tầng vật lý), trong khi các phần khác (ví dụ: phát triển phần mềm) được lập kế hoạch linh hoạt hơn theo từng giai đoạn hoặc lần lặp.
Ví dụ: Một dự án xây dựng bệnh viện có thể dùng Predictive cho việc xây dựng tòa nhà (kế hoạch chi tiết), nhưng dùng Agile cho việc phát triển hệ thống quản lý bệnh viện và ứng dụng di động đi kèm (kế hoạch linh hoạt).
2. Deliverables Của Dự Án (Sản Phẩm/Dịch Vụ/Kết Quả)
Bản chất của các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án sẽ tạo ra (Deliverables) cũng sẽ quyết định cách thức lập kế hoạch. Các loại Deliverables khác nhau đòi hỏi mức độ chi tiết và thời điểm lập kế hoạch khác nhau.
2.1. Dự án Xây dựng (Construction Projects):
Đặc điểm Deliverable: Các công trình vật lý, yêu cầu chính xác cao, chi phí thay đổi lớn khi thay đổi muộn.
Ảnh hưởng đến lập kế hoạch: Yêu cầu lập kế hoạch chi tiết đáng kể ngay từ đầu để tính đến thiết kế kiến trúc, kết cấu, kỹ thuật, phê duyệt giấy phép, mua sắm vật liệu, hậu cần và giao hàng. Mức độ dung sai cho lỗi hoặc thay đổi thường rất thấp.
Ví dụ: Một dự án xây dựng chung cư cao cấp cần các bản vẽ chi tiết về từng đường ống, hệ thống điện, bố trí nội thất được hoàn thiện và phê duyệt trước khi đổ móng.
2.2. Dự án Phát triển sản phẩm hoặc công nghệ cao (Product Development or High-Technology Projects):
Đặc điểm Deliverable: Thường có yêu cầu không chắc chắn, biến động, hoặc liên quan đến công nghệ mới.
Ảnh hưởng đến lập kế hoạch: Có thể sử dụng lập kế hoạch liên tục và thích ứng để cho phép sự phát triển và thay đổi dựa trên phản hồi của các bên liên quan và những tiến bộ công nghệ. Việc lập kế hoạch quá chi tiết từ đầu có thể gây lãng phí.
Ví dụ: Phát triển một ứng dụng di động với công nghệ AI tích hợp. Yêu cầu có thể thay đổi liên tục dựa trên thử nghiệm người dùng và phản hồi thị trường. Kế hoạch sẽ được điều chỉnh sau mỗi lần lặp (Sprint), ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất.
3. Yêu Cầu Của Tổ Chức, Điều Kiện Thị Trường, Hạn Chế Pháp Lý
Ngoài yếu tố nội tại của dự án và sản phẩm, môi trường rộng lớn hơn mà dự án đang vận hành cũng có những biến số quan trọng ảnh hưởng đến lập kế hoạch.
3.1. Yêu cầu của tổ chức (Organizational Requirements):
Mô tả: Hệ thống quản trị, chính sách, quy trình và văn hóa của tổ chức có thể yêu cầu Project Manager phải tạo ra các vật phẩm lập kế hoạch cụ thể.
Ví dụ: Một số Project Management Office (PMO) có thể yêu cầu tất cả các dự án phải có một Kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết, một WBS (Work Breakdown Structure) cụ thể, hoặc các báo cáo tiến độ theo định dạng chuẩn. Project Manager phải tuân thủ các yêu cầu này khi lập kế hoạch.
3.2. Điều kiện thị trường (Market Conditions):
Mô tả: Các dự án phát triển sản phẩm, đặc biệt trong các ngành cạnh tranh cao, có thể yêu cầu ưu tiên tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường (Time to Market) hơn là một kế hoạch hoàn hảo.
Ảnh hưởng đến lập kế hoạch: Trong những tình huống này, các nhóm dự án có thể thực hiện một lượng lập kế hoạch ban đầu tối thiểu. Chi phí trì hoãn mà việc lập kế hoạch mở rộng gây ra có thể vượt quá rủi ro của việc phải làm lại tiềm ẩn.
Ví dụ: Một công ty muốn tung ra sản phẩm trước đối thủ cạnh tranh có thể chấp nhận rủi ro về phạm vi chưa hoàn hảo để có được lợi thế người tiên phong. Kế hoạch sẽ tập trung vào MVP (Minimum Viable Product) và các vòng lặp nhanh.
3.3. Hạn chế pháp lý hoặc quy định (Legal or Regulatory Restrictions):
Mô tả: Các cơ quan quản lý hoặc luật pháp có thể yêu cầu các tài liệu lập kế hoạch cụ thể hoặc quy trình chặt chẽ trước khi cấp phép tiến hành dự án hoặc phê duyệt phát hành sản phẩm dự án ra thị trường.
Ảnh hưởng đến lập kế hoạch: Những dự án này thường đòi hỏi lập kế hoạch Predictive với tài liệu hóa cực kỳ chi tiết, bất kể mức độ không chắc chắn của các yếu tố khác.
Ví dụ: Trong ngành dược phẩm, việc phát triển một loại thuốc mới yêu cầu các kế hoạch và hồ sơ chi tiết về thử nghiệm lâm sàng, tuân thủ các quy định của Bộ Y tế để được cấp phép.
Lời Kết: Lập Kế Hoạch Đa Chiều – Chìa Khóa Năng Động
Các biến số lập kế hoạch – bao gồm phương pháp phát triển, bản chất của sản phẩm bàn giao, và các yếu tố tổ chức, thị trường, pháp lý – đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hình cách chúng ta lập kế hoạch dự án. Việc không nhận diện hoặc bỏ qua những biến số này có thể dẫn đến một kế hoạch không thực tế và cuối cùng là thất bại dự án.
Bằng cách phân tích kỹ lưỡng những biến số này, Project Manager có thể tạo ra một kế hoạch thực tế, linh hoạt và tối ưu, giúp dự án đạt được thành công bền vững. Lập kế hoạch không phải là một công thức cố định, mà là một quá trình thích nghi liên tục, đòi hỏi sự nhạy bén và tư duy đa chiều.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Lập kế hoạch Scope (Planning Scope) – việc xác định và phân rã phạm vi dự án một cách chi tiết.
0 Comments