Lời Mở Đầu: Phạm Vi – Kim Chỉ Nam Cho Mọi Hoạt Động Dự Án
Sau khi đã hiểu tổng quan về lập kế hoạch và các biến số ảnh hưởng, giờ là lúc chúng ta đi sâu vào một trong những khía cạnh quan trọng nhất của lập kế hoạch: Lập kế hoạch Phạm vi (Planning Scope). Phạm vi dự án là kim chỉ nam, xác định rõ những gì dự án sẽ và sẽ không làm, đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng tới mục tiêu chung.
Trong Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7, việc xác định và quản lý phạm vi một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để tránh lãng phí, làm lại và sự không hài lòng của các bên liên quan. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt giữa phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án, đồng thời khám phá các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phạm vi trong cả phương pháp Predictive và Agile, cùng với khái niệm quan trọng "Last Responsible Moment".
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Lập kế hoạch Scope (Planning Scope)" tại đây:
1. Product Scope (Phạm Vi Sản Phẩm) và Project Scope (Phạm Vi Dự Án)
Trước khi đi vào chi tiết lập kế hoạch, điều quan trọng là phải phân biệt rõ hai khái niệm cốt lõi:
Product Scope (Phạm vi Sản phẩm):
Định nghĩa: Là các đặc điểm và chức năng của sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án sẽ tạo ra. Nó mô tả "những gì" sản phẩm cuối cùng sẽ làm được hoặc trông như thế nào.
Ví dụ: Đối với một ứng dụng di động, phạm vi sản phẩm có thể bao gồm: "người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản Google", "người dùng có thể tìm kiếm sản phẩm theo danh mục", "hệ thống có thể xử lý 1000 giao dịch mỗi giây".
Project Scope (Phạm vi Dự án):
Định nghĩa: Là công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đã định. Nó mô tả "cách thức" chúng ta sẽ tạo ra sản phẩm.
Ví dụ: Đối với ứng dụng di động trên, phạm vi dự án có thể bao gồm: "thực hiện 3 Sprint phát triển", "tiến hành kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT)", "đào tạo 50 nhân viên hỗ trợ khách hàng".
Mối quan hệ: Phạm vi dự án là công việc để tạo ra phạm vi sản phẩm. Nếu phạm vi sản phẩm thay đổi, phạm vi dự án cũng có khả năng thay đổi theo.
2. Phương Pháp Lập Kế Hoạch Predictive: Scope Statement và WBS
Trong các dự án sử dụng phương pháp Predictive (Dự đoán / Waterfall), việc lập kế hoạch phạm vi được thực hiện chi tiết ngay từ đầu và được kiểm soát chặt chẽ.
2.1. Scope Statement (Bản Tuyên bố Phạm vi):
Mô tả: Là một tài liệu chi tiết mô tả phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án. Nó bao gồm các mô tả về sản phẩm bàn giao, các yêu cầu, các loại trừ (những gì không thuộc phạm vi dự án), và các tiêu chí chấp nhận.
Mục đích: Cung cấp một sự hiểu biết chung và rõ ràng về phạm vi dự án cho tất cả các bên liên quan, làm cơ sở cho các quyết định trong tương lai.
Ví dụ: Bản tuyên bố phạm vi cho dự án xây dựng có thể bao gồm số lượng tầng, diện tích sàn, loại vật liệu chính, và các tiện ích đi kèm, cùng với những gì không bao gồm (ví dụ: không bao gồm nội thất rời).
2.2. Work Breakdown Structure (WBS - Cấu trúc Phân rã Công việc):
Mô tả: Là một sự phân rã theo thứ bậc của tổng phạm vi công việc cần thực hiện bởi nhóm dự án để đạt được mục tiêu dự án và tạo ra các sản phẩm bàn giao mong muốn. WBS tổ chức và định nghĩa tổng phạm vi dự án.
Mục đích: Phân rã công việc thành các gói công việc (Work Packages) nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Mỗi cấp độ thấp hơn của WBS đại diện cho một định nghĩa ngày càng chi tiết hơn về công việc dự án.
Đặc điểm:
100% Rule: WBS phải bao gồm 100% công việc của dự án, không hơn không kém.
Deliverable-oriented: WBS được tổ chức xoay quanh các sản phẩm bàn giao, không phải các hoạt động.
Work Package: Cấp độ thấp nhất của WBS, là đơn vị công việc có thể ước tính chi phí, thời gian và được giao cho một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm.
Ví dụ:
Dự án Xây dựng Nhà
Móng
Đào móng
Đổ bê tông móng
Khung nhà
Dựng cột
Lắp dầm
Hoàn thiện
Lắp đặt điện
Sơn tường
Lợi ích: Giúp ước tính chính xác hơn, phân công trách nhiệm rõ ràng, và kiểm soát phạm vi hiệu quả.
3. Phương Pháp Lập Kế Hoạch Iterative/Incremental/Agile: Themes, Epics, User Stories, Backlog
Trong các dự án sử dụng phương pháp thích ứng (Agile), việc lập kế hoạch phạm vi linh hoạt hơn và được chi tiết hóa dần dần.
3.1. Themes (Chủ đề):
Mô tả: Là một nhóm các Epic hoặc User Story lớn, có liên quan với nhau, đại diện cho một mục tiêu kinh doanh hoặc một lĩnh vực chức năng rộng lớn.
Mục đích: Cung cấp một cái nhìn cấp cao về các tính năng chính hoặc lĩnh vực giá trị mà sản phẩm sẽ cung cấp.
Ví dụ: "Cải thiện trải nghiệm người dùng", "Tăng cường bảo mật", "Mở rộng tính năng thanh toán".
3.2. Epics (Sử thi):
Mô tả: Là một User Story lớn, chưa được chi tiết hóa đầy đủ, thường quá lớn để hoàn thành trong một Sprint. Epic cần được phân rã thành nhiều User Story nhỏ hơn.
Mục đích: Đại diện cho một tính năng lớn hoặc một phần đáng kể của chức năng sản phẩm.
Ví dụ: "Với tư cách là người dùng, tôi muốn đăng nhập bằng tài khoản Google để truy cập nhanh hơn." (Epic này có thể cần nhiều User Story nhỏ hơn như "Tích hợp API Google", "Xử lý lỗi đăng nhập").
3.3. User Stories (Câu chuyện Người dùng):
Mô tả: Là một mô tả ngắn gọn, đơn giản về một tính năng từ góc độ của người dùng cuối. Nó thường tuân theo định dạng: "Với tư cách là [loại người dùng], tôi muốn [một mục tiêu] để [một lý do/lợi ích]."
Mục đích: Giúp nhóm hiểu được giá trị mà tính năng mang lại cho người dùng và làm cơ sở cho việc ước tính và phát triển.
Ví dụ: "Với tư cách là khách hàng, tôi muốn xem lịch sử mua hàng của mình để dễ dàng theo dõi các đơn hàng trước đây."
3.4. Backlog (Danh mục tồn đọng):
Product Backlog: Là một danh sách được ưu tiên của tất cả các tính năng, chức năng, yêu cầu, cải tiến và sửa lỗi cần thiết cho sản phẩm. Nó là nguồn công việc duy nhất cho nhóm.
Sprint Backlog: Là tập hợp các User Story đã chọn từ Product Backlog mà nhóm cam kết hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
Mục đích: Cung cấp một cái nhìn tổng thể về công việc cần làm và cho phép nhóm linh hoạt ưu tiên và điều chỉnh theo thời gian.
4. "Last Responsible Moment" (Thời Điểm Chịu Trách Nhiệm Cuối Cùng) Trong Lập Kế Hoạch
Khái niệm "Last Responsible Moment" (LRT) là một nguyên tắc quan trọng trong lập kế hoạch thích ứng (Agile).
Định nghĩa: Là thời điểm muộn nhất có thể đưa ra một quyết định mà không làm mất đi một lựa chọn đáng kể nào. Nó không phải là trì hoãn vô thời hạn, mà là trì hoãn việc đưa ra quyết định cho đến khi có đủ thông tin để đưa ra lựa chọn tốt nhất.
Mục đích:
Tăng tính linh hoạt: Cho phép thu thập thêm thông tin, giảm sự không chắc chắn và thích nghi với các thay đổi.
Giảm lãng phí: Tránh việc đưa ra các quyết định sớm dựa trên thông tin không đầy đủ, có thể dẫn đến làm lại hoặc lãng phí công sức.
Ví dụ: Thay vì quyết định chi tiết về kiến trúc phần mềm cho toàn bộ hệ thống ngay từ đầu (khi yêu cầu còn mơ hồ), nhóm có thể trì hoãn quyết định đó cho đến khi họ đã phát triển một vài tính năng cốt lõi và hiểu rõ hơn về các thách thức kỹ thuật.
Lời Kết: Lập Kế Hoạch Phạm Vi – Nghệ Thuật Của Sự Rõ Ràng và Linh Hoạt
Lập kế hoạch phạm vi là một bước không thể thiếu để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng. Dù bạn chọn phương pháp Predictive với sự rõ ràng của Scope Statement và WBS, hay phương pháp Agile với sự linh hoạt của Themes, Epics, User Stories và Backlog, điều quan trọng là phải hiểu rõ "những gì" cần làm và "cách thức" thực hiện.
Việc áp dụng nguyên tắc "Last Responsible Moment" cũng giúp bạn tối ưu hóa quá trình ra quyết định, đảm bảo rằng bạn luôn có đủ thông tin để đưa ra lựa chọn tốt nhất. Nắm vững nghệ thuật lập kế hoạch phạm vi sẽ giúp bạn kiểm soát dự án tốt hơn, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng bàn giao giá trị thành công.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Lập kế hoạch Lịch trình (Planning Schedule) – cách xác định thời gian cho các hoạt động dự án.
0 Comments