Lời Mở Đầu: Ước Tính – Nền Tảng Của Mọi Kế Hoạch Dự Án
Sau khi đã định nghĩa phạm vi dự án, bước tiếp theo trong Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain) là xác định "bao nhiêu" nguồn lực, thời gian và chi phí cần thiết để hoàn thành công việc. Đây chính là nghệ thuật của ước tính (Estimating). Ước tính hiệu quả là chìa khóa để xây dựng một lịch trình thực tế, một ngân sách khả thi và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan một cách chuyên nghiệp.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Ước tính trong lập kế hoạch: từ các yếu tố cơ bản cần ước tính (nỗ lực, thời lượng, chi phí, tài nguyên), các yếu tố ảnh hưởng đến độ tin cậy của ước tính, cho đến các phương pháp ước tính đa dạng từ truyền thống đến Agile (như Story Points và Planning Poker), và cả ước tính Flow-based. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn đưa ra các dự đoán đáng tin cậy và tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch của mình.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Ước tính trong lập kế hoạch (Estimating in Planning)" tại đây:
Ước tính là một đánh giá định lượng về số lượng hoặc kết quả có khả năng xảy ra của một biến số trong dự án. Trong lập kế hoạch, chúng ta cần ước tính nhiều khía cạnh khác nhau:
Work Effort (Nỗ lực công việc): Là số lượng đơn vị lao động cần thiết để hoàn thành một hoạt động hoặc một thành phần công việc. Thường được thể hiện bằng giờ, ngày hoặc tuần lao động của một người.
Ví dụ: "Nỗ lực để phát triển tính năng A là 80 giờ lao động."
Duration (Thời lượng): Là tổng số khoảng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành một hoạt động, tính từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, bao gồm cả thời gian chờ đợi hoặc gián đoạn. Được thể hiện bằng giờ, ngày, tuần hoặc tháng.
Ví dụ: "Thời lượng để phát triển tính năng A là 10 ngày (giả sử có 2 người làm việc, mỗi người 4 giờ/ngày)."
Costs (Chi phí): Là tổng chi phí dự kiến để hoàn thành các hoạt động, gói công việc, hoặc toàn bộ dự án.
Ví dụ: "Chi phí ước tính cho việc mua vật liệu xây dựng là 50.000 USD."
Resources (Tài nguyên): Là số lượng và loại tài nguyên (con người, vật liệu, thiết bị) cần thiết để thực hiện công việc.
Ví dụ: "Cần 2 lập trình viên, 1 chuyên viên kiểm thử và 1 máy chủ để hoàn thành Sprint này."
Lưu ý: Khi dự án phát triển, các ước tính có thể và nên thay đổi dựa trên thông tin và hoàn cảnh hiện tại (Progressive Elaboration).
2. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Ước Tính: Range, Accuracy, Precision, Confidence
Chất lượng của một ước tính bị ảnh hưởng bởi bốn yếu tố sau, đặc biệt là theo giai đoạn của dự án trong vòng đời:
2.1. Range (Phạm vi):
Mô tả: Ước tính thường có một phạm vi rộng vào đầu dự án khi thông tin còn mơ hồ và sự không chắc chắn cao. Phạm vi này sẽ thu hẹp dần khi dự án tiến triển và có thêm thông tin.
Ví dụ: Ở giai đoạn ý tưởng, ước tính chi phí có thể là từ -25% đến +75% (ví dụ: một dự án có thể tốn từ 75.000 USD đến 175.000 USD). Đến giai đoạn thực thi, ước tính có thể chỉ còn -5% đến +10%.
2.2. Accuracy (Độ chính xác):
Mô tả: Đề cập đến tính đúng đắn của một ước tính. Độ chính xác liên quan trực tiếp đến phạm vi: phạm vi càng rộng, độ chính xác ban đầu càng thấp. Ước tính ở giai đoạn đầu dự án sẽ kém chính xác hơn so với ước tính ở giữa dự án.
2.3. Precision (Độ tinh xác):
Mô tả: Khác với độ chính xác, độ tinh xác đề cập đến mức độ chi tiết hoặc cụ thể của ước tính.
Ví dụ: "Khoảng 2-3 tuần" là ít tinh xác hơn "12 ngày làm việc". Một ước tính "khoảng 100.000 USD" ít tinh xác hơn "100.025,50 USD". Độ tinh xác của ước tính nên tương thích với độ chính xác mong muốn (ví dụ: không cần ước tính đến từng xu nếu độ chính xác tổng thể chỉ là +/- 25%).
2.4. Confidence (Độ tin cậy):
Mô tả: Đề cập đến mức độ tin tưởng vào một ước tính. Độ tin cậy tăng lên theo kinh nghiệm của người ước tính và sự ổn định của môi trường.
Ví dụ: Ước tính của một đội đã từng làm 10 dự án tương tự sẽ có độ tin cậy cao hơn ước tính của một đội mới hoặc cho một công nghệ chưa từng biết.
3. Ước Tính Deterministic và Probabilistic: Hai Cách Biểu Diễn Kết Quả
Có hai cách khác nhau để trình bày hoặc điều chỉnh các ước tính:
3.1. Ước tính Deterministic (Ước tính đơn điểm):
Mô tả: Trình bày một con số hoặc số lượng duy nhất cho ước tính.
Ví dụ: "Dự án sẽ hoàn thành trong 6 tháng và tốn 50.000 USD."
Đặc điểm: Dễ hiểu và sử dụng, nhưng bỏ qua sự không chắc chắn cố hữu trong các dự án. Có thể tạo ra kỳ vọng không thực tế nếu không đi kèm với thông tin về độ tin cậy.
3.2. Ước tính Probabilistic (Ước tính xác suất):
Mô tả: Bao gồm một phạm vi ước tính cùng với các xác suất liên quan trong phạm vi đó.
Ví dụ: "Dự án có 95% khả năng hoàn thành trong khoảng 5 đến 7 tháng, với chi phí từ 45.000 USD đến 60.000 USD."
Đặc điểm: Phức tạp hơn nhưng thực tế hơn, giúp quản lý sự không chắc chắn và rủi ro tốt hơn. Có thể được phát triển bằng cách sử dụng các kỹ thuật như ước tính ba điểm hoặc mô phỏng Monte Carlo.
4. Ước Tính Absolute và Relative: Các Kỹ Thuật Phổ Biến
Khi ước tính quy mô hoặc nỗ lực của công việc, chúng ta có thể sử dụng ước tính tuyệt đối hoặc tương đối:
4.1. Ước tính Absolute (Ước tính tuyệt đối):
Mô tả: Sử dụng các đơn vị đo lường cụ thể và thực tế (ví dụ: giờ, ngày, đô la).
Ví dụ: "Nỗ lực để viết module này là 120 giờ làm việc." "Chi phí để mua máy chủ là 5.000 USD."
4.2. Ước tính Relative (Ước tính tương đối):
Mô tả: Ước tính bằng cách so sánh với một khối lượng công việc tương tự đã biết, có tính đến nỗ lực, độ phức tạp và sự không chắc chắn. Không nhất thiết dựa trên các đơn vị chi phí hoặc thời gian tuyệt đối.
Phổ biến trong Agile:
Story Points (Điểm câu chuyện): Một thước đo không đơn vị dùng trong ước tính tương đối cho User Story trong Agile. Nó cho biết độ khó tương đối của một câu chuyện, có tính đến sự phức tạp, rủi ro và nỗ lực liên quan, so với một "câu chuyện cơ sở" đã biết.
Ví dụ: Một User Story "Đăng nhập bằng tài khoản email" có thể được ước tính là 5 Story Points, trong khi "Đăng nhập bằng tài khoản Google, Facebook, Apple" có thể là 13 Story Points (phức tạp hơn).
Planning Poker: Một kỹ thuật dựa trên sự đồng thuận của nhóm để ước tính Story Points. Các thành viên sử dụng các thẻ số Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13...) để đưa ra ước tính độc lập, sau đó thảo luận cho đến khi đạt được sự đồng thuận.
Lợi ích: Hiệu quả khi yêu cầu chưa rõ ràng hoàn toàn từ đầu, khuyến khích sự tham gia của nhóm và tạo ra ước tính dựa trên kiến thức tập thể.
5. Ước Tính Flow-based (Dựa trên Luồng): Từ Quy Trình Đến Dự Đoán
Trong các dự án sử dụng cách tiếp cận dòng chảy (flow-based), ước tính được phát triển bằng cách xác định các chỉ số về luồng công việc:
5.1. Cycle Time (Thời gian chu kỳ):
Mô tả: Là tổng thời gian trôi qua để một đơn vị công việc hoàn thành một quy trình nhất định, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
Ví dụ: "Thời gian một tính năng mất để đi từ trạng thái 'Đang phát triển' đến 'Hoàn thành và sẵn sàng triển khai' là 7 ngày."
5.2. Throughput (Khối lượng công việc / Thông lượng):
Mô tả: Là số lượng hạng mục công việc có thể hoàn thành một quy trình trong một khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: "Nhóm hoàn thành 15 User Stories mỗi tuần."
Mục đích: Hai con số này có thể cung cấp một ước tính để hoàn thành một lượng công việc cụ thể. Ước tính dựa trên dòng chảy giúp tối ưu hóa hiệu quả quy trình và dự đoán khả năng bàn giao trong tương lai. Thời gian chu kỳ ngắn hơn và thông lượng cao hơn cho thấy nhóm dự án năng suất hơn.
Lời Kết: Ước Tính Chuẩn Xác – Lập Kế Hoạch Vững Chãi
Ước tính trong lập kế hoạch không chỉ là việc đưa ra con số, mà là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự hiểu biết về các biến số, lựa chọn phương pháp phù hợp và khả năng thích nghi. Bằng cách thành thạo các loại ước tính khác nhau (Deterministic/Probabilistic, Absolute/Relative, Flow-based) và các yếu tố ảnh hưởng đến chúng, bạn sẽ có thể đưa ra các dự đoán thực tế hơn, quản lý kỳ vọng tốt hơn và dẫn dắt dự án đến thành công.
Hãy nhớ rằng, ước tính tốt là bước đầu tiên để lập kế hoạch hiệu quả. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Lập kế hoạch lịch trình (Scheduling) – cách xây dựng một lịch trình dự án chi tiết và tối ưu.
0 Comments