Lời Mở Đầu: Thời Gian – Ràng Buộc Quan Trọng Nhất Của Dự Án
Trong quản lý dự án, thời gian không chỉ là tiền bạc, mà còn là một ràng buộc cốt lõi quyết định sự thành bại của dự án. Một lịch trình được lập kế hoạch tốt sẽ là kim chỉ nam giúp Project Manager và nhóm dự án đi đúng hướng, đảm bảo các hoạt động được thực hiện tuần tự, hiệu quả và bàn giao sản phẩm đúng thời hạn.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Lập kế hoạch lịch trình (Scheduling) – một khía cạnh trọng tâm của Miền Hiệu Suất Lập Kế Hoạch (Planning Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá các bước lập lịch trình trong Predictive, các kỹ thuật nén lịch trình, các loại phụ thuộc quan trọng, và cách lập lịch trình trong môi trường Agile.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Lập kế hoạch lịch trình (Scheduling)" tại đây:
1. Các Bước Lập Lịch Trình Trong Predictive: Xây Dựng Lộ Trình Tuần Tự
Trong các dự án sử dụng phương pháp Predictive (Dự đoán), việc lập lịch trình thường tuân theo một quy trình theo từng bước cụ thể, nhằm xây dựng một lịch trình chi tiết và rõ ràng:
1.1. Define Activities (Định nghĩa Hoạt động):
Mô tả: Đây là bước phân rã các gói công việc (Work Packages) từ WBS thành các hoạt động cụ thể hơn, là đơn vị công việc nhỏ nhất có thể lập lịch trình.
Ví dụ: Từ gói công việc "Xây dựng nền móng", chúng ta định nghĩa các hoạt động như "Đào đất", "Đổ bê tông móng", "Lắp đặt cốt thép".
1.2. Sequence Activities (Sắp xếp trình tự Hoạt động):
Mô tả: Các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự logic mà công việc nên được thực hiện. Kết quả của bước này là Sơ đồ mạng lưới lịch trình dự án (Project Schedule Network Diagram), thể hiện các phụ thuộc giữa các hoạt động.
Ví dụ: Hoạt động "Đổ bê tông móng" phải diễn ra sau "Đào đất" và "Lắp đặt cốt thép".
1.3. Estimate Activity Durations (Ước tính Thời lượng Hoạt động):
Mô tả: Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động. Ước tính này nên được thực hiện bởi những người sẽ làm công việc đó hoặc những người quen thuộc nhất.
Ví dụ: Hoạt động "Đổ bê tông móng" ước tính mất 3 ngày.
1.4. Develop Schedule (Phát triển Lịch trình):
Mô tả: Sử dụng tất cả thông tin từ các bước trước (danh sách hoạt động, trình tự, thời lượng ước tính), Project Manager sẽ tạo ra lịch trình tổng thể của dự án. Lịch trình này có thể được biểu diễn bằng biểu đồ Gantt.
1.5. Adjust (Điều chỉnh):
Mô tả: Nếu lịch trình ban đầu không đáp ứng được ngày kết thúc mong muốn, Project Manager sẽ điều chỉnh trình tự, ước tính và tài nguyên cho đến khi đạt được lịch trình đã thỏa thuận. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng các kỹ thuật nén lịch trình (Schedule Compression).
Ví dụ ứng dụng: Giả sử bạn có một dự án phần mềm nhỏ. Sau khi định nghĩa các hoạt động (ví dụ: "Viết module A", "Kiểm thử module A"), bạn sắp xếp trình tự (Kiểm thử A phải sau Viết A), ước tính thời lượng (Viết A: 5 ngày, Kiểm thử A: 2 ngày). Từ đó, bạn phát triển lịch trình. Nếu lịch trình quá dài, bạn sẽ điều chỉnh (ví dụ: thêm người vào viết code để rút ngắn thời gian).
2. Các Phương Pháp Nén Lịch Trình (Schedule Compression): Rút Ngắn Thời Gian Dự Án
Khi cần hoàn thành dự án sớm hơn mà không giảm phạm vi, Project Manager có thể áp dụng các phương pháp nén lịch trình. Có hai phương pháp chính:
2.1. Crashing (Rút ngắn thời gian):
Mô tả: Là phương pháp nén lịch trình nhằm rút ngắn thời lượng lịch trình với chi phí tăng thêm ít nhất. Thường bằng cách thêm tài nguyên vào các hoạt động trên đường găng (Critical Path).
Ví dụ: Thêm nhân lực (kỹ sư, công nhân) vào một nhiệm vụ quan trọng, trả tiền làm thêm giờ (overtime), hoặc thuê thiết bị tốt hơn để tăng tốc công việc.
Lưu ý: Crashing thường làm tăng chi phí dự án.
2.2. Fast Tracking (Đẩy nhanh tiến độ):
Mô tả: Là phương pháp nén lịch trình trong đó các hoạt động hoặc giai đoạn thường được thực hiện tuần tự sẽ được thực hiện song song (chồng chéo) trong ít nhất một phần thời lượng của chúng.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng, bắt đầu thiết kế nội thất của một tòa nhà trong khi phần khung sườn vẫn đang được xây dựng (thay vì chờ khung sườn hoàn thành).
Lưu ý: Fast Tracking thường làm tăng rủi ro (do công việc chồng chéo, thông tin chưa đầy đủ) và có thể dẫn đến việc làm lại (rework) nếu có vấn đề.
Ví dụ ứng dụng: Dự án bị chậm 2 tuần so với deadline.
Crashing: Thuê thêm 2 lập trình viên tạm thời để tăng tốc phát triển module chính. (Tăng chi phí nhưng giảm thời gian).
Fast Tracking: Bắt đầu giai đoạn kiểm thử hệ thống ngay khi các module lớn đã hoàn thành, thay vì chờ toàn bộ hệ thống được lập trình xong. (Tăng rủi ro phát hiện lỗi tích hợp muộn, nhưng giảm thời gian tổng thể).
3. Các Loại Phụ Thuộc (Dependencies): Xây Dựng Trình Tự Hợp Lý
Trình tự các hoạt động được xác định dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc (Dependencies) giữa chúng. Có bốn loại phụ thuộc chính:
3.1. Mandatory Dependency (Phụ thuộc bắt buộc / Logic cứng):
Mô tả: Là mối quan hệ được yêu cầu theo hợp đồng hoặc cố hữu trong bản chất của công việc. Loại phụ thuộc này thường không thể sửa đổi.
Ví dụ: "Đổ bê tông móng" phải diễn ra sau khi "Lắp đặt cốt thép móng" hoàn thành. "Viết mã" phải sau "Thiết kế hệ thống".
3.2. Discretionary Dependency (Phụ thuộc tùy ý / Ưu tiên / Logic mềm):
Mô tả: Là mối quan hệ dựa trên các thực tiễn tốt nhất, kinh nghiệm, hoặc sở thích của dự án. Loại phụ thuộc này có thể sửa đổi.
Ví dụ: Bắt đầu kiểm thử ứng dụng sau khi tất cả các module đã được phát triển (thay vì kiểm thử từng module riêng lẻ), đây là một thực tiễn tốt nhất để kiểm thử tích hợp.
3.3. External Dependency (Phụ thuộc bên ngoài):
Mô tả: Là mối quan hệ giữa các hoạt động dự án và các hoạt động không thuộc dự án. Loại phụ thuộc này thường không thể sửa đổi hoặc khó kiểm soát.
Ví dụ: Việc triển khai phần mềm phụ thuộc vào việc nhà cung cấp bàn giao máy chủ mới. Việc khởi công xây dựng phụ thuộc vào việc phê duyệt giấy phép từ chính quyền địa phương.
3.4. Internal Dependency (Phụ thuộc nội bộ):
Mô tả: Là mối quan hệ giữa một hoặc nhiều hoạt động dự án bên trong nhóm dự án. Loại phụ thuộc này có thể sửa đổi nếu nhóm quyết định.
Ví dụ: Nhóm phát triển backend cần hoàn thành API trước khi nhóm frontend có thể bắt đầu tích hợp.
4. Lập Lịch Trình Adaptive (Agile): Linh Hoạt Theo Nhịp Độ
Trong các môi trường Agile, lập lịch trình có cách tiếp cận khác, linh hoạt hơn nhiều so với Predictive:
4.1. Iterations (Lần lặp / Sprints):
Mô tả: Agile sử dụng lập kế hoạch gia tăng. Lịch trình dựa trên các lần lặp hoặc "sprints", là các chu kỳ phát triển có thời lượng cố định, thường từ 1 đến 4 tuần. Công việc được ước tính và thực hiện trong các lần lặp này.
4.2. Releases (Bản phát hành):
Mô tả: Một kế hoạch phát hành cấp cao được phát triển, cho thấy các tính năng và chức năng cơ bản sẽ được bao gồm trong mỗi bản phát hành. Các bản phát hành là tập hợp các lần lặp, bàn giao một phần sản phẩm có giá trị cho khách hàng.
4.3. Timeboxes (Hộp thời gian):
Mô tả: Các cách tiếp cận thích ứng thường sử dụng các hộp thời gian. Đây là khoảng thời gian cố định dành cho một hoạt động hoặc một tập hợp hoạt động (ví dụ: 2 tuần cho một Sprint, 15 phút cho Daily Standup). Nhóm tự quản lý để hoàn thành công việc trong thời gian đó.
4.4. Product Backlog (Sổ tồn đọng sản phẩm):
Mô tả: Là một danh sách có thứ tự ưu tiên của tất cả các yêu cầu cho sản phẩm. Backlog liên tục được ưu tiên và tinh chỉnh, là nguồn chính của công việc cho các lần lặp và bản phát hành.
Lợi ích: Lập lịch trình Agile cho phép nhóm thích nghi nhanh chóng với thay đổi và bàn giao giá trị liên tục, thay vì cố gắng dự đoán mọi thứ từ đầu.
Ví dụ ứng dụng: Trong một dự án Agile, thay vì có một biểu đồ Gantt dài 1 năm, nhóm có một Product Backlog ưu tiên. Mỗi 2 tuần, họ lập kế hoạch cho Sprint (timebox), chọn các User Stories có ưu tiên cao nhất từ backlog để hoàn thành trong Sprint đó. Cuối mỗi Sprint, họ có một sản phẩm hoạt động được (Iteration), và sau vài Sprint, họ phát hành một phiên bản lớn hơn (Release) cho khách hàng.
Lời Kết: Lịch Trình Dự Án – Chìa Khóa Kiểm Soát Thời Gian
Lập kế hoạch lịch trình là một quá trình năng động, đòi hỏi Project Manager phải hiểu rõ các bước trong Predictive, biết cách nén lịch trình khi cần, nhận diện các loại phụ thuộc và linh hoạt áp dụng các nguyên tắc Agile. Bằng cách thành thạo những kỹ năng này, bạn sẽ có thể tạo ra và quản lý một lịch trình dự án hiệu quả, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu.
Hãy nhớ rằng, thời gian là tài nguyên quý giá nhất của dự án. Quản lý lịch trình hiệu quả là kiểm soát tương lai của dự án. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Lập kế hoạch ngân sách (Budgeting) – cách quản lý khía cạnh tài chính của dự án.
0 Comments