Lời Mở Đầu: Học Từ Hôm Qua – Vững Bước Cho Ngày Mai
Mỗi dự án đều là một hành trình độc đáo, đầy thách thức và cơ hội học hỏi. Tuy nhiên, nếu những bài học kinh nghiệm chỉ nằm trong đầu mỗi cá nhân và biến mất khi dự án kết thúc, đó là một sự lãng phí tri thức khổng lồ. Để tổ chức không ngừng phát triển và các dự án tương lai được thực hiện hiệu quả hơn, chúng ta cần đến khái niệm Học hỏi liên tục trong dự án (Learning Throughout the Project).
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Quản lý tri thức (Knowledge Management) – một khía cạnh quan trọng của Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án (Project Work Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá mục đích của quản lý tri thức, phân biệt giữa tri thức hiển nhiên (Explicit Knowledge) và tri thức ngầm (Tacit Knowledge), cùng với các công cụ và phương pháp hiệu quả để chia sẻ tri thức nhằm cải thiện hiệu suất dự án và tổ chức.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Học hỏi liên tục trong dự án (Learning Throughout the Project)" tại đây:
1. Quản Lý Tri Thức (Knowledge Management): Biến Kinh Nghiệm Thành Tài Sản
1.1. Mục đích của Quản lý tri thức dự án: Quản lý tri thức (Knowledge Management) là quá trình thu thập, tổ chức, lưu trữ và chia sẻ tri thức trong suốt vòng đời dự án. Mục đích là để sử dụng tri thức hiện có và tạo ra tri thức mới nhằm đạt được mục tiêu của dự án và đóng góp vào tri thức tổng thể của tổ chức.
Tận dụng kinh nghiệm quá khứ: Project Manager có thể hưởng lợi rất nhiều từ cơ sở tri thức mà tổ chức đã tích lũy theo thời gian, đặc biệt là từ kinh nghiệm và khám phá của những người khác trong các dự án tương tự trước đây. Điều này giúp tránh lặp lại sai lầm và áp dụng các thực tiễn tốt nhất đã được chứng minh.
Cải thiện hiệu suất tương lai: Việc quản lý tri thức thành công góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tăng khả năng đạt được các mục tiêu của dự án và tổ chức trong dài hạn.
1.2. Các loại tri thức: Explicit Knowledge và Tacit Knowledge: Quản lý tri thức bao gồm hai loại tri thức khác biệt, mỗi loại đòi hỏi cách tiếp cận riêng:
Explicit Knowledge (Tri thức hiển nhiên):
Mô tả: Là loại tri thức dựa trên sự kiện, có thể dễ dàng được mã hóa, tài liệu hóa và truyền đạt thông qua các từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh. Đây là những thông tin được ghi lại một cách rõ ràng.
Ví dụ: Các quy trình chuẩn (SOP), hướng dẫn sử dụng, báo cáo dự án, bản vẽ thiết kế, mã nguồn phần mềm, nhật ký bài học kinh nghiệm (Lessons Learned Register), cơ sở dữ liệu dự án.
Công cụ: Các công cụ quản lý thông tin như sổ tay, sổ đăng ký, hệ thống tìm kiếm, cơ sở dữ liệu, cổng thông tin dự án.
Lưu ý: Mặc dù dễ chia sẻ, tri thức hiển nhiên có thể cần được giải thích hoặc đặt trong bối cảnh để mang lại giá trị thực sự cho người sử dụng.
Tacit Knowledge (Tri thức ngầm):
Mô tả: Là tri thức cá nhân, kinh nghiệm và chuyên môn khó diễn đạt bằng lời nói, hình ảnh hay ký hiệu. Đây là những kỹ năng, kinh nghiệm, trực giác, và hiểu biết sâu sắc mà một người có được qua thực hành và trải nghiệm.
Ví dụ: Kỹ năng lãnh đạo của một Project Manager dày dạn kinh nghiệm, khả năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy của một kỹ sư, hoặc sự nhạy bén trong việc đọc hiểu các bên liên quan của một Business Analyst.
Lưu ý: Tri thức ngầm quý giá nhưng khó nắm bắt và chuyển giao hơn nhiều so với tri thức hiển nhiên. Nó thường được chia sẻ thông qua các tương tác xã hội và kinh nghiệm trực tiếp.
2. Các Phương Pháp Chia Sẻ Tri Thức Để Cải Thiện Hiệu Suất Trong Tương Lai
Để thu thập, tổ chức và chia sẻ cả tri thức hiển nhiên và tri thức ngầm, Project Manager có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau:
2.1. Lessons Learned Register (Nhật ký bài học kinh nghiệm):
Mô tả: Đây là một tài liệu dự án được cập nhật trong suốt dự án và được sử dụng để ghi lại các tình huống, nguyên nhân, kết quả, và các bài học kinh nghiệm từ dự án.
Mục đích: Ghi lại những gì đã diễn ra tốt, những gì không tốt, và những gì có thể được cải thiện cho các dự án trong tương lai. Nhật ký này được cập nhật thường xuyên và được xem xét vào cuối các giai đoạn hoặc dự án.
Ví dụ: Ghi lại việc "Việc sử dụng công cụ X tiết kiệm 20% thời gian kiểm thử" hoặc "Việc không xác định rõ yêu cầu khách hàng sớm đã dẫn đến 3 lần làm lại".
2.2. Discussion Forums (Diễn đàn thảo luận) và Communities of Practice (Cộng đồng thực hành):
Mô tả: Đây là các nền tảng trực tuyến hoặc cộng đồng nơi các chuyên gia có thể đặt câu hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận về các vấn đề và tìm kiếm giải pháp.
Mục đích: Rất hiệu quả trong việc chia sẻ cả tri thức hiển nhiên (qua tài liệu đính kèm) và tri thức ngầm (qua các cuộc trao đổi, cố vấn trực tuyến), vì chúng khuyến khích tương tác và đối thoại.
2.3. Job Shadowing (Học việc / Quan sát công việc):
Mô tả: Một kỹ thuật hiệu quả để chia sẻ tri thức ngầm. Một người quan sát người khác thực hiện công việc trong môi trường thực tế để học hỏi các kỹ năng, mẹo vặt và cách tiếp cận không được tài liệu hóa.
Mục đích: Giúp chuyển giao những kỹ năng, kinh nghiệm và trực giác mà không thể chỉ đọc từ sách vở.
2.4. Peer-to-Peer Discussions (Thảo luận đồng cấp):
Mô tả: Các cuộc trò chuyện không chính thức giữa các thành viên nhóm về các vấn đề hoặc giải pháp.
Mục đích: Chia sẻ tri thức ngầm một cách tự nhiên và nhanh chóng, thường xuyên xảy ra trong các buổi họp đứng hàng ngày (Daily Standups trong Agile) hoặc các cuộc thảo luận đột xuất.
2.5. Brainstorming and Facilitated Workshops (Động não và hội thảo có người điều phối):
Mô tả: Các buổi này không chỉ tạo ra tri thức mới mà còn là cơ hội để chia sẻ tri thức hiện có thông qua sự tương tác và hợp tác giữa các thành viên.
Việc tích hợp các hoạt động học hỏi và chia sẻ tri thức vào quy trình làm việc hàng ngày giúp đảm bảo tri thức không bị mất đi và được tận dụng tối đa, biến tổ chức thành một "tổ chức học hỏi" (learning organization).
3. Tầm Quan Trọng Của Văn Hóa Tin Cậy Để Chia Sẻ Tri Thức
Quản lý tri thức thành công đòi hỏi một văn hóa tin cậy (culture of trust) trong tổ chức. Nếu không có lòng tin, mọi người sẽ không sẵn lòng chia sẻ những bài học từ thất bại hoặc những thách thức mà họ gặp phải, vì sợ bị phán xét, trừng phạt hoặc làm ảnh hưởng đến hình ảnh của mình.
Vai trò của Project Manager: Project Manager cần nuôi dưỡng một môi trường an toàn, tôn trọng và không phán xét, nơi mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ cả thành công và thất bại. Điều này bao gồm việc khuyến khích sự minh bạch, chính trực và đối thoại tích cực.
Khi nhóm dự án nhận thấy rằng việc chia sẻ tri thức được coi trọng và được sử dụng để cải thiện, chứ không phải để đổ lỗi, họ sẽ chủ động hơn trong việc đóng góp vào kho tri thức chung của tổ chức. Điều này tạo điều kiện cho sự hợp tác và học hỏi liên tục, nâng cao năng lực tổng thể.
Lời Kết: Tri Thức – Sức Mạnh Bền Vững Của Dự Án
Học hỏi liên tục là một sức mạnh không thể thiếu trong quản lý dự án. Bằng cách thực hành quản lý tri thức một cách có hệ thống, nhận diện và tận dụng cả tri thức hiển nhiên lẫn tri thức ngầm, và tích cực chia sẻ kiến thức trong suốt vòng đời dự án, bạn sẽ không chỉ cải thiện hiệu suất của dự án hiện tại mà còn đóng góp vào sự phát triển năng lực của toàn bộ tổ chức.
Hãy nhớ rằng, tri thức là sức mạnh, và chia sẻ tri thức là nhân đôi sức mạnh đó! Project Manager là người kiến tạo văn hóa học hỏi này. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Cân nhắc về Communication và Engagement trong Project Work (Communication & Engagement in Project Work) – cách giao tiếp và tương tác hiệu quả trong quá trình thực thi.
0 Comments