Lời Mở Đầu: Thông Tin – Huyết Mạch Vận Hành Của Mọi Dự Án
Bạn đã có một kế hoạch được định hình, các tài nguyên sẵn sàng, và các quy trình rõ ràng để thực thi công việc. Tuy nhiên, để mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, các bên liên quan được đồng bộ và dự án đạt được mục tiêu, không thể thiếu một yếu tố cốt lõi: giao tiếp và tương tác.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào Cân nhắc về Communication và Engagement trong Project Work (Communication & Engagement in Project Work) – một khía cạnh trọng tâm của Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án (Project Work Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá các hình thức giao tiếp khác nhau, cách xử lý các yêu cầu thông tin đột xuất (ad hoc), và vai trò then chốt của công việc dự án trong việc hỗ trợ các miền hiệu suất khác liên quan đến con người.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Cân nhắc về Communication và Engagement trong Project Work (Communication & Engagement in Project Work)" tại đây:
1. Giao Tiếp Chính Thức Và Không Chính Thức, Bằng Lời Nói Và Văn Bản
Phần lớn công việc dự án gắn liền với giao tiếp và tương tác, đặc biệt là việc duy trì sự tham gia của các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan khác. Project Manager cần lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp cho từng tình huống để tối đa hóa sự rõ ràng và giảm thiểu hiểu lầm.
Dưới đây là bốn hình thức giao tiếp chính mà bạn cần phân biệt và sử dụng linh hoạt:
1.1. Formal Written (Chính thức bằng văn bản):
Mô tả: Dùng cho các tài liệu quan trọng, cần tính pháp lý, tính minh bạch và khả năng truy vết cao. Yêu cầu sự chính xác, rõ ràng và có thể được xem xét bởi nhiều bên.
Ví dụ: Project Charter, Project Management Plan, Hợp đồng với nhà cung cấp, Báo cáo trạng thái chính thức, Tài liệu yêu cầu chi tiết, Biên bản cuộc họp quan trọng, Thông báo chính sách mới của công ty.
Khi nào dùng: Khi cần ghi lại các quyết định quan trọng, cam kết, thông tin cốt lõi hoặc khi thông tin cần được lưu trữ lâu dài.
1.2. Formal Verbal (Chính thức bằng lời nói):
Mô tả: Dùng cho các cuộc họp quan trọng, thuyết trình hoặc các buổi họp báo cáo mà tính tương tác trực tiếp là cần thiết, nhưng vẫn cần sự trang trọng và có cấu trúc.
Ví dụ: Các buổi thuyết trình cho ban lãnh đạo, các cuộc họp đánh giá dự án (Project Reviews), buổi trình bày sản phẩm (Product Demos), hội nghị nhà thầu (Bidder Conferences).
Khi nào dùng: Khi cần truyền đạt thông tin phức tạp, giải quyết các vấn đề cần thảo luận trực tiếp, hoặc khi cần thuyết phục và xây dựng đồng thuận trong môi trường trang trọng.
1.3. Informal Written (Không chính thức bằng văn bản):
Mô tả: Thường dùng cho giao tiếp hàng ngày, nhanh chóng, không cần quá nhiều thủ tục. Tính linh hoạt cao, ít bị gò bó bởi định dạng.
Ví dụ: Ghi chú ngắn gọn, email nhanh, tin nhắn tức thời (chat qua Slack, Microsoft Teams), cập nhật trên các công cụ quản lý dự án (ví dụ: bình luận trên Jira task), ghi chú trên bảng trắng (có thể chụp ảnh lại).
Khi nào dùng: Để làm rõ thông tin nhanh, đặt câu hỏi, hoặc cập nhật tình hình tức thời mà không cần sự chính thức hóa.
1.4. Informal Verbal (Không chính thức bằng lời nói):
Mô tả: Là hình thức giao tiếp tự nhiên nhất, dùng để xây dựng mối quan hệ, tạo sự thân thiện và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Ví dụ: Các cuộc trò chuyện trực tiếp tại văn phòng, cuộc gọi điện thoại nhanh, thảo luận ngẫu hứng trong giờ nghỉ, các cuộc họp đứng hàng ngày (Daily Standups trong Agile).
Khi nào dùng: Rất hiệu quả để hiểu rõ cảm xúc, động lực, các vấn đề chưa được nói ra, hoặc khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng trong nhóm.
Ví dụ thực tế: Một Project Manager nhận được email từ một thành viên nhóm báo cáo một lỗi phần mềm (Informal Written). Anh ấy gọi điện nhanh cho thành viên đó để hiểu rõ hơn về mức độ nghiêm trọng và nguyên nhân (Informal Verbal). Sau đó, anh ấy tổ chức một cuộc họp ngắn với nhóm phát triển và QA để thảo luận giải pháp (Interactive, Formal Verbal). Cuối cùng, anh ấy cập nhật nhật ký lỗi (Issue Log - Formal Written) và báo cáo tình hình trong báo cáo trạng thái hàng tuần (Formal Written).
2. Yêu Cầu Thông Tin Ad hoc Và Kế Hoạch Truyền Thông
Trong quá trình thực hiện công việc dự án, nhóm và Project Manager sẽ thường xuyên nhận được các yêu cầu thông tin ad hoc (đột xuất). Các yêu cầu này có thể đến từ các bên liên quan khác nhau và về nhiều chủ đề.
Vấn đề của yêu cầu Ad hoc quá nhiều: Việc có quá nhiều yêu cầu thông tin ad hoc có thể là dấu hiệu cho thấy kế hoạch truyền thông ban đầu chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan, gây ra sự gián đoạn cho nhóm dự án và làm giảm năng suất. Nó cũng có thể làm suy yếu Project Manager, khiến họ phải liên tục phản ứng thay vì chủ động.
Tầm quan trọng của Kế hoạch truyền thông (Communications Management Plan):
Mô tả: Đây là một thành phần của Kế hoạch quản lý dự án tổng thể, mô tả cách thức, thời điểm và bởi ai thông tin về dự án sẽ được quản lý và phổ biến. Nó được thiết kế để dự đoán và đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan.
Mục đích: Hướng dẫn Project Manager và nhóm trong việc quản lý và giám sát các hoạt động giao tiếp để đảm bảo thông tin đến đúng nơi, đúng người, rõ ràng, dễ hiểu và cho phép các bên liên quan hành động khi cần thiết.
Điều chỉnh khi cần: Nếu có quá nhiều yêu cầu thông tin ad hoc, Project Manager cần đánh giá lại kế hoạch truyền thông. Có thể cần tăng cường sự tham gia của các bên liên quan, thay đổi định dạng báo cáo, hoặc tăng tần suất các cuộc họp định kỳ để đảm bảo các yêu cầu thông tin của họ được đáp ứng một cách chủ động. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn và cho phép nhóm dự án tập trung vào công việc chính.
Ví dụ: Nếu nhà tài trợ liên tục gọi điện hỏi về tiến độ, có thể kế hoạch truyền thông cần được điều chỉnh để gửi báo cáo tiến độ chi tiết hơn hoặc tổ chức các cuộc họp cập nhật thường xuyên hơn.
3. Vai Trò Của Project Work Trong Việc Hỗ Trợ Team Và Stakeholder Performance Domains
Miền Hiệu Suất Công Việc Dự Án (Project Work Performance Domain) không chỉ là nơi các nhiệm vụ được thực hiện mà còn đóng vai trò là một nền tảng quan trọng, hỗ trợ và tạo điều kiện cho các miền hiệu suất khác, đặc biệt là Miền hiệu suất Đội ngũ (Team Performance Domain) và Miền hiệu suất Các bên liên quan (Stakeholder Performance Domain).
3.1. Hỗ trợ Team Performance Domain:
Mô tả: Công việc dự án tạo ra môi trường cho các cuộc họp nhóm, tương tác và sự tham gia của các thành viên. Việc thực hiện công việc nhóm hiệu quả, các quy trình rõ ràng và việc Project Manager loại bỏ các trở ngại đều góp phần vào hiệu suất và tinh thần của đội ngũ.
Ví dụ: Việc tổ chức các buổi Daily Standups hàng ngày (là một phần của Project Work) giúp nhóm đồng bộ hóa thông tin, nhận diện trở ngại và tăng cường giao tiếp nội bộ, từ đó cải thiện hiệu suất của đội ngũ.
3.2. Hỗ trợ Stakeholder Performance Domain:
Mô tả: Phần lớn công việc dự án liên quan đến giao tiếp và tương tác để duy trì sự tham gia của các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan khác. Bằng cách thực hiện công việc minh bạch và cung cấp thông tin rõ ràng về tiến độ và kết quả, Project Work giúp duy trì sự tham gia và hài lòng của các bên liên quan.
Ví dụ: Khi nhóm hoàn thành một tính năng và demo cho khách hàng (là một hoạt động của Project Work), việc đó trực tiếp giúp khách hàng thấy được tiến độ và đóng góp của dự án, từ đó tăng cường sự hài lòng và tham gia của họ.
Lời Kết: Giao Tiếp & Tương Tác – Chìa Khóa Đến Trái Tim Dự Án
Giao tiếp và tương tác là những yếu tố sống còn trong Miền hiệu suất Công việc dự án. Bằng cách thành thạo các hình thức giao tiếp khác nhau, chủ động quản lý các yêu cầu thông tin và nhận diện vai trò hỗ trợ của Project Work đối với các miền khác, bạn sẽ xây dựng được một dự án có luồng thông tin thông suốt, các bên liên quan được thu hút, và đạt được thành công bền vững.
Hãy nhớ rằng, giao tiếp không chỉ là truyền đi thông điệp mà là đảm bảo thông điệp đó được hiểu và tạo ra tác động mong muốn. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Tương tác với các miền hiệu suất khác (Interactions with Other Performance Domains) – khám phá cách Project Work kết nối toàn bộ hệ sinh thái dự án.
0 Comments