Lời Mở Đầu: Đừng Để Ai Bị Bỏ Quên – Tầm Quan Trọng Của Việc Xác Định Bên Liên Quan
Trong quản lý dự án, chúng ta thường nói đến việc lập kế hoạch, thực thi, giám sát. Nhưng ít khi chúng ta nghĩ sâu về những người sẽ ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án của mình. Đây chính là các bên liên quan (Stakeholders), và việc xác định họ là bước khởi đầu quan trọng nhất trong Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7.
Nếu bạn bỏ sót một bên liên quan quan trọng, bạn có thể đối mặt với những rủi ro không lường trước được, từ sự phản đối, thiếu nguồn lực cho đến việc sản phẩm cuối cùng không được chấp nhận. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xác định các bên liên quan một cách toàn diện, sử dụng các kỹ thuật hiệu quả và ghi lại thông tin của họ một cách có hệ thống.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders)" tại đây:
1. Ai Là Các Bên Liên Quan? Khái Niệm Rộng Hơn Bạn Tưởng
Như chúng ta đã tìm hiểu ở bài trước, một "Bên liên quan" là bất kỳ cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức nào có thể ảnh hưởng đến, bị ảnh hưởng bởi, hoặc tự nhận thấy mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động, hoặc kết quả của dự án. Điều này có nghĩa là danh sách các bên liên quan có thể rất đa dạng và không chỉ giới hạn ở những người trực tiếp tham gia vào dự án.
Các loại bên liên quan phổ biến trong dự án:
Project Manager (Quản lý dự án): Người lãnh đạo và chịu trách nhiệm chính về dự án.
Project Management Team (Nhóm quản lý dự án): Các thành viên trực tiếp hỗ trợ Project Manager trong các hoạt động quản lý.
Project Team (Nhóm dự án): Tập hợp các cá nhân thực hiện công việc cụ thể của dự án để tạo ra sản phẩm bàn giao.
Customer (Khách hàng): Cá nhân hoặc tổ chức sẽ sử dụng sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Họ có thể là người yêu cầu hoặc tài trợ dự án.
Sponsor (Nhà tài trợ): Cá nhân hoặc nhóm cung cấp nguồn lực và hỗ trợ tài chính cho dự án, đồng thời bảo vệ dự án ở các cấp quản lý cao hơn.
End Users (Người dùng cuối): Cá nhân hoặc nhóm sẽ trải nghiệm việc sử dụng trực tiếp sản phẩm bàn giao của dự án. Họ có thể không phải là khách hàng trực tiếp mua hàng, nhưng là người sử dụng thực tế.
Functional Managers (Quản lý chức năng): Các nhà quản lý của các phòng ban nơi tài nguyên được lấy đến cho dự án, hoặc những người có phòng ban bị ảnh hưởng bởi dự án.
PMO (Project Management Office - Văn phòng Quản lý Dự án): Nếu có trong tổ chức, PMO sẽ cung cấp các tiêu chuẩn, hướng dẫn và hỗ trợ cho dự án.
Governing Bodies / Steering Committees (Các cơ quan quản lý/Ủy ban chỉ đạo): Các nhóm cấp cao cung cấp định hướng và giám sát chiến lược cho dự án.
Suppliers / Vendors (Nhà cung cấp): Các bên thứ ba cung cấp vật tư, thiết bị, hoặc dịch vụ cho dự án.
Regulatory Bodies (Cơ quan quản lý): Các tổ chức có thẩm quyền ban hành quy định và tiêu chuẩn mà dự án phải tuân thủ.
Community / Public (Cộng đồng / Công chúng): Đặc biệt với các dự án lớn, có tác động xã hội hoặc môi trường.
Ví dụ thực tế: Trong một dự án xây dựng một nhà máy mới:
Project Team: Kỹ sư, kiến trúc sư, công nhân xây dựng.
Customer: Ban lãnh đạo công ty (người yêu cầu nhà máy).
Sponsor: Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Giám đốc tài chính (CFO) của công ty.
Functional Managers: Trưởng phòng Sản xuất (người sẽ vận hành nhà máy), Trưởng phòng Mua sắm (phụ trách vật liệu).
Suppliers: Các công ty cung cấp vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc.
Regulatory Bodies: Cơ quan quản lý xây dựng, Bộ Tài nguyên và Môi trường (liên quan đến giấy phép và quy định).
Community: Cư dân địa phương sống gần khu vực nhà máy (có thể bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, ô nhiễm hoặc tạo việc làm).
Việc xác định càng đầy đủ các bên liên quan ngay từ giai đoạn khởi tạo và lập kế hoạch sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về các lợi ích, quyền lực và kỳ vọng khác nhau.
2. Kỹ Thuật Xác Định Các Bên Liên Quan: Brainstorming và Checklist
Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bên liên quan quan trọng nào, Project Manager có thể sử dụng các kỹ thuật thu thập thông tin hiệu quả:
2.1. Brainstorming (Động não): Đây là một kỹ thuật thu thập dữ liệu bằng cách tạo ra và thu thập nhiều ý tưởng nhất có thể.
Cách thực hiện: Tập hợp nhóm dự án, các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự hoặc về lĩnh vực này. Mở rộng tư duy và cố gắng nghĩ về mọi người, mọi phòng ban, mọi tổ chức có thể bị ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến dự án, dù là trực tiếp hay gián tiếp.
Lợi ích: Kỹ thuật này khuyến khích sự sáng tạo, giúp phát hiện ra những bên liên quan ít hiển nhiên hoặc bị bỏ sót trong các cuộc thảo luận thông thường. Ghi lại tất cả các ý tưởng mà không phán xét ở giai đoạn đầu.
Ví dụ: Trong buổi brainstorming cho dự án phát triển một hệ thống học tập trực tuyến mới, ngoài sinh viên và giảng viên, nhóm có thể nghĩ ra: phụ huynh (người trả học phí), bộ phận IT (hỗ trợ kỹ thuật), bộ phận Marketing (quảng bá khóa học), chuyên gia tâm lý học giáo dục (để thiết kế trải nghiệm người dùng tối ưu), thậm chí là các nhà cung cấp nền tảng học trực tuyến khác (đối thủ cạnh tranh).
2.2. Checklist Analysis (Phân tích Danh mục kiểm tra):
Cách thực hiện: Sử dụng các danh sách kiểm tra (checklists) có sẵn từ các dự án trước đó, từ cơ sở dữ liệu tri thức của tổ chức (Organizational Process Assets - OPAs), hoặc từ các nguồn lực chuyên ngành (ví dụ: các danh mục bên liên quan phổ biến của PMI).
Lợi ích: Kỹ thuật này giúp có một cái nhìn có cấu trúc, đảm bảo rằng các nhóm bên liên quan thông thường không bị bỏ sót. Nó đóng vai trò như một bộ lọc để bổ sung cho các ý tưởng tự do từ brainstorming.
Ví dụ: Một checklist có thể bao gồm các hạng mục như: "Nhà tài trợ?", "Khách hàng?", "Người dùng cuối?", "Quản lý chức năng?", "Cơ quan pháp lý?", "Cộng đồng?", v.v. Bạn sẽ duyệt qua từng hạng mục và tự hỏi: "Có ai thuộc nhóm này sẽ là bên liên quan trong dự án của chúng ta không?"
Sự kết hợp giữa brainstorming tự do và checklist có cấu trúc sẽ giúp bạn có một danh sách các bên liên quan đầy đủ và toàn diện, không bỏ sót bất kỳ ai quan trọng.
3. Sử Dụng Stakeholder Register Để Ghi Lại Thông Tin
Sau khi đã xác định được các bên liên quan, bước tiếp theo là ghi lại thông tin của họ một cách có hệ thống. Tài liệu quan trọng cho mục đích này là Stakeholder Register (Sổ đăng ký các bên liên quan).
Stakeholder Register là gì? Đây là một tài liệu dự án được sử dụng để ghi lại và theo dõi thông tin quan trọng về tất cả các bên liên quan đã xác định.
Mục đích: Sổ đăng ký bên liên quan đóng vai trò là một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả thông tin quan trọng về các bên liên quan. Nó giúp Project Manager và nhóm dự án hiểu rõ hơn về từng bên liên quan để có thể tương tác hiệu quả trong các giai đoạn tiếp theo.
Nội dung chính: Mỗi mục nhập trong Stakeholder Register có thể bao gồm các thông tin sau:
Tên/Vị trí: Ai là người này hoặc nhóm này (ví dụ: Nguyễn Văn A - Trưởng phòng Marketing).
Phòng ban/Tổ chức: Họ thuộc về bộ phận hay công ty nào.
Vai trò trong dự án: Ví dụ: Khách hàng, nhà tài trợ, thành viên nhóm, người dùng cuối.
Thông tin liên hệ: Email, số điện thoại.
Yêu cầu/Kỳ vọng chính: Những gì họ mong muốn từ dự án.
Mức độ quan tâm/ảnh hưởng/quyền lực: Đây là kết quả của việc phân tích sâu hơn mà chúng ta sẽ tìm hiểu trong bài viết tiếp theo.
Ví dụ thực tế:
Lưu ý: Stakeholder Register là một tài liệu sống và cần được cập nhật liên tục trong suốt vòng đời dự án khi có thông tin mới về các bên liên quan hoặc khi vai trò/ảnh hưởng của họ thay đổi.
Lời Kết: Nền Tảng Cho Mối Quan Hệ Bền Vững
Xác định các bên liên quan là bước nền tảng, không thể bỏ qua trong mọi dự án. Một danh sách đầy đủ và chính xác các bên liên quan không chỉ giúp bạn hiểu rõ bối cảnh dự án mà còn là cơ sở để xây dựng chiến lược tương tác hiệu quả, quản lý kỳ vọng và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật Brainstorming và Checklist, cùng với việc duy trì Stakeholder Register, bạn sẽ trang bị cho mình khả năng khởi đầu mọi dự án một cách chuyên nghiệp và có tổ chức.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Phân tích các bên liên quan (Analyze Stakeholders) – làm thế nào để hiểu rõ hơn về quyền lực, ảnh hưởng, lợi ích và thái độ của từng người để xây dựng chiến lược tương tác phù hợp.
0 Comments