Lời Mở Đầu: Hơn Cả Danh Sách – Hiểu Sâu Sắc Về Các Bên Liên Quan
Trong bài viết trước, chúng ta đã học cách Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders) – lập một danh sách toàn diện những người có ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án. Tuy nhiên, việc có một danh sách thôi là chưa đủ. Để thực sự tương tác hiệu quả, quản lý kỳ vọng và xây dựng mối quan hệ bền vững, Project Manager cần đi sâu hơn: Phân tích các bên liên quan (Analyze Stakeholders).
Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách "đọc vị" từng bên liên quan, sử dụng các yếu tố phân tích và công cụ mạnh mẽ để phân loại họ, từ đó xây dựng chiến lược tương tác phù hợp.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Phân tích các bên liên quan (Analyze Stakeholders)" tại đây:
1. Các Yếu Tố Phân Tích Bên Liên Quan: Khám Phá Chiều Sâu Của Mối Quan Hệ
Sau khi đã có danh sách các bên liên quan trong Stakeholder Register, Project Manager và nhóm dự án cần tìm cách hiểu rõ cảm xúc, niềm tin, giá trị, và quan trọng nhất là mức độ họ có thể tác động đến dự án. PMI khuyến nghị phân tích các bên liên quan dựa trên nhiều khía cạnh quan trọng:
Power (Quyền lực): Đây là khả năng của một bên liên quan trong việc áp đặt ý chí của mình vào dự án hoặc các thành viên của dự án. Quyền lực có thể đến từ vị trí chính thức (ví dụ: CEO), khả năng kiểm soát tài nguyên (nhà tài trợ), hoặc quyền lực chuyên môn.
Ví dụ: CEO của công ty có quyền lực cao vì họ có thể phê duyệt hoặc từ chối ngân sách, thậm chí hủy bỏ dự án.
Influence (Ảnh hưởng): Là khả năng tác động đến kết quả dự án. Một bên liên quan có thể không có quyền lực chính thức, nhưng lại có ảnh hưởng lớn thông qua các mối quan hệ cá nhân, uy tín, chuyên môn được công nhận, hoặc khả năng thuyết phục người khác.
Ví dụ: Một kỹ sư trưởng giàu kinh nghiệm, được đồng nghiệp tin tưởng, dù không có chức vụ quản lý nhưng ý kiến của anh ấy có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định kỹ thuật của dự án.
Interest (Lợi ích): Mức độ quan tâm của một bên liên quan đến dự án và kết quả của nó. Lợi ích có thể là tài chính, nghề nghiệp, cá nhân, hoặc thậm chí là sự sống còn của bộ phận họ quản lý.
Ví dụ: Ban giám đốc có lợi ích tài chính và chiến lược (dự án thành công giúp tăng doanh thu). Người dùng cuối có lợi ích trực tiếp về tính năng và trải nghiệm sử dụng sản phẩm.
Attitude (Thái độ): Là quan điểm của bên liên quan đối với dự án. Thái độ có thể là ủng hộ tích cực, phản đối tiêu cực, hoặc trung lập. Thái độ có thể thay đổi nhanh chóng tùy thuộc vào diễn biến của dự án.
Ví dụ: Một quản lý phòng ban ban đầu trung lập với dự án, nhưng sau khi thấy dự án sẽ tự động hóa công việc của họ, họ có thể trở nên phản đối vì lo ngại mất việc.
Tầm quan trọng của phân tích đa chiều: Việc phân tích các yếu tố này giúp nhóm dự án xem xét các tương tác có thể ảnh hưởng đến động cơ, hành động và hành vi của các bên liên quan. Điều quan trọng là phải xem xét cách các bên liên quan tương tác với nhau, vì họ thường hình thành các liên minh hoặc các nhóm lợi ích có thể giúp hoặc cản trở mục tiêu của dự án.
2. Ma Trận Power/Interest Grid (hoặc Tương Tự) Để Phân Loại
Với số lượng lớn các bên liên quan trong nhiều dự án, chúng ta không thể tương tác trực tiếp hoặc hiệu quả với tất cả họ một cách như nhau. Do đó, sau khi phân tích các yếu tố như quyền lực và lợi ích, chúng ta cần phân loại họ để ưu tiên chiến lược tương tác.
Ma trận Quyền lực/Lợi ích (Power/Interest Grid) là một công cụ phân loại phổ biến, chia các bên liên quan thành bốn nhóm chính dựa trên mức độ quyền lực (Power) và lợi ích (Interest) của họ, từ đó gợi ý chiến lược quản lý phù hợp:
High Power, High Interest (Quyền lực cao, Lợi ích cao):
Chiến lược: Manage Closely (Quản lý chặt chẽ). Đây là những bên liên quan quan trọng nhất, có khả năng tác động lớn đến dự án và rất quan tâm đến nó. Bạn cần tương tác thường xuyên, trực tiếp, chủ động tìm kiếm sự tham gia và phản hồi của họ.
Ví dụ: Nhà tài trợ dự án, khách hàng chính, Project Manager cấp cao.
High Power, Low Interest (Quyền lực cao, Lợi ích thấp):
Chiến lược: Keep Satisfied (Giữ hài lòng). Những bên liên quan này có quyền lực đáng kể nhưng ít quan tâm đến các chi tiết nhỏ của dự án. Bạn cần đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng, không có điều gì bất ngờ, và chỉ cung cấp thông tin tổng hợp, cấp cao, phù hợp với sự quan tâm của họ.
Ví dụ: CEO của công ty (nếu không phải là nhà tài trợ trực tiếp), các lãnh đạo phòng ban không trực tiếp liên quan đến dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến tài nguyên.
Low Power, High Interest (Quyền lực thấp, Lợi ích cao):
Chiến lược: Keep Informed (Giữ thông tin đầy đủ). Nhóm này có thể không có nhiều quyền lực chính thức để ra quyết định, nhưng họ rất quan tâm đến dự án và có thể là những người ủng hộ mạnh mẽ (hoặc phản đối mạnh mẽ nếu bị bỏ qua). Hãy đảm bảo họ được thông tin đầy đủ, thường xuyên và có cơ hội đóng góp.
Ví dụ: Người dùng cuối, các thành viên nhóm dự án, các phòng ban phụ thuộc vào kết quả dự án.
Low Power, Low Interest (Quyền lực thấp, Lợi ích thấp):
Chiến lược: Monitor Minimally (Giám sát tối thiểu). Đây là nhóm có ít ảnh hưởng và ít quan tâm nhất đến dự án. Bạn chỉ cần theo dõi và cung cấp thông tin cơ bản khi cần thiết hoặc khi có yêu cầu cụ thể.
Ví dụ: Công chúng nói chung (đối với dự án nội bộ không có tác động xã hội lớn), các phòng ban không liên quan trực tiếp.
Ví dụ ứng dụng: Trong dự án phát triển một hệ thống CRM mới:
Nhà tài trợ (CEO) & Trưởng phòng Kinh doanh (người dùng chính): High Power, High Interest -> Manage Closely. Thường xuyên họp, báo cáo chi tiết, tham vấn quyết định.
Trưởng phòng IT (cung cấp hạ tầng): High Power, Low Interest -> Keep Satisfied. Báo cáo tổng quan về tình hình kỹ thuật, đảm bảo không có vấn đề bất ngờ.
Nhân viên kinh doanh (người dùng cuối): Low Power, High Interest -> Keep Informed. Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ, các buổi đào tạo, và thu thập phản hồi qua khảo sát.
Trưởng phòng Kế toán (liên quan gián tiếp): Low Power, Low Interest -> Monitor Minimally. Gửi bản tin tổng hợp hàng tháng về dự án.
3. Lưu Ý Về Tính Bảo Mật Của Thông Tin Phân Tích
Một lưu ý cực kỳ quan trọng khi phân tích các bên liên quan là tính bảo mật của thông tin. Thông tin phân tích các bên liên quan, đặc biệt là về thái độ, lợi ích cá nhân, động cơ, hoặc các liên minh tiềm năng, là thông tin rất nhạy cảm và có thể gây ra những hậu quả tiêu cực nếu bị rò rỉ.
Tại sao cần bảo mật? Việc rò rỉ thông tin này có thể gây ra sự mất tin cậy, tạo ra mâu thuẫn không cần thiết giữa các bên liên quan, hoặc làm suy yếu mối quan hệ giữa Project Manager và các stakeholder. Nó có thể khiến Project Manager bị coi là thiếu chuyên nghiệp hoặc thiên vị.
Cách thức bảo mật: Công việc phân tích này nên được giữ bí mật bởi Project Manager và một nhóm nhỏ các thành viên dự án đáng tin cậy. Thông tin này không nên được công khai hoặc chia sẻ rộng rãi. Hãy đảm bảo rằng chỉ những thành viên cần thiết của nhóm dự án mới có quyền truy cập thông tin này và họ hiểu rõ trách nhiệm về việc bảo mật thông tin.
Ví dụ: Bạn có thể ghi chú rằng một giám đốc phòng ban cụ thể có thái độ "phản đối ngầm" vì họ lo sợ hệ thống mới sẽ làm giảm quyền lực của họ. Thông tin này cần được bảo mật và chỉ được sử dụng để xây dựng chiến lược tương tác phù hợp (ví dụ: gặp riêng để lắng nghe mối lo ngại của họ), chứ không phải để công khai chỉ trích.
Lời Kết: Phân Tích Sâu Sắc – Nền Tảng Của Tương Tác Chiến Lược
Phân tích các bên liên quan là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự nhạy bén. Bằng cách hiểu rõ quyền lực, ảnh hưởng, lợi ích và thái độ của từng bên liên quan, cùng với việc sử dụng các công cụ như ma trận Power/Interest Grid để phân loại và ưu tiên, bạn sẽ có thể xây dựng chiến lược tương tác phù hợp và hiệu quả. Luôn nhớ giữ bí mật thông tin nhạy cảm để duy trì sự tin cậy và mối quan hệ tốt đẹp.
Kỹ năng "đọc vị" các bên liên quan không chỉ giúp bạn trong kỳ thi PMP mà còn là một lợi thế cạnh tranh lớn trong sự nghiệp quản lý dự án thực tế. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Ưu tiên các bên liên quan (Prioritize Stakeholders) – làm thế nào để quyết định ai là người bạn cần tập trung nguồn lực quý giá của mình.
0 Comments