Lời Mở Đầu: Không Phải Mọi Bên Liên Quan Đều Như Nhau – Tại Sao Cần Ưu Tiên?
Trong bài viết trước, chúng ta đã học cách Phân tích các bên liên quan (Analyze Stakeholders), hiểu rõ quyền lực, ảnh hưởng, lợi ích và thái độ của từng người. Giờ đây, bạn có thể có một danh sách stakeholder khá dài và nhiều thông tin. Nhưng làm thế nào để bạn quản lý tất cả những mối quan hệ này một cách hiệu quả, đặc biệt khi thời gian và nguồn lực của bạn là có hạn?
Đây chính là lúc khái niệm Ưu tiên các bên liên quan (Prioritize Stakeholders) trở nên vô cùng quan trọng. Trong Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain) của PMBOK® Guide – Phiên bản 7, việc ưu tiên giúp Project Manager tập trung nỗ lực vào đúng người, vào đúng thời điểm. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu tại sao cần ưu tiên, ai là người bạn nên tập trung nhất, và làm thế nào để điều chỉnh sự ưu tiên theo thời gian.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Ưu tiên các bên liên quan (Prioritize Stakeholders)" tại đây:
1. Tại Sao Cần Ưu Tiên Các Bên Liên Quan? – Không Thể Tương Tác Với Tất Cả
Trong nhiều dự án, đặc biệt là các dự án lớn hoặc phức tạp, số lượng các bên liên quan có thể lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Việc cố gắng làm hài lòng hoặc giao tiếp với mọi bên liên quan một cách đồng đều là điều không khả thi và sẽ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực, làm chậm tiến độ và giảm hiệu quả chung của dự án.
Nguồn lực giới hạn: Thời gian, năng lượng và nguồn lực của Project Manager và nhóm dự án là hữu hạn. Bạn không thể dành cùng một lượng thời gian cho CEO, một nhà cung cấp phụ và một người dùng ít khi sử dụng sản phẩm.
Tối ưu hóa hiệu quả: Nếu chúng ta không ưu tiên, chúng ta có nguy cơ bỏ lỡ những tương tác quan trọng với các bên liên quan chủ chốt – những người có thể quyết định sự thành bại của dự án. Hoặc ngược lại, chúng ta có thể dành quá nhiều thời gian cho những người có ít ảnh hưởng, trong khi những vấn đề lớn hơn bị bỏ qua.
Phân bổ chiến lược: Việc ưu tiên các bên liên quan giúp chúng ta phân bổ nguồn lực (thời gian, nỗ lực giao tiếp, tài nguyên) một cách chiến lược, tập trung vào những người có thể tạo ra sự khác biệt lớn nhất cho thành công của dự án.
Ví dụ thực tế: Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một dự án phát triển phần mềm mới cho một ngân hàng. Danh sách bên liên quan của bạn có thể bao gồm: Giám đốc Ngân hàng, Trưởng phòng IT, Trưởng phòng Kinh doanh, nhóm phát triển, các nhân viên giao dịch, bộ phận pháp chế, bộ phận an ninh mạng, và các nhà cung cấp phần mềm bên ngoài. Nếu bạn cố gắng họp hàng tuần với tất cả họ, bạn sẽ không còn thời gian để làm việc khác. Ưu tiên là cần thiết để tập trung năng lượng vào các mối quan hệ quan trọng nhất.
2. Tập Trung Vào Những Người Có Quyền Lực và Lợi Ích Cao Nhất
Sau khi đã phân tích các yếu tố như quyền lực (Power) và lợi ích (Interest) của các bên liên quan (như chúng ta đã học ở bài trước), chúng ta sẽ sử dụng công cụ phân loại như Ma trận Quyền lực/Lợi ích (Power/Interest Grid) để ưu tiên.
Ma trận này chia các bên liên quan thành bốn nhóm chính, và nhóm ưu tiên hàng đầu là những người có Quyền lực cao và Lợi ích cao (High Power, High Interest):
Nhóm "Quản lý chặt chẽ" (Manage Closely): Đây là những bên liên quan quan trọng nhất, có khả năng tác động lớn đến dự án và rất quan tâm đến nó. Họ có thể phê duyệt hoặc từ chối các quyết định quan trọng, cấp phát hoặc từ chối tài nguyên, và ảnh hưởng đến đường đi của dự án.
Chiến lược tương tác: Bạn cần chủ động và thường xuyên tương tác với họ. Điều này bao gồm việc gặp gỡ trực tiếp, báo cáo chi tiết và kịp thời, tham vấn ý kiến của họ trong các quyết định quan trọng, và đảm bảo họ luôn cảm thấy được lắng nghe và có tiếng nói.
Ví dụ: Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor), khách hàng chính (Key Customer), hoặc lãnh đạo cấp cao trực tiếp hưởng lợi từ dự án.
Các nhóm khác (chiến lược tương tác giảm dần):
High Power, Low Interest (Quyền lực cao, Lợi ích thấp) – "Giữ hài lòng" (Keep Satisfied): Những người có quyền lực nhưng không quan tâm nhiều đến chi tiết. Cung cấp thông tin tổng hợp, tránh bất ngờ. Ví dụ: CEO không phải nhà tài trợ trực tiếp.
Low Power, High Interest (Quyền lực thấp, Lợi ích cao) – "Giữ thông tin đầy đủ" (Keep Informed): Những người rất quan tâm nhưng ít quyền lực. Cung cấp thông tin thường xuyên, tạo cơ hội đóng góp. Ví dụ: Người dùng cuối, thành viên nhóm dự án.
Low Power, Low Interest (Quyền lực thấp, Lợi ích thấp) – "Giám sát tối thiểu" (Monitor Minimally): Cung cấp thông tin cơ bản khi cần. Ví dụ: Các phòng ban không liên quan trực tiếp.
Ví dụ ứng dụng: Trong dự án triển khai một hệ thống CRM mới cho một công ty bán lẻ:
Giám đốc Kinh doanh (có quyền lực cao, lợi ích cao vì hệ thống trực tiếp ảnh hưởng đến doanh số của ông ta) – Manage Closely: Hàng tuần họp, tham vấn mọi quyết định liên quan đến tính năng, báo cáo chi tiết tiến độ và rủi ro.
Trưởng phòng IT (có quyền lực cao vì kiểm soát hạ tầng, nhưng lợi ích thấp hơn về mặt kinh doanh) – Keep Satisfied: Báo cáo tổng quan về tiến độ kỹ thuật, đảm bảo họ biết các yêu cầu về tài nguyên và các mốc quan trọng.
Nhân viên kinh doanh (người dùng cuối, lợi ích cao vì dùng hàng ngày, nhưng quyền lực thấp) – Keep Informed: Cập nhật qua email, tham gia các buổi demo tính năng, thu thập phản hồi qua khảo sát.
3. Khả Năng Thay Đổi Ưu Tiên Theo Thời Gian: Tư Duy Linh Hoạt
Điều quan trọng cần nhớ là việc ưu tiên các bên liên quan không phải là một hoạt động diễn ra một lần duy nhất vào đầu dự án. Nó là một quá trình liên tục và năng động. Trong suốt vòng đời dự án, vai trò, mức độ quan tâm, ảnh hưởng hoặc tác động của một bên liên quan có thể thay đổi:
Thay đổi vai trò: Một nhân viên bình thường có thể được thăng chức thành quản lý, và đột nhiên có quyền lực cao hơn.
Thay đổi lợi ích: Một phòng ban ban đầu ít liên quan có thể trở nên có lợi ích cao hơn khi dự án tiến triển đến một giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ.
Thay đổi thái độ: Một bên liên quan ban đầu ủng hộ có thể chuyển sang phản đối nếu họ thấy quyền lợi của mình bị đe dọa bởi dự án, hoặc ngược lại.
Rủi ro mới: Sự xuất hiện của một rủi ro mới có thể làm tăng tầm quan trọng của một bên liên quan cụ thể (ví dụ: cần tham vấn chuyên gia pháp lý khi có thay đổi quy định).
Ví dụ thực tế: Trong dự án ra mắt sản phẩm mới:
Giai đoạn đầu (Nghiên cứu thị trường): Các chuyên gia thị trường có "lợi ích cao", nhưng "quyền lực" ở mức trung bình. Bạn sẽ "Keep Informed" họ.
Giai đoạn giữa (Phát triển sản phẩm): Khách hàng tiềm năng (người dùng thử nghiệm) có "lợi ích cao", "quyền lực" ở mức trung bình thông qua phản hồi. Bạn sẽ "Keep Informed" họ.
Giai đoạn gần cuối (Thử nghiệm và triển khai): Bộ phận Pháp chế và An toàn sản phẩm đột nhiên có "quyền lực cao" và "lợi ích cao" do các quy định phải tuân thủ trước khi ra mắt. Bạn cần chuyển sang Manage Closely với họ, đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất.
Project Manager và nhóm dự án cần liên tục giám sát (Monitor) và đánh giá lại (Assess) các bên liên quan để điều chỉnh lại thứ tự ưu tiên và chiến lược tương tác khi cần thiết. Sự nhạy bén trong việc nhận biết và phản ứng với sự thay đổi của các bên liên quan là chìa khóa để duy trì sự kiểm soát và sự ủng hộ cho dự án.
Lời Kết: Ưu Tiên Thông Minh – Tối Ưu Hóa Tương Tác
Ưu tiên các bên liên quan là một nghệ thuật quản lý nguồn lực và mối quan hệ quan trọng. Bằng cách hiểu rõ tại sao cần ưu tiên, tập trung vào những người có quyền lực và lợi ích cao nhất, và linh hoạt điều chỉnh sự ưu tiên theo thời gian, bạn sẽ tối ưu hóa khả năng giao tiếp và sự tham gia của họ. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn mà còn xây dựng được những mối quan hệ bền chặt, góp phần vào thành công lâu dài của dự án.
Hãy biến sự ưu tiên thành lợi thế của bạn! Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Kỹ thuật giao tiếp với các bên liên quan (Communication Techniques) – những phương pháp hiệu quả để truyền tải thông điệp và lắng nghe phản hồi.
0 Comments