Lời Mở Đầu: Giao Tiếp – Trái Tim Của Mọi Dự Án Thành Công
Bạn đã xác định được ai là các bên liên quan, phân tích quyền lực và lợi ích của họ, và biết ưu tiên ai là người quan trọng nhất. Giờ đây, câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để bạn tương tác hiệu quả với họ? Giao tiếp chính là chìa khóa! Trong quản lý dự án, giao tiếp không chỉ là việc truyền tải thông tin; đó là nghệ thuật xây dựng mối quan hệ, thấu hiểu kỳ vọng và đảm bảo mọi người đều cùng chung một hướng.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào các kỹ thuật giao tiếp với các bên liên quan (Communication Techniques), một phần cốt lõi của Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7. Chúng ta sẽ khám phá các phương pháp truyền tải thông tin, các hình thức giao tiếp và tầm quan trọng của vòng lặp phản hồi nhanh để tối đa hóa hiệu quả giao tiếp trong dự án của bạn.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Kỹ thuật giao tiếp với các bên liên quan (Communication Techniques)" tại đây:
1. Giao Tiếp Push, Pull và Interactive: Lựa Chọn Phương Thức Truyền Tải Phù Hợp
Khi giao tiếp thông tin dự án, bạn có thể lựa chọn từ ba phương pháp chính, tùy thuộc vào loại thông tin và đối tượng nhận:
1.1. Giao tiếp Push (Đẩy thông tin):
Định nghĩa: Thông tin được gửi từ người gửi đến các bên liên quan một chiều. Người gửi có quyền kiểm soát nội dung và thời điểm gửi, nhưng ít kiểm soát được việc người nhận có đọc, hiểu hay không.
Đặc điểm: Một chiều, không có phản hồi ngay lập tức. Thích hợp cho việc phổ biến thông tin rộng rãi.
Ví dụ:
Email báo cáo trạng thái hàng tuần: Bạn gửi một bản cập nhật tiến độ dự án cho tất cả các bên liên quan thông qua email.
Thông báo chính sách mới của công ty: Ban lãnh đạo gửi thông báo qua hệ thống intranet hoặc bảng tin.
Bản tin dự án (Newsletter): Cung cấp thông tin tổng hợp định kỳ.
Khi nào sử dụng: Khi cần truyền đạt thông tin quan trọng đến một lượng lớn người nhận, và không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp này hạn chế khả năng đo lường phản ứng hoặc đánh giá mức độ hiểu biết ngay lập tức từ người nhận.
1.2. Giao tiếp Pull (Kéo thông tin):
Định nghĩa: Thông tin được các bên liên quan chủ động tìm kiếm và truy cập khi họ cần. Người gửi cung cấp nguồn tài nguyên, còn người nhận tự quyết định khi nào và lấy thông tin gì.
Đặc điểm: Người nhận chủ động, hiệu quả cho lượng thông tin lớn và đa dạng.
Ví dụ:
Cổng thông tin dự án (Project Portal/Intranet): Nơi lưu trữ tất cả tài liệu, báo cáo, kế hoạch dự án để các bên liên quan có thể truy cập khi cần.
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System): Các thành viên nhóm truy cập để tìm kiếm các bản thiết kế, mã nguồn, hoặc kết quả kiểm thử.
Wiki dự án: Cung cấp các thông tin kiến thức, câu hỏi thường gặp mà mọi người có thể tự tìm hiểu.
Khi nào sử dụng: Khi các bên liên quan cần thông tin theo yêu cầu của họ và có khả năng chủ động tìm kiếm. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ lượng lớn thông tin không cần cập nhật tức thời cho tất cả mọi người.
1.3. Giao tiếp Interactive (Tương tác):
Định nghĩa: Bao gồm sự trao đổi thông tin với một hoặc nhiều bên liên quan, cho phép phản hồi hai chiều và tức thì.
Đặc điểm: Hai chiều, có phản hồi ngay lập tức, hiệu quả nhất để đạt được sự hiểu biết chung và xây dựng mối quan hệ.
Ví dụ:
Các cuộc họp trực tiếp (Face-to-face meetings): Họp hàng ngày (Daily Standups), họp Sprint Review trong Agile, họp giải quyết vấn đề.
Cuộc gọi điện thoại/video conference: Thảo luận, cố vấn, đàm phán.
Thảo luận nhóm (Brainstorming sessions): Cùng nhau tạo ra ý tưởng và giải quyết vấn đề.
Khi nào sử dụng: Khi cần sự hiểu biết chung, giải quyết mâu thuẫn, đàm phán, ra quyết định, hoặc khi cần xây dựng mối quan hệ tin cậy và sự đồng thuận. Phương pháp này là hiệu quả nhất để đạt được sự hiểu biết chung và đồng thuận.
Ví dụ ứng dụng: Giả sử bạn cần thông báo về một thay đổi lớn trong phạm vi dự án. Bạn có thể:
Push: Gửi email thông báo chính thức đến tất cả các bên liên quan (để đảm bảo ai cũng nhận được).
Pull: Đăng tài liệu chi tiết về thay đổi trên Project Portal để họ có thể xem lại khi cần.
Interactive: Tổ chức một buổi họp chung với các bên liên quan chủ chốt để giải thích thay đổi, trả lời câu hỏi và nhận phản hồi trực tiếp.
2. Các Hình Thức Giao Tiếp: Chính Thức/Không Chính Thức, Văn Bản/Lời Nói
Ngoài ba phương pháp trên, giao tiếp còn có thể chia theo hình thức chính thức hay không chính thức, và bằng văn bản hay lời nói. Việc này tạo ra bốn loại hình giao tiếp mà Project Manager cần linh hoạt sử dụng:
Ví dụ ứng dụng: Khi phát hiện một vấn đề nhỏ nhưng cần giải quyết nhanh trong nhóm, bạn có thể dùng Informal Verbal (nói chuyện trực tiếp với thành viên liên quan). Nếu vấn đề đó ảnh hưởng đến lịch trình, bạn sẽ gửi một Informal Written (email ngắn) cho quản lý chức năng. Khi vấn đề đã được giải quyết và cần báo cáo cho nhà tài trợ, bạn sẽ tạo một Formal Written (báo cáo tiến độ cập nhật).
3. Vòng Lặp Phản Hồi Nhanh (Quick Feedback Loops): Nền Tảng Của Sự Thích Nghi
Dù sử dụng phương pháp hay hình thức giao tiếp nào, việc thiết lập các Vòng lặp phản hồi nhanh (Quick Feedback Loops) là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả của giao tiếp và sự thành công của dự án.
Định nghĩa: Là cơ chế cho phép thông tin phản hồi từ người nhận được gửi lại cho người gửi một cách nhanh chóng và thường xuyên, để người gửi có thể điều chỉnh và cải thiện thông điệp hoặc hành động của mình.
Mục đích:
Xác nhận mức độ mà các bên liên quan đã nghe và hiểu thông điệp.
Xác định xem các bên liên quan có đồng ý với thông điệp hay không.
Nhận diện các thông điệp ẩn ý hoặc không mong muốn mà người nhận đã phát hiện.
Thu được những hiểu biết hữu ích khác để cải tiến.
Tầm quan trọng: Trong các môi trường Agile, vòng lặp phản hồi nhanh được tích hợp trực tiếp vào quy trình thông qua các cuộc họp như Daily Standups (họp đứng hàng ngày), Sprint Reviews (xem xét sprint), và Retrospectives (họp nhìn lại). Điều này giúp phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời, tránh các hiểu lầm lớn có thể gây tốn kém về sau. Ngay cả trong các dự án Predictive, việc thiết lập các điểm kiểm tra và phản hồi thường xuyên cũng giúp đảm bảo rằng mọi người đều cùng chung một suy nghĩ và kỳ vọng.
Ví dụ: Sau một buổi demo sản phẩm mới, Project Manager chủ động thu thập phản hồi từ người dùng cuối. Phản hồi tiêu cực về một tính năng nào đó được ghi nhận và đưa vào Product Backlog để nhóm ưu tiên sửa chữa trong sprint tiếp theo. Đây là một vòng lặp phản hồi nhanh, giúp sản phẩm được cải thiện liên tục.
Lời Kết: Giao Tiếp Thông Minh – Chìa Khóa Dẫn Lối Dự Án
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mọi Project Manager cần thành thạo. Bằng cách hiểu rõ và linh hoạt áp dụng các phương pháp giao tiếp (Push, Pull, Interactive), các hình thức (chính thức/không chính thức, văn bản/lời nói), và tận dụng sức mạnh của vòng lặp phản hồi nhanh, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, và thúc đẩy dự án của mình đến thành công.
Hãy nhớ rằng, giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đi thông điệp, mà là đảm bảo thông điệp đó được hiểu đúng và tạo ra tác động mong muốn. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Quản lý sự tham gia của các bên liên quan (Engage Stakeholders) – việc biến những kỹ thuật này thành hành động cụ thể.
0 Comments