Lời Mở Đầu: Hơn Cả Giao Tiếp – Thúc Đẩy Sự Tham Gia Thực Sự
Bạn đã xác định, phân tích và ưu tiên các bên liên quan. Bạn cũng đã nắm vững các kỹ thuật giao tiếp để truyền tải thông tin. Giờ đây, đã đến lúc biến những kiến thức đó thành hành động cụ thể: Quản lý sự tham gia của các bên liên quan (Engage Stakeholders). Đây là một khía cạnh cốt lõi của Miền Hiệu Suất Các Bên Liên Quan (Stakeholder Performance Domain) trong PMBOK® Guide – Phiên bản 7, tập trung vào việc chủ động thu hút các stakeholder để họ đóng góp tích cực và hỗ trợ dự án.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi sâu vào cách xây dựng mối quan hệ vững chắc, tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp cá nhân, và làm thế nào để đảm bảo mọi bên liên quan đều được thông tin và hiểu rõ mục tiêu dự án, biến họ từ những người theo dõi thành đồng minh nhiệt thành.
Xem video hướng dẫn chi tiết về "Quản lý sự tham gia của các bên liên quan (Engage Stakeholders)" tại đây:
1. Xây Dựng Mối Quan Hệ Vững Chắc Thông Qua Giao Tiếp Hai Chiều Thường Xuyên
Sự tham gia của các bên liên quan không phải là một sự kiện đơn lẻ mà là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nỗ lực. Nền tảng của sự tham gia hiệu quả là giao tiếp hai chiều thường xuyên, sâu sắc hơn nhiều so với việc chỉ "đẩy" thông tin một chiều.
Tại sao giao tiếp hai chiều quan trọng? Giao tiếp hai chiều (interactive communication) cho phép trao đổi thông tin, phản hồi tức thì, làm rõ hiểu lầm, và cùng nhau giải quyết vấn đề. Nó giúp tạo dựng lòng tin, sự hiểu biết chung và cảm giác được coi trọng cho các bên liên quan. Khi stakeholder cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe và ý kiến của họ có giá trị, họ sẽ sẵn lòng cam kết và đóng góp nhiều hơn.
Các hình thức giao tiếp hai chiều:
Các cuộc họp trực tiếp: Họp hàng ngày (Daily Standups), họp lên kế hoạch Sprint (Sprint Planning), họp xem xét Sprint (Sprint Review) và họp nhìn lại (Retrospective) trong Agile.
Thảo luận riêng: Các cuộc trò chuyện 1-1 với các bên liên quan chủ chốt.
Hội thảo (Workshops): Các buổi làm việc chung để cùng nhau định hình yêu cầu, giải quyết vấn đề.
Công cụ cộng tác: Sử dụng các nền tảng trực tuyến cho phép phản hồi và thảo luận theo thời gian thực.
Ví dụ thực tế: Thay vì chỉ gửi báo cáo tiến độ qua email (giao tiếp Push), Project Manager tổ chức các buổi demo sản phẩm thường xuyên (giao tiếp Interactive). Tại đó, khách hàng và người dùng cuối có thể trực tiếp trải nghiệm sản phẩm, đưa ra câu hỏi, góp ý và chứng kiến sự tiến bộ. Điều này không chỉ giúp họ hiểu rõ sản phẩm hơn mà còn tạo ra sự gắn kết và tinh thần "sở hữu chung" đối với kết quả dự án.
2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Giao Tiếp Cá Nhân (Interpersonal Skills)
Để thực hành giao tiếp hai chiều một cách hiệu quả và xây dựng mối quan hệ vững chắc, Project Manager cần thành thạo một loạt các kỹ năng giao tiếp cá nhân (Interpersonal Skills). PMI đặc biệt nhấn mạnh các kỹ năng này là cốt lõi cho sự lãnh đạo và tương tác hiệu quả:
Lắng nghe chủ động (Active Listening): Không chỉ nghe những gì được nói, mà còn tập trung vào ý nghĩa ẩn sau lời nói, cảm xúc và ngôn ngữ cơ thể của người nói. Lắng nghe chủ động thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn thu thập thông tin đầy đủ, chính xác.
Ví dụ: Trong một cuộc họp, thay vì chuẩn bị câu trả lời khi người khác đang nói, bạn ghi chú lại, đặt câu hỏi làm rõ, và tóm tắt lại để xác nhận sự hiểu biết của mình.
Đồng cảm (Empathy): Khả năng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm, cảm xúc và động cơ của họ, ngay cả khi bạn không đồng ý. Sự đồng cảm giúp xây dựng lòng tin, giảm căng thẳng và tìm ra các giải pháp đôi bên cùng có lợi.
Ví dụ: Khi một thành viên nhóm phàn nàn về khối lượng công việc, thay vì chỉ nói "Ai cũng bận mà", bạn thể hiện sự đồng cảm: "Tôi hiểu bạn đang cảm thấy quá tải. Hãy cùng xem xét liệu có cách nào để sắp xếp lại ưu tiên hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ không."
Chính trực (Integrity) và Minh bạch (Transparency): Hành động trung thực, đạo đức và cởi mở trong mọi tương tác. Sự minh bạch về thông tin (cả tin tốt và tin xấu) xây dựng lòng tin và giúp các bên liên quan đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ.
Giải quyết xung đột (Conflict Resolution): Khả năng điều hướng và giải quyết các bất đồng một cách xây dựng, tập trung vào vấn đề chứ không phải cá nhân. Điều này giúp duy trì mối quan hệ và tìm ra giải pháp tối ưu.
Đàm phán (Negotiation): Kỹ năng đạt được thỏa thuận với các bên liên quan có lợi ích khác nhau, thường là thông qua các cuộc trao đổi có đi có lại.
Project Manager thể hiện những kỹ năng này sẽ tạo ra một môi trường đáng tin cậy và hợp tác, nơi mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến và đóng góp tốt nhất cho dự án.
3. Đảm Bảo Các Bên Liên Quan Được Thông Tin và Hiểu Rõ Mục Tiêu Dự Án
Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý sự tham gia là đảm bảo rằng các bên liên quan không chỉ được thông tin mà còn hiểu rõ và liên kết với các mục tiêu của dự án.
Thông tin rõ ràng và kịp thời: Các bên liên quan cần nhận được thông tin phù hợp với nhu cầu và vai trò của họ, đúng lúc để họ có thể đưa ra quyết định và hành động. Việc này được cụ thể hóa trong Kế hoạch truyền thông (Communications Management Plan) của dự án.
Hiểu biết chung về mục tiêu: Project Manager cần thường xuyên truyền đạt tầm nhìn và mục tiêu của dự án, nhắc nhở về "lý do tại sao" dự án được thực hiện. Khi các bên liên quan hiểu rõ mục đích cuối cùng, họ sẽ dễ dàng hỗ trợ và đưa ra các quyết định phù hợp hơn. Sự hiểu biết chung này là nền tảng cho sự cam kết và trách nhiệm tập thể.
Ví dụ: Trong các buổi họp kickoff dự án hoặc các buổi họp chiến lược, Project Manager không chỉ trình bày về phạm vi và lịch trình, mà còn nhắc lại tầm nhìn dự án (ví dụ: "Chúng ta đang xây dựng ứng dụng này để giúp người dùng tiết kiệm 20% thời gian mua sắm hàng tuần"). Điều này giúp mọi người hiểu được giá trị cuối cùng.
Quản lý kỳ vọng: Chủ động quản lý kỳ vọng của các bên liên quan bằng cách giao tiếp rõ ràng về những gì dự án có thể và không thể đạt được, các ràng buộc, rủi ro và thách thức tiềm ẩn. Điều này giúp tránh sự thất vọng và xây dựng mối quan hệ dựa trên sự thật.
Ví dụ: Nếu có một yêu cầu rất phức tạp có thể vượt quá ngân sách, Project Manager cần giao tiếp rõ ràng với khách hàng về sự đánh đổi giữa tính năng đó và chi phí/thời gian, thay vì hứa suông và gây thất vọng sau này.
Lời Kết: Quản Lý Con Người – Nâng Tầm Dự Án
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan là một trong những kỹ năng cốt lõi nhất, là nghệ thuật kết nối con người để đạt được mục tiêu chung. Bằng cách xây dựng mối quan hệ vững chắc thông qua giao tiếp hai chiều, thành thạo các kỹ năng giao tiếp cá nhân như lắng nghe chủ động và đồng cảm, và đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ và cam kết với mục tiêu dự án, bạn sẽ không chỉ dẫn dắt dự án đến thành công mà còn xây dựng được những mối quan hệ chuyên nghiệp bền vững.
Hãy nhớ rằng, sức mạnh của con người là vô hạn, và khả năng thu hút họ chính là sức mạnh của Project Manager. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào Đánh giá kết quả tương tác với các bên liên quan (Checking Results) – làm thế nào để đo lường hiệu quả của những nỗ lực này.
0 Comments